Tölvumál - 01.10.2004, Blaðsíða 17

Hagnýting á upplýsingatækni
Sú ákvörðun að nota
tilbúinn hugbúnað við
innleiðingu á stefnu-
miðuðu árangursmati
telja stjórnendur Um-
ferðarstofu að hafi
skipt sköpum varð-
andi hversu vel inn-
leiðingin hefur tekist
hjá stofnuninni.
Ef ráðuneytin og
stjórnmálamenn
myndu kynna sér að-
ferðafræðina og
tæknivæðingu hennar
með opnum huga,
jbá gætum við á
næstu árum verið
farin að sjá raunveru-
lega gegnsæja
stjórnsýslu á Islandi.
Samkvæmt aðferðafræði stefnumiðaðs
árangursmats er mjög mikilvægt að stefna
skipulagsheilda sé unnin með markvissum
hætti og af mikilli vandvirkni. Framtíðar-
sýn, gildi og tilgangur stofnunarinnar
þurfa að liggja fyrir þannig að „stóra
myndin" sé ljós. Síðan þarf að átta sig á
því hvaða markmiðum starfsemi stofnun-
arinnar þarf að ná til að styðja við tilgang-
inn og framtíðarsýnina þannig að ávallt sé
unnið eftir settum gildum. Þegar markmið
hafa verið skilgreind þarf svo að greina
mælikvarða sem hægt er að nota sem vís-
bendingar um hversu vel skipulagsheild-
inni gengur að ná því markmiði sem mæli-
kvarðinn tengist.
Innleiðingar á gæðakerfum eru alltaf
tímafrekar og hafa margir farið í gegnum
þá vinnu og varla talið hana fyrirhafnar-
innar virði. Það getur auðvitað einnig
gerst við innleiðingu á stefnumiðuðu ár-
angursmati. Stjórnendur Umferðarstofu
tóku í upphafi þá ákvörðun að nýta sér til
hins ítrasta upplýsingatæknina við innleið-
inguna með fjárfestingu á hugbúnaði til að
halda utan um gæðakerfið. Fyrir valinu
var QPR ScoreCard frá QPR
(www.qpr.com), en sá hugbúnaður upp-
fyllir allar fræðilegar kröfur ásamt því að
vera mjög sveigjanlegur og bjóða upp á
mikla möguleika. Sú ákvörðun að nota
tilbúinn hugbúnað við innleiðingu á
stefnumiðuðu árangursmati telja stjórn-
endur Umferðarstofu að hafi skipt sköpurn
varðandi hversu vel innleiðingin hefur
tekist hjá stofnuninni. Hugbúnaðurinn er í
dag mikilvægt stjórntæki í rekstrinum.
Hugbúnaðurinn er mataður með niður-
stöðum mælinga og hafa allir starfsmenn
aðgang að kerfmu í gegnum vefinn og
geta séð hvernig stofnunin stendur sig
miðað við markmið sín. Þegar mæli-
kvarðar eru uppfærðir fá allir starfsmenn
sjálfkrafa tölvupóst þar sem tilkynnt er um
stöðu og árangur. Þegar mælikvarðinn er
svo skoðaður nánar, má meðal annars sjá
grunnupplýsingar og sögulega þróun
tengda mælikvarðanum og aðgerðaráætl-
anir um það hvað eigi að gera til að bæta
árangurinn. Að nota tilbúinn hugbúnað
hefur ekki aðeins þjónað Umferðarstofu
til innanhúss nota, heldur samræmist það
einnig hugmyndum stofnunarinnar um að
gera stjómsýsluna gegnsæm þannig að al-
menningur og stjómvöld geti fylgst með
framgangi hjá stofnuninni og lagt mat á
skilvirkni starfseminnar. Fyrsta skrefið í
þessa átt hefur verið tekið með því að
veita nokkrum starfsmönnum samgöngu-
ráðuneytisins aðgang að kerfinu og þar
með geta stjómvöld metið áherslur og ár-
angur Umferðarstofu út frá mun fleiri for-
sendum en aðeins með fjárhagsupplýsing-
ar að vopni.
Horft til framtíðar, þá væri áhugavert ef
hugbúnaður sem þessi væri notaður af öll-
um stofnunum. Stjómvöld, og ef til vill
almenningur, hefðu því greiðan aðgang að
því hvernig hver og ein stofnun væri að
standa sig. Stofnanir gætu einnig nýtt
hugbúnaðinn til að læra hvor af annarri.
Sem dæmi myndu væntanlega margar
stofnanir mæla biðtíma í afgreiðslu. Með
sameiginlegan hugbúnað og gagnagrunn
mætti bera saman þróun biðtíma hjá stofn-
unum og læra af aðgerðaráætlunum þeirra
stofnana sem ná hvað mestum árangri í að
ná biðtíma niður. Það er mikil gróska í
stofnunum hvað nýtingu á stefnumiðuðu
árangursmati varðar. Ef ráðuneytin og
stjórnmálamenn myndu kynna sér að-
ferðafræðina og tæknivæðingu hennar
með opnum huga, þá gætum við á næstu
árum verið farin að sjá raunverulega gegn-
sæja stjómsýslu á Islandi.
Rafræn vottun undirskrifta með aðstoð
heimabanka
í samskiptum almennings við rrkisstofn-
anir og fyrirtæki af ýmsu tagi er oft nauð-
lölvumál
17