Frjáls verslun - 01.12.1977, Page 27

Er síminn að æra þig?
Hvernig hægt er að skipuleggja símanotkun
Gera má ráð fyrir að stjómendur fyrirtækja verji að jafnaði
20—35% af starfstíma sínum til símtala.
Spurningalistinn hér á eftir er til þess að fá fram svör, sem
geta gefið vísbendingu um hve virkur sá tími er sem varið er
til símtala og einnig er bent á nokkrar leiðir sem gætu minnk-
að tímasóun vegna símtala.
fái tæmandi svar við fyrstu
fyrirspurn í gegnum síma
vegna þess að svörin eða
upplýsingarnar eru þá sjaldn-
ast við hendina. Til þess að
fá þau þarf oftast að hringja
tvisvar ef ekki oftar:
Merkið við þann reit sem
túlkar ykkar sjónarmið í eftir-
farandi atriðum:
1. Stjórnendur eiga að svara
öllum símtölum sem beint
er til þeirra, án tillits til
mikilvægis, í því skyni að
undirstrika að ávallt sé hægt
að ná til þeirra.
já nei óvíst
□ □ □
2. Stjórnandi verður að geta
annað mikilvægum og
minni háttar símtölum í
starfstíma sínum vegna þess
að það sem virðist vera
minni háttar símtal gæti
hæglega reynzt vera mjög
mikilvægt:
já nei óvíst
□ □ □
3. Því lengri sem símtöl stjórn-
enda eru því minna er raun-
gildi þeirra:
já nei óvíst
□ □ □
4. Almenn háttvísi ræður meiru
um símanotkun stjórnanda
en viðskiptaleg málefni ein-
göngu.
já nei óvíst
□ □ □
5. Stjórnendur svara gjarnan
spurningum sem aðrir starfs-
menn eru jafnvel ráðnir til
að svara:
já nei óvíst
□ □ □
6. Yfirleitt er ekki hægt að bú-
ast við því að stjórnendur
já nei óvíst
□ □ □
7. Oft kemur það fyrir að sá
sem hefði átt að annast sím-
tal gerir það ekki. Stundum
svarar eða hringir einkarit-
arinn þegar forstjórinn hefði
átt að gera það sjálfur og
stundum öfugt:
já nei óvíst
□ □ □
8. Stundum er símtali beint til
rangra „aðila“, þ.e. ein-
hverra sem ekki eru nægilega
inn í viðkomandi máli. Þann-
ig afgreiðsla getur rýrt álit
fyrirtækisins í augum þess.
sem hringir :
já nei óvíst
□ □ □
Ef krossað er við einhvern
já-reit í dæmunum hér á und-
an, benda líkur til að viðkom-
andi gæti bætt enn frekar
virkni eigin símtala.
I mörgum tilvikum þar sem
símatími er orðinn of stór þátt-
ur í starfstíma stjórnanda, er
orsökin sú að stjórnandinn
sjálfur telur sér trú um að
hann þurfi að vera með fing-
urna í öllu, en að baki býr ör-
FV 12 1977
27