Morgunblaðið - 18.03.2008, Blaðsíða 21

MORGUNBLAÐIÐ ÞRIÐJUDAGUR 18. MARS 2008 21
JÓHANNA Gunnlaugsdóttir,
dósent í bókasafns- og upplýs-
ingafræði við Háskóla Íslands, rit-
ar í Mbl. 4. mars sl. um það sem
hún telur rangfærslur mínar á op-
inberum vettvangi á þessu ári um
skjalamál. Ég hélt hádegisfyr-
irlestur hjá Sagnfræðingafélaginu
15. janúar um varð-
veislu skjala, „Synda-
flóðið kemur eftir
vorn dag“ (sjá heima-
síðu félagsins). Það
sem síðan hefur kom-
ið fram um efnið af
minni hálfu á opinber-
um vettvangi grund-
vallast á erindinu.
Í viðtali við Mbl. 2.
mars sagði ég að í
kennslu í upplýs-
ingafræði við HÍ væri
farið á svig við fyr-
irmæli Þjóð-
skjalasafns. Þar á ég
við svonefndan óend-
anlegan lykil sem Jó-
hanna hefur haldið að
nemendum sínum og
fyrirtæki hennar,
Gangskör, hefur not-
að. Í Handbók um
skjalavörslu stofnana
sem Þjóðskjalasafnið
gaf út árið 1995 er
kafli um bréfadagbók-
artímabil á bls. 22.
Óendanlegur lykill
gengur í berhögg við
þann kafla. Á bls. 18 segir: „Ekki
er unnt að búa til einn ákveðin
bréfalykil sem nýtist öllum stofn-
unum, heldur verður alltaf að
sníða hann að málefnum hverrar
stofnunar.“ Lyklar sem allir inni-
halda flokkinn „söguleg skjöl“ og
„almennt og ýmislegt“ uppfylla
ekki þessar kröfur.
Um bréfalykla fjallaði ég á
fræðslufundi um skjalaflokk-
unarkerfi í Borgarskjalasafni 30.
jan. 2007. Í fyrirlestri (sjá heima-
síðu safnsins) skýrði ég nánar af
hverju óendanlegur lykill gengur
ekki upp í skjalavörslu, hvorki hjá
opinberum stofnunum né einkafyr-
irtækjum.
Upprunareglan liggur til grund-
vallar skjalavörslu um allan heim
og hljóðar svo: „Skjalasafni emb-
ættis, stofnunar, einstaklings eða
lögpersónu skal haldið út af fyrir
sig án viðauka og úrfellinga þannig
að sú skipan sem það hafði hjá
þeim sem myndaði skjalasafnið
haldist óbreytt.“
Þessi regla á einkum við í
skjalavörslustofnunum en talið er
rétt að þær hafi eftirlit með skjala-
vörslu hins opinbera strax frá því
að skjöl eru mynduð. Jóhanna seg-
ir það misskilning hjá mér að ekki
sé farið í upprunaregluna í kennslu
hennar. Ég veit ekki hvað Jóhanna
kennir um upprunaregluna, en fyr-
irtæki hennar, Gangskör, virðist
ekki hafa hana í hávegum. Þar hef-
ur verið gengið frá opinberum
skjalasöfnum án tillits til uppruna-
reglunnar, skjölum riðlað miðað
við það sem var hjá skjalamyndara
og raðað þeim eftir stafrófsröð-
uðum lykli sem minnir á óend-
anlega lykilinn. Það er
bagalegt því að þar
höfðu menn ákveðinn
metnað til að varð-
veita skjalasöfnin og
lögðu til þess fé.
Dæmi um þennan frá-
gang Gangskarar eru
í Þjóðskjalasafni Ís-
lands, Borgarskjala-
safni Reykjavíkur og
víðar. Sérviska,
klaufaskapur eða fá-
fræði seinni tíma
skrásetjara á ekki að
setja mark sitt á
skjalasafn. Uppruna-
reglunni er ætlað að
tryggja að samhengi
skjalasafna sé ekki
spillt.
Ég hef aldrei haldið
því fram að at-
hugasemdir hafi verið
gerðar við kennslu í
HÍ af hálfu Þjóð-
skjalasafnsins, það er
ekki rétt hjá Jóhönnu.
En 28. september
2004 var undirritaður
samstarfssamningur
Háskólans og Þjóðskjalasafnsins
um ráðningu lektors í skjalfræði
og skjalavörslu við sagnfræðiskor
HÍ. Þessi lektor starfar annars
staðar í Háskólanum en Jóhanna.
Misskilningur Jóhönnu um bók-
haldslögin birtist í grein hennar.
Þau lög heimila ekki neitt í sam-
bandi við fylgiskjöl bókhalds. Lög-
in hafa ekki skjalavörslu að mark-
miði, þau tryggja hinu opinbera
aðgang að ákveðnum skjölum og
gera lögpersónum á markaði skylt
að varðveita þau í ákveðinn lág-
markstíma. Einkafyrirtæki ráða
síðan hvað þau varðveita af skjöl-
um. Þá veltur m.a. á menningar-
legum viðhorfum eigenda og
stjórnenda fyrirtækja hversu
miklu af viðskiptasögu þeirra er
haldið til haga. Fylgiskjölum bók-
halds er ekki sjálfsagt að eyða
neins staðar. Eigi fyrirtæki búnað
sem endist lengi og búnaðurinn er
í ábyrgð t.d. í 10-15 ár frá kaup-
degi, væri lítil skynsemi að henda
kvittuninni fyrir kaupunum að sjö
árum liðnum þótt varðveisluskyldu
sleppi. „Eyðingarskjöl“ er þess
vegna undarleg hugmynd um heil-
an skjalaflokk eins og fylgiskjöl
bókhalds, í öllum rekstri. Skjala er
gætt sérstaklega sem þarf að nota
eða hugsanleg not eru fyrir. Hvort
það er fylgiskjal úr bókhaldi eða
eitthvað annað veltur á aðstæðum.
Hreingerningaæði í skjalasöfnum
getur reynst dýrt.
Hjá opinberum stofnunum gildir
allt annað en hjá einkafyr-
irtækjum, eins og Jóhanna nefnir.
Þar má ekki eyða neinum skjölum
nema með skriflegu leyfi stjórn-
arnefndar Þjóðskjalasafns. Því
miður er þetta ekki alltaf ljóst
þeim sem bera ábyrgð á skjala-
vörslu opinberra stofnana, og þeg-
ar þeir ráða fólk til aðstoðar sem
veit það ekki heldur er ekki gott í
efni.
Orð Jóhönnu um ósannindi og
rangfærslur af minni hálfu eru
órökstudd. Hún nefnir starfs-
stéttir. Starfsréttindi eru góðra
gjalda verð en því aðeins að fag-
mennska sé höfð að leiðarljósi.
Sagnfræðingar eru líklegastir til
að skila árangri við skjalavörslu.
Bókasafns- og upplýsingafræð-
ingar eru ekki hæfari til skjala-
vörslu en hver annar. Þar greinir
okkur Jóhönnu vafalaust á. Góð
þekking á upprunareglunni og fag-
mannleg beiting hennar er grund-
völlur góðrar skjalavörslu.
Dósentinn og upprunareglan
Hrafn Sveinbjarnarson svarar
grein Jóhönnu Gunnlaugs-
dóttur
ȃg veit ekki
hvað Jó-
hanna kennir
um uppruna-
regluna, en fyr-
irtæki hennar,
Gangskör, virð-
ist ekki hafa
hana í háveg-
um.
Hrafn Sveinbjarnarson
Höfundur er sagnfræðingur og
skjalavörður.
UMRÆÐAN
Flettu upp nafni
fermingarbarnsins
mbl.is
FERMINGAR
2008
NÝTT Á mbl.is
or.is
ÍS
L
E
N
S
K
A

S
IA
.I
S
O
R
K
41
57
9
03
.2
00
8
Þinn styrkur
– okkar
framlag
Við auglýsum eftir umsóknum um styrki
á sviði menningarmála, íþrótta- og
æskulýðsmála, umhverfis- og útivistar-
mála og mannúðarmála.
Alls leggjum við fram 50 milljónir króna og skiptast
þær þannig að 15 milljónum verður ráðstafað til menning-
armála, 15 milljónum króna verður varið til umhverfis- og
útivistarmála, til íþrótta- og æskulýðsmála, þ.m.t. styrkir til
afreksfólks, verður varið 15 milljónum króna og 5 milljónir
króna renna til líknarmála.
Sækja skal um styrki fyrir 14. apríl næstkomandi. Eingöngu er hægt að sækja um á vef Orkuveitu
Reykjavíkur: www.or.is
• Nýir tímar, nýjar hugmyndir
Af hverju að bíða og bíða eftir stóra vinningnum þegar þú getur unnið
fyrir öllu sem þig langar að eignast? Það eina sem þú þarft að gera
er að bera út blöð í 1-3 tíma á dag.
Besta aukavinna sem þú getur fundið og góð hreyfing í þokkabót!
Hringdu núna og sæktu um í síma 569 1440 eða á mbl.is!
Sæktu um blaðberastarf
– alvörupeningar í boði!
Vöggusæn
gur
vöggusett
PÓSTSENDUM
Skólavörðustíg 21 ● sími 551 4050 ● Reykjavík