Tölvumál - 01.03.1990, Blaðsíða 12

Tölvumál - 01.03.1990, Blaðsíða 12
Tölvumál Mars 1990 Skrifstofu- sjálfvirkni hjá Skýrr MaríaSigmundsdóttir, stjórnu narritari. í Meistaranum er flest það sem nota þarf á skrifstofu svo sem Tölvupóstur. Fundadagbók. Fundarboðun. Leit að lausum fundatímum. Ritvinnsla. Skjalasafn, til að vista skjöl og flokka. Leit, í skjölum með texta- leitarkerfinu Finni Tafla, geymdar ýmsar upplýsingar sem koma þarf til notenda, og allir hafa aðgang að. Gagnaflutningur milli einkatölvu og móðurtölvu. Myndvinnsla, hægt að skanna myndir og senda með tölvupósti, eða geyma í Meistaranum. Fljótlega verður einnig hægt að nota Meistarann til faxsendinga. Skjalavistun og skjalaflæöi: Hjá SKÝRR starfa um 140 starfsmenn og skiptist fyrirtækið í 5 svið sem hvert hefur framkvæmdastjóra. Allir starfsmenn nota tölvu og eru notendur að hinum ýmsu kerfum. Þar á meðal er alhliða skrifstofukerfi SKÝRR sem heitir Meistarinn. Auk þess að vera alhliða skrifstofukerfi er Meistarinn eins konar skel fyrir önnur kerfi og skapar því heillegt vinnuumhverfi fyrir notandann. í dag fara um 70% skjalaskipta SKÝRR fram með tölvupósti, um 20% með faxi og um 10% með pósti. SKÝRR hafa gert sér ljóst mikilvægi þess að tengja saman tölvuvæðingu á skrifstofunni og tölvuvæðingu í fyrirtækinu þannig að úr verði ein órofa heild. Að öðrum kosti eru líkumar á því að tölvuvinnsla á skrifstofunni einangrist, menn nái ekki með henni þeim árangri sem unnt væri ef um samofna vinnslu væri að ræða. Meistarinn hefur ekki enn verið tekinn í notkun hjá viðskipta- mönnum SKÝRR, en hann verður tilbúinn á íslensku í maí á þessu ári. í nokkur ár hafa verið notuð tvö sjálfstæð kerfi fyrir tölvupóst og ritvinnslu hjá viðskiptamönnum og er engin tenging þeirra á milli. Þannig er til dæmis ekki hægt að senda skjöl úr ritvinnslukerfinu með tölvupóstinum. Skrifstofukerfið Meistarinn hefur verið í notkun innanhúss hjá SKÝRR í u.þ.b. 1 ár og hefur notkun þess aukist jafnt og þétt. Er það nú orðið eitt mest notaða kerfið innanhúss. Meistarinn er þannig uppbyggður að hver notandi á sinn skáp þar sem hann geymir allar sínar upplýsingar í og enginn annar hefur aðgang að. Þar getur hann sent og tekið á móti pósti, búið til skjöl, bókað fundi og framkvæmt allt það sem kerfið býður upp á. Síðan eru sameiginlegir skápar fyrir hvert svið í fyrirtækinu sem starfsmenn viðkomandi sviða hafa aðgang að og geta unnið sameiginlega. í þriðja lagi er svo sameiginlegur skápur fyrir alla starfsmenn, sem hefur að geyma allar fundargerðir, ýmsar leiðbeiningar og upplýsingar sem starfsmenn þurfa að hafa aðgang að. Hægt er að leita í texta skjala t.d. ef starfsmaður vill finna fundargerð, sem inniheldur textann “rekstrarsvið sér um málið”, getur hann með einni skipun fundið allar fundargerðir sem þessi texti kemur fyrir í. Kosturinn við þetta fyrirkomulag er sá að upplýsingamar eru allar á sama stað og við hendina þegar á þeim þarf að halda og fljótlegt er að finna það sem leitað er að. Ritun bréfa: Hjá SKÝRR er það stefna að starfsmenn rita bréfin sín sjálfir. Hjá fyrirtækinu starfar 1 ritari og getur starfsmaður ekki komið til hans og beðið um að handskrifaður texti verði vélritaður fyrir sig. Forstjóri og framkvæmdastjórar eru þar engin undantekning. Starfsmönnum er gefið frjálst að nota ritvinnslukerfi á einmennings- tölvu eða móðurtölvu. Ef skjalið er ritað á einmenningstölvu er hægt að ferja það í Meistarann og senda það þaðan eða vista það. Sá sem semur bréfið ritar það í ritvinnslu- kerfi og sendir það með tölvupósti til ritara. Ritari yfirfer bréfið, prentar það út á bréfsefni, skráir það og vistar í Meistaranum. Ritunfundargeröa: Fundarritari ritar fundargerðina og sendir hana með tölvupósti til fundarmanna og annarra sei t eiga aðfáafrit afhenni. Hann sendir ritara einnig eintak og sér hann um að vista fundargerðina í Meistaranum. A fundum lesa fundarmenn yfirlcitt bókanir inn á 12

x

Tölvumál

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Tölvumál
https://timarit.is/publication/239

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.