Frjáls verslun - 01.09.2012, Blaðsíða 43

FRJÁLS VERSLUN 10. 2012 43
Hvernig eiga fundir að vera? 2,3 mánuðum sóað í fundi
Þarftu raunveru­
lega að sitja
þenn an fund?
Höfundur dregur fram margar skemmtilegar samlíkingar í bókinni sem lýsa
fundum eins og þeir eru og eins og þeir ættu að vera, t.d.: „Fundir eiga
ekki að vera eins og endalaus auglýsingahlé, sem slíta vinnuna í sundur
eins og myndina sem við horfum á, heldur eins og pit-stopp (stopp á
athafnasvæði ökumanna utan brautar) í Formúlukeppni. Vissulega stöðva
þessi pit-stopp framgang keppninnar en í mjög stuttan tíma og aðeins
til að auka líkurnar á að við vinnum. Hröð og fumlaus vinnubrögð við að
bæta bensíni á vélina, skipta um dekk og auðvelda ökumanninum að
vinna vinnuna sína betur og hraðar er það sem gerist í pit-stoppinu og það
er líka það sem ætti að gerast á fundum. Við ættum að eiga fundi sem fólk
yfir gefur spennt til að vinna verkefnin, orkumikið og lifandi.“
Rannsóknir sýna að stjórnendur verja allt að 23 klukkustundum á viku
í fundi. 7,8 klst. af þessum 23 fundaklukkustunum eru ónauðsynlegir
fundir eða fundir sem illa er stjórnað. Samtals á ári reiknast það sem
2,3 mánuðir sem sóað er með þessum hætti. Flestir stjórnendur verja
mestum hluta tíma síns á fundum. Hjá sumum er ástandið svo slæmt að
ekki gefst nokkur einasti tími yfir daginn til þess að sinna þeim málum
sem mikilvæg eru fyrir fundum. Vissulega eru fundir eins misjafnir og
þeir eru margir en flest okkar hafa líklega setið mikinn fjölda funda sem
voru vita gagnslausir og hin mesta tímasóun.
Ekki einasta höfum við tilhneig ingu innan fyrirtækja
til að boða til funda „ósjálfrátt“ til að miðla
upplýsingum heldur höfum við líka ríka tilhneigingu
til að samþykkja fundi án þess að velta þeim of
mikið fyrir okkur. Allir þeir sem sitja marga fundi og
fá mörg fundarboð ættu að spyrja sig eftirfarandi
spurninga áður en þeir samþykkja fundarboðið:
Kemurðu til með að vera starfhæf(ur) ef
þú lest um hvað fjallað var á fundinum að
honum loknum?
Ef þú ert upplýst(ur) um þá ákvörðun sem
verið er að ræða á fundinum getur þú látið
skoðun þína í ljós fyrirfram og þarftu þá að
sitja fundinn?
Kemur þú með eitthvert virði að borðinu
með því að sitja fundinn án þess að taka
raunverulega þátt í honum?
Siturðu fundinn vegna táknrænna ástæðna
eða til að sýna vald þitt?
Ef þú hefur ekki skoðun á málinu, engan
áhuga á útkomunni eða ekki lykilmanneskja
í þeim aðgerðum sem ræða á þá er þín ekki
þörf á fundinum.
sem skila árangri
2. Þeir ganga hratt fyrir sig
og er lokið á tilsettum
tíma.
Skýr tímarammi knýr þátt­
takendur til að leysa mál
svo hægt sé að færast
fram á við. Ef tíminn er of
rúmur má jafnvel efast um
allra bestu ákvarðanir.
3. Þeir hafa takmarkaðan
fjölda þátttakenda.
Aðeins þeim er boðið sem
hafa algerlega nauð synlegt
hlutverk í að hrinda í fram­
kvæmd þeirri ákvörðun
sem tekin hefur verið.
4. Þeir hafna efni sem ekki
hefur verið undirbúið.
Þetta þýðir að sá sem
boðar til fundarins verður
að hafa tilbúna dagskrá
og öll nauðsynleg gögn
tiltæk. Dagskráin ætti
að vekja til umhugsunar,
skýra þá ákvörðun sem
verið er að ræða og
til greina hvaða undirbún­
ingur er nauðsynlegur til
að geta setið fundinn.
5. Þeir ákveða hver ábyrgð
á hverju og fyrir hvaða
tíma.
Þarna er ekki átt við
fundar gerðir. Hvað sagt
er á fundinum skiptir engu
máli. Það eina sem skiptir
máli er hvað var ákveðið
að gera og hver ber
ábyrgð á hverju og fyrir
hvaða tíma.
6. Þeir eru ekki „til upplý s­
ingar“ – að lesa minnis­
blöð er skylda. Það þýðir
að efni sem sent er til
upplýsingar þarf að vera
læsilegt og hnitmiðað. Það
verður að vera óskrifuð
regla innan fyrirtækisins
að fólk lesi minnisblöð
sem send eru svo hægt
verði að fækka þeim fund ­
um þar sem ekkert fer
fram annað en að fara yfir
það efni sem þegar hefur
verið sent út sem minnis-
blað eða með öðrum hætti
en farið hefur fyrir ofan
garð og neðan.
7. Þeir virka aðeins þar
sem hugarflugsmenning
er til staðar.
Eins og fram hefur komið
eru fundir aðeins haldnir
til að fá fram ágreining
og samþættingu hvað
varð ar ákvarðanir sem
þegar hafa verið teknar.
Því þarf að vera hægt
inn an fyrirtækisins að
safna nauðsynlegum
upp lýsingum og fá fram
möguleika til að geta tekið
upplýstar ákvarðanir. Þar
er hugarflug nauðsynlegt.
Fylgja þarf skýrum reglum
við hugarflugið svo hugar-
flugsvinnustofur snúist
ekki upp í fundi.
Alla jafna eru fundir
flokkaðir með öðrum
samskiptaleiðum
eins og tölvupósti,
símtölum og minnis­
blöðum. Höfundur
stað hæfir að það sé
ekki rétt.