Dagblaðið Vísir - DV - 26.01.1994, Page 15

4
MIÐVIKUDAGUR 26. JANÚAR 1994
'31
dv____________________________________________________________Tækni-Tölvur
Verkferla- og hópvinnuhugbúnaður:
Sameinar margar að-
gerðir í heilsteypt kerfí
- segir Guðmundur Hannesson hjá Nýherja
„Því hefur verið haldið fram að með verkferla- og hópvinnuhugbúnaðinum sé að hefjast bylting í tölvuvæðingu,
bylting sem mun hafa jafn djúpstæð áhrif og einmenningstölvan hafði á niunda áratugnum," segir Guðmundur
Hannesson, rekstrarhagfræðingur hjá Nýherja. DV-mynd Brynjar Gauti
Með opnari markaði, auknum
heimsviöskiptum og harðnandi sam-
keppni þurfa starfsmenn og stjórn-
endur fyrirtækja og stofnana sífellt
að leita leiða tU þess að bæta þjón-
ustu og auka afköst. Oft og tíðum er
nauðsynlegt aö kasta hefðbundnum
vinnuaðferðum fyrir róða, beina at-
hyglinni að því verkefni sem fyrir
hggur hveiju sinni og fella síðan
verklag að ákjósanlegri lausn.
Hlutverk skipurita
í fyrirtækjum
og stofnunum
„Hlutverk skipurita í fyrirtækjum
og stofnunum er meðal annars að
tryggja flutning upplýsinga fram og
til baka, upp og niður,“ sagði Guð-
mundur Hannesson, rekstrarhag-
fræöingur hjá Nýheija. „Helsti mið-
illinn eða verkfærið fyrir þennan
flutning hafa verið fundir allt til
þessa dags. Mikill hluti af tíma
stjómenda fer oft og tíðum í það að
miðla upplýsingum til annarra, til
hhðar við sig, upp og niður fyrir í
skipuritinu. En þegar kemur að miðl-
un upplýsinga th og frá vinnuhópun-
um fer að hrikta í stoðum hins hefð-
bundna skipurits. Hvert á hópurinn
að senda niðurstöðumar og aðrar
gagnlegar upplýsingar sem orðið
hafa tíl við úrlausnina? Hver tekur
við upplýsingunum, miðlar þeim
áfram og tryggir þannig að þær verði
heildinni að sem mestu gagni?“
Verkferlatækni
Guðmundur sagði sjónir manna
hafa beinst í sívaxandi mæh að svo-
kahaðri verkferlatækni til þess að
takast á við ofangreindan vanda.
Kominn væri fram á sjónarsviðið
hugbúnaður sem gerði mönnum
kleift að stýra verkferlum og styðja
ákvarðanatöku á nýstárlegan hátt.
„Markmið verkferla- eða hópvinnu-
hugbúnaðarins er að safna saman,
geyma og miðla upplýsingum um
tölvunet. Með þessum búnaði má
stýra flæði upplýsinga til mismun-
andi aðha innan og utan ákveðinnar
einingar, fyrirtækis eða stofnunar.
Þannig er hægt að tryggja að ætíð
séu fyrirhggjandi bestu fáanlegar
upplýsingar í hæfhegu magni fyrir
þau verk og ákvarðanir sem tekist
er á við hveiju sinni. Þessi aðferð
sparar bæði tíma og fyrirhöfn og því
hefur verið haldið fram að með verk-
ferla- og hópvinnuhugbúnaði sé að
hefjast ný bylting í tölvuvæðingu,
bylting sem hafa muni jafn djúpstæð
áhrif og einmenningstölvan hafði á
níunda áratugnum."
Tvær megingerðir
verkferlahugbúnaðar
Að sögn Guðmundar eru tvær meg-
ingerðir verkferlahugbúnaðar fáan-
legar í dag. Annars vegar er það
hugbúnaður sem byggir á þvi at
senda upplýsingar á mhh tveggja eða
fleiri aðha og hins vegar búnaður
sem gerir ráð fyrir sameiginlegum
aögangi að upplýsingum, samnýt-
ingu þeirra. Hann sagði fyrri högun-
ina gera ráð fyrir geymslu og flutn-
ingi á upplýsingum sem byggði oftast
á hefðbundnum tölvupósti. Sérstak-
ar verkreglur sæju um að senda th-
teknar upplýsingar th réttra aðha og
í réttri röð á réttum tíma. „Seinni
högunin gerir ráð fyrir aðgangi th-
tekins hóps eða hópa að sameiginleg-
um upplýsingum. I stað þess að flytja
upplýsingar milh aðha eru þær
geymdar á einum stað og aðgangur
veittur að þeim eftir thteknum regl-
um og sjónarhomum." Sem dæmi
um notkun á þessu nefndi Guðmund-
ur skráningu fundaferla og hóp-
vinnugagna, gagnasöfnun fyrir hug-
myndir og forsendur langtimaáætl-
ana. „Algengari er þó söfnun og
skráning óformaðra gagna svo sem
samskipti við viðskiptavini, bréf,
símbréf, samtöl, símtöl, fundir, at-

hugasemdir og áformaðar aðgerðir.“
Guðmundar sagði að obbinn af fá-
anlegum verkferlahugbúnaði byggð-
ist á annarri hvorri höguninni sem
getið er um hér að framan, í flestum
tilfehum raunar á tölvupósti. Hann
sagði hugbúnaðinn Notes frá Lotus
hafa hér nokkra sérstöðu. Auk tölvu-
pósts hefði Notes að geyma gagna-
grunn fyrir sameiginleg, samnýtan-
leg gögn. í þennan grunn mætti safna
nær öhum óformuðum gögnum sem
hægt er að breyta í stafrænt form,
svo sem skrifuð gögn og skönnuð,
grafík, rödd og skhaboð úr tölvuc^
pósti og símbréf. Einnig væri auðvelt
að leggja inn valmyndir, töflur,
reiknireglur og vhluprófanir th þess
að skráð gögn séu rétt frá upphafl.
Sameinar
marga þætti
„Með Lotus Notes er hægt að taka
á ýmsum þeim verkefnum sem ekki
hafa verið tölvuvædd th þessa. Hér
sjáum viö samruna á gulu miöunumr
spjallinu á ganginum, munnlega lof-
orðinu, htla forgangsverkefninu og
ótöldum minnismiðum og minnisat-
riöum úr símtölum, jafnvel heilu
símtölunum í eitt hehsteypt kerfi lag-
að að þeim sem þarf aö nota það.“
Að sögn Guðmundar eru nú fáan-
legir „Grunnar" að verkefnum hann-
aöir í Notes th þess að gera nýjum
notendum kleift að hefja notkun án
mikhs hönnunarkostnaðar. Notes
Grunnamir eru í raun tilbúin verk-
efni sem laga má að hverjum einstök-
um aðha, fyrirtæki eða stofnun.
Nokkur dæmi: Samskiptagrunnur
heldur utan um samskipti við aðha
innanhúss og utan, Þjónustugrunn-^
ur sem í eru skráð verkefni th úr-
lausnar ásamt verkferh, Funda-
grunnur fyrir fundarboð, dagskrár
og fundargerðir og Dagbók fyrir
stærri eða minni hópa, verkefni og
búnað.
Notes er miðlara/biðlara hugbún-
aður sem vinnur á flestum tegundum
stýrikerfa. Þar má nefna OS/2,
DOS/Windows, Macintosh stýrikerf-
in og Unix svo og netstýrikerfin No-
vell, Lan Server og Lan Manager.
Tengimöguleikar við önnur kerfi eru
mjög fiölbreyttir. Notes getur sent
og tekið við tölvupósti úr cc:Mah og
öðrum tölvupóstkerfum. Um bréf-
símagátt má senda og taka á móti^
símbréfum. Hægt er að skanna in?r
myndræn gögn t.d. aðsend bréf eða
slqöl. Þá má tengja saman tvo eða
fleiri Notes miðlara um net eða
símalínu og láta þá spegla gögn sín
á milh.
-KMH
Skýfr; hefur gef st dreifiaðhi fyrir
gagnabanka EB
um útboð en
gagnabankinn gengur undir nafn-
MúTEÐ (Tonder Electronic Dahy).
í gagnabankann bætast daglega um
250-300 slq 81 og afþeim eru um 150
auglýsMgar á útboðum.
Margir möguleikar eru á leit i
bankanum og t.d. er hægt að tak-
marka sig við landsvæöi (Þýska-
land), ; efnisflokk (ostur, sokkar,
vegagerð), nýjustu útboð (i dag, síð-
ustu þrjá daga), niðurstöður eldri
útboða (hver fékk hvað og fyrir
hvaða upphæð).
Bankinn varðveitir öll útboð á
vcgum EB og EFTA þar sem vork-
leg framkvæmdaupphæð fer yfir
400 mhljónir TSK án virðisauka-
skatts og eða efnískaup yfir 16
mhljónir ISK án virðisaukaskatts.
Bankrnn varðveitir einnig oprnber
útboö á vegum GATT-landa sem
undirritaö hafa „GATT agreement
on Public Procurement.“ Einnig er
nokkuð um að lönd í Asíu og Amer-
íku sendi inn tilkynningar um út-
boð í viðkomandi löndum.
Fastagjaid að gagnabankanum er
4.000 krónur á mánuði og aðgerða-
gjald er ekkert.
-KMH