Tölvumál - 01.03.1990, Blaðsíða 12

Tölvumál Mars 1990
Skrifstofu-
sjálfvirkni
hjá Skýrr
MaríaSigmundsdóttir,
stjórnu narritari.
í Meistaranum er flest það sem
nota þarf á skrifstofu svo sem
Tölvupóstur.
Fundadagbók.
Fundarboðun.
Leit að lausum fundatímum.
Ritvinnsla.
Skjalasafn, til að vista skjöl
og flokka.
Leit, í skjölum með texta-
leitarkerfinu Finni
Tafla, geymdar ýmsar
upplýsingar sem koma þarf
til notenda, og allir hafa
aðgang að.
Gagnaflutningur milli
einkatölvu og móðurtölvu.
Myndvinnsla, hægt að
skanna myndir og senda með
tölvupósti, eða geyma í
Meistaranum.
Fljótlega verður einnig hægt
að nota Meistarann til
faxsendinga.
Skjalavistun og
skjalaflæöi:
Hjá SKÝRR starfa um 140
starfsmenn og skiptist fyrirtækið í 5
svið sem hvert hefur
framkvæmdastjóra. Allir
starfsmenn nota tölvu og eru
notendur að hinum ýmsu kerfum.
Þar á meðal er alhliða
skrifstofukerfi SKÝRR sem heitir
Meistarinn.
Auk þess að vera alhliða
skrifstofukerfi er Meistarinn eins
konar skel fyrir önnur kerfi og
skapar því heillegt vinnuumhverfi
fyrir notandann.
í dag fara um 70% skjalaskipta
SKÝRR fram með tölvupósti, um
20% með faxi og um 10% með
pósti. SKÝRR hafa gert sér ljóst
mikilvægi þess að tengja saman
tölvuvæðingu á skrifstofunni og
tölvuvæðingu í fyrirtækinu þannig
að úr verði ein órofa heild.
Að öðrum kosti eru líkumar á því að
tölvuvinnsla á skrifstofunni
einangrist, menn nái ekki með henni
þeim árangri sem unnt væri ef um
samofna vinnslu væri að ræða.
Meistarinn hefur ekki enn verið
tekinn í notkun hjá viðskipta-
mönnum SKÝRR, en hann verður
tilbúinn á íslensku í maí á þessu ári.
í nokkur ár hafa verið notuð tvö
sjálfstæð kerfi fyrir tölvupóst og
ritvinnslu hjá viðskiptamönnum og
er engin tenging þeirra á milli.
Þannig er til dæmis ekki hægt að
senda skjöl úr ritvinnslukerfinu með
tölvupóstinum.
Skrifstofukerfið Meistarinn hefur
verið í notkun innanhúss hjá
SKÝRR í u.þ.b. 1 ár og hefur
notkun þess aukist jafnt og þétt.
Er það nú orðið eitt mest notaða
kerfið innanhúss.
Meistarinn er þannig uppbyggður að
hver notandi á sinn skáp þar sem
hann geymir allar sínar upplýsingar
í og enginn annar hefur aðgang að.
Þar getur hann sent og tekið á móti
pósti, búið til skjöl, bókað fundi og
framkvæmt allt það sem kerfið
býður upp á.
Síðan eru sameiginlegir skápar fyrir
hvert svið í fyrirtækinu sem
starfsmenn viðkomandi sviða hafa
aðgang að og geta unnið
sameiginlega.
í þriðja lagi er svo sameiginlegur
skápur fyrir alla starfsmenn, sem
hefur að geyma allar fundargerðir,
ýmsar leiðbeiningar og upplýsingar
sem starfsmenn þurfa að hafa
aðgang að.
Hægt er að leita í texta skjala t.d. ef
starfsmaður vill finna fundargerð,
sem inniheldur textann
“rekstrarsvið sér um málið”,
getur hann með einni skipun fundið
allar fundargerðir sem þessi texti
kemur fyrir í.
Kosturinn við þetta fyrirkomulag er
sá að upplýsingamar eru allar á
sama stað og við hendina þegar á
þeim þarf að halda og fljótlegt er að
finna það sem leitað er að.
Ritun bréfa:
Hjá SKÝRR er það stefna að
starfsmenn rita bréfin sín sjálfir.
Hjá fyrirtækinu starfar 1 ritari og
getur starfsmaður ekki komið til
hans og beðið um að handskrifaður
texti verði vélritaður fyrir sig.
Forstjóri og framkvæmdastjórar eru
þar engin undantekning.
Starfsmönnum er gefið frjálst að
nota ritvinnslukerfi á einmennings-
tölvu eða móðurtölvu. Ef skjalið er
ritað á einmenningstölvu er hægt
að ferja það í Meistarann og senda
það þaðan eða vista það. Sá sem
semur bréfið ritar það í ritvinnslu-
kerfi og sendir það með tölvupósti
til ritara. Ritari yfirfer bréfið,
prentar það út á bréfsefni, skráir það
og vistar í Meistaranum.
Ritunfundargeröa:
Fundarritari ritar fundargerðina og
sendir hana með tölvupósti til
fundarmanna og annarra sei t eiga
aðfáafrit afhenni.
Hann sendir ritara einnig eintak og
sér hann um að vista fundargerðina í
Meistaranum. A fundum lesa
fundarmenn yfirlcitt bókanir inn á
12