Tölvumál - 01.05.1991, Page 17

Maí 1991
Kostnaðarmat upplýsingakerfa
Stefán Ingólfsson, verkfræðingur
Atvinnurekandi f
erfiðleikum
Eigandi fyrirtækis hefur um tíma
íhugað að kaupa sér tölvubúnað.
Áður en hann tekur ákvörðun
um frekari aðgerðir vill hann þó
vita hversu mikið búnaður, sem
hann þyrfti að afla sér, kosti.
Hann hefur afar óljósa hugmynd
um hvað tölvuvæðing kostar og
dugir því að fá nægilega góða
hugmynd um verðið til þess að
geta metið hvort rétt sé að eyða
meiri tíma í málið. Eigandinn
ræðir við rekstrarráðgjafa sem
býðst til að gera úttekt á verk-
efninu, afla upplýsinga frá
tölvusölum, hugbúnaðarsölum og
rafverktökum um verð og skila
kostnaðaráætlun. Rekstrarráð-
gjafínn telur að það sé 3-4 daga
verk. Eigandanum reiknast til að
það muni kosta sig yfir 100 þúsund
krónur sem að hans mati er allt of
mikið. Hann ræðir þess vegna
við sölumann á tölvusölu um
vanda sinn. Sölumaðurinn segir
að það sé engin þörf á að greiða
ráðgjafa stórfé því þetta sé
borðleggjandi dæmi. Hann geti
selt góðan búnað fyrir 200 þúsund
krónur á notanda. Eigandanum
líst vel á það. í fyrirtækinu eru
fimm starfsmenn, sem þurfa að
nota tölvur, svo tölvubúnaðurinn
kostar 1,0 miljón krónur miðað
við upplýsingar sölumannsins.
Eigandinn ræðir þetta kostaboð
við félaga sinn sem einnig rekur
lftið fyrirtæki. Sá segir honum
að hann hafi sjálfur keypt tölvur
fyrir rúmu ári. Nú sé hann að
komast að raun um að tölvurnar
sjálfar séu ekki það dýrasta.
Hugbúnaður sé ekki innifalinn
og hafi reynst dýr þegar upp var
staðið. Þá hafi hann þurft að
greiða fyrir lagnir, kaupa húsgögn
og starfsfólk hafi þurft að fara á
námskeið. Bilanir hafi orðið sér
dýrar og reikningar frá kerfis-
ffæðingum berist stöðugt. Stofn-
kostnaður við tölvukaup segi lítið
um kostnaðinn þegar upp sé
staðið.
Einföld lausn
Allt það sem áður er talið hefur
ekki orðið til að auðvelda
manninum að ákveða sig. En í
vandræðum sínum minnist hann
þess að hafa lesið grein eftir
ráðgjafa sem hélt því fram að
segja mætti á einfaldan og fljót-
legan hátt fyrir um kostnað við
tölvuvæðingu. Hann hringir í
manninn og fær hann til að líta á
dæmið fyrir sig. Hann er reiðu-
búinn að greiða ráðgjafanum 15
þúsund krónur fýrir vikið.
Ráðgjafinn tekur því boði. Þeir
hittast á vinnustað og ræða málin.
Ráðgjafinn kynnir sér aðstæður,
gengur um húsnæðið, talar við
staifsfólk og lætur eigandann lýsa
þeim verkefnum sem hann þurfi
að tölvuvæða. í ljós kemur að
menn hafa óskir um gott
skifstofukerfi með ritvinnslu,
töflureiknum, tímabókunum og
líku. Einnig þarf að vera einfalt
bókhald og launauppgjör í
tölvukerfinu. Ráðgjafmn full-
vissar sig um að húsnæðið sé í
góðu lagi fyrir lagnir, hann metur
hversu mikið þurfi af húsgögnum
og hvort breyta þurfi húsnæði.
Einnig hvaða bakgrunn starfsfólk
hafi því einhver verður að annast
kerfið. Hann spyr eiganda fyrir-
tækisins hversu mikilla gæða og
öryggis hann krefjist af tölvu-
kerfinu. Eigandinn vill fá traustan
búnað í góðu meðallagi en án
óþarfa íburðar. Að lokinni þessari
skoðun, sem tekur eina eða tvær
klukkustundir, er ráðgjafinn
reiðubúinn að slá grófu mati á
stofnkostnað og rekstrarkostnað
væntanlegs upplýsingakerfis.
Hann dregur þá ályktun að nota
þurfi netkerfi sem kosti 3,1 miljón
krónur uppsett með hugbúnaði.
Rekstrarkostnaður verði 417
þúsund á ári. Ráðgjafinn tekur
jafnframt fram að mat sitt sé
talsvert óvisst, líkleg óvissa sé
um 20%. Hann bendir einnig á
að fljótlega muni notendum fjölga
og við tölvuvæðingu komi sífellt
upp ný verkefni sem erfitt sé að
sjá fyrir. Þegar ráðgjafinn gengur
út af skrifstofu eigandans með
15 þúsund króna ávísun hafa
báðir gert góð viðskipti. Ráð-
gjafinn hefiu: fengið gott tímakaup
og eigandinn veit hvaða fjár-
hagsdæmi hann er að fást við.
Frumáætlun
Á þessari sögu er einn agnúi.
Tölvuráðgjafar taka nefnilega
ekki enn að sér svona verkefni
fyrir þetta verð. í upplýsinga-
iðnaðinum hafa ekki verið þróaðar
aðferðir til að slá einfoldu mati á
kostnað við kaup upplýsinga-
kerfis. Á því er þó að verða
breyting. Þannig aðferðir þekkjast
í mörgum öðrum faggreinum.
Víða má finna kennitölur, sem
ráðgjafar geta notað á flestum
stigum framkvæmda, til að slá
mati á kostnað. Til dæmis getur
verkffæðingur í fljótu bragði gefið
17 - Tölvumál