Tölvumál - 01.03.1990, Blaðsíða 13

Tölvumál Mars 1990
Lögð hefur verið áhersla á að gera
kerfið sem einfaldast í notkun
þannig að ekki þurfi mikla sérfræði-
þekkingu til að nota það.
band eftir að fjallað hefur verið um
ákveðið mál. Þegar fundinum er
lokið er spólan með fundargerðinni
tilbúin. Ritari ritar fundargerðina
inn í Meistarann og ábyrgðarmaður
fundargerðarinnar les hana yfir í
Meistaranum. Ritari vistar síðan
fundargerðina í skáp starfsmanna.
Fundargerðin þarf aldrei að prentast
út, en móttakendur fundargerðarin-
nar geta auðvitað prentað hana út ef
þeir vilja.
Móttaka bréfa:
Ritari tekur á móti bréfum, sem
koma til SKÝRR og sér um
dreifingu. Sama gildir um fax.
Pósturinn er flokkaður í bakka sem
eru á skrifstofu ritara og merktir eru
hverju sviði. Framkvæmdastjórar
sviðanna sjá um að tæma þá reglu-
lega og dreifa póstinum til sinna
manna. Frumrit bréfa eru geymd í
skjalasafni.
Skjalasafn:
Uppbygging skjalasafnsins er
þannig að bréfum til og frá SKÝRR
er gefíð hlaupandi númer og eru
bréfin skráð í Meistarann eftir þeim
og geymd í möppu í skjalaskáp á
skrifstofu í númeraröð.
Skráð er nafn móttakanda og
sendanda ásamt dagsetningu.
Eftir að bréf hefur verið skráð er
hægt að leita í Meistaranum með
textaleitarkerfinu Finni, að öllum
skráðum atriðum, finna númer
bréfsins sem vísar þá á réttan stað í
möppu. Texti bréfa, sem send eru
frá SKÝRR eru einnig geymd í
Meistaranum og er þá hægt að leita í
öllum texta bréfsins með textaleitar-
kerfinu.
Bréfin eru einnig flokkuð niður í
Meistaranum í möppur og hólf eins
og skjalaskápur væri. Þannig er t.d.
bréf frá Fjármálaráðuneytinu
flokkað í möppu sem heitir bréf-i
(þ.e. innkomin bréf) og hólf
Fjármálaráðuneyti.
Önnur mappa er fyrir útsend bréf
þ.e. bréf-ú og síðan mappa fyrir
samninga.
Bókasafn:
Hjá SKÝRR eru til um 500 bækur
og keypt eru um 50 tímarit.
Bókasafnið er að mestu sjálfala. Því
er skipt niður á svið þannig að
bækur og tímarit sem tilheyra hverju
sviði eru geymdar þar. Allar bækur
og tímarit eru skráðar í Meistarann
og er hægt að leita eftir titli,
höfundi, staðsetningu, útgáfu-
fyrirtæki. Útlán fer þannig fram að
sá sem fær lánað úr safninu fyllir út
útlánamiða og setur í stað
bókarinnar í hilluna og fjarlægir
hann síðan þegar bókinni er skilað.
Niðurlag:
Við skipulagningu skrifstofukerfis
SKÝRR hefur verið haft í huga
mikilvægi þess að bæta upplýsinga-
streymi og upplýsingavinnslu hjá
fyrirtækinu á sem einfaldastan og
samræmdastan hátt. Skrifstofukerfið
er eins konar miðpunktur allrar
annarrar vinnslu og er það kerfið
sem starfsmenn fara inn í á
morgnana og eru meira og minna að
vinna við allan daginn, bæði til að
lesa póst, skoða dagbókina og fleira
sem gera þarf.
Reynt hefur verið að skipuleggja
skrifstofukerfið þannig að vinnslan
sem þægilegust. Þannig þarf leitun
að vera auðveld, upplýsingar
samræmdar og ekki geymdar á
mörgum stöðum.
Lögð hefur verið áhersla á að gera
kerfið sem einfaldast í notkun
þannig að ekki þurfi mikla sérfræði-
þekkingu til að nota það.
Settir hafa verið upp ýmiss konar
bréfhausar og form fyrir notendur til
þess að auðvelda þeim notkunina.
Haldnar hafa verið stuttar kynningar
fyrir starfsmenn og hafa þeir verið
mjög jákvæðir og nýta sér
möguleikana til hins ítrasta. Bíða
menn í ofvæni eftir að viðskipla-
menn tengist kerfinu líka svo að það
megi nýtast enn betur, því eftir því
sem fleiri nota kerfið því betur
nýtistþað.
13