Sveitarstjórnarmál - 01.10.1984, Blaðsíða 29

SKJALAVA RZLA
Jón Böðvarsson, borgarskjalavörður:
Framleiðsla embæ ttisskjala,
varðveizla þeirra og grisjun
Hlutverki skjalasafna er oftast lýst
þannig, aö það felist í því aö varö-
veita skjöl og gera þau aðgengileg.
f reglugerö um héraðsskjalasöfn nr.
61/1951 segir í annarri grein, aö í
héraösskjalasöfnum skuli geyma
skjöl og bækur þeirra aðila, sem þar
eru tilgreindir. En þegar vísaö er til
þessa, er stundum spurt, hvernig
beri aö skilja oröiö skjöl, hvaö sé
skjal. í reglugerð um héraðsskjala-
söfn er ekki aö finna nánari skil-
greiningu þessa hugtaks og ekki
heldur í reglugerð né lögum um
Þjóðskjalasafn. En hafa má til hlið-
sjónar erlendar reglugerðir um
þessi efni. í danskri reglugerð, sem
sett var áriö 1976 um skjalasöfn
ríkisstofnana og samband þeirra
við Ríkisskjalasafn og landsskjala-
söfn, er skilgreint oröið „arkivalier",
og áþekk skilgreining er í frönskum
skjalalögum, sem gengu í gildi árið
1979 og í nýlegum norskum reglu-
geröum. í tillögum, sem geröar voru
hérlendis um þessi efni fyrir tveimur
árum, var þetta skilgreint þannig:
„Skjöl teljast vera hvers konar
gögn, sem geyma upplýsingar,
sem hafa orðið til viö starfsemi
stofnunar, hvort sem þau eru skrif-
uö gögn, uppdrættir, Ijósmyndir,
filmur, örglærur, hljóðupptökur,
gataspjöld, segulbönd eöa önnur
hliðstæð gögn. Prentaö efni og fjöl-
faldað telst ekki til skjala, nema
hvaö stofnun, sem gefur slíkt efni
út, skal geyma eitt eintak í skjala-
safni sínu."
Merking orðsins skjal veröur víö-
tækari eftir því sem gagnafram-
leiöslu og upplýsingageymd fleygir
fram. Þaö má t. d. benda á í þessu
sambandi, aö í 3. grein laga nr. 47/
1978 um breytingu á bókhalds-
lögum nr. 51 2. maí 1968 segir, aö
ráöherra geti meö reglugerð heimil-
aö.aö geymsla á filmu eöa annarri
jafngóöri eftirmynd viökomandi
bókar eöa skjals komi að nokkru
eöa öllu leyti í staö geymslu bókar-
innar sjálfrar eöa skjalsins. Reglu-
gerö um þetta efni var sett 12. júlí
1982. Þaö er reglugerð um bókhald
nr. 417. Áþekkt ákvæöi er í þing-
lýsingarlögum nr. 39 10. maí 1978,
en þar segir í 8. grein, aö dóms-
málaráðuneytið geti ákveðið, að
tölvutækni skuli beitt viö skráningu
þeirra upplýsinga, sem þinglýsinga-
bækur geyma. Og í 10. grein sömu
laga segir, að meö reglugerð megi
einnig ákveða, aö sérstakri tækni
skuli beitt viö vörzlu skjala, svo sem
meö myndun skjala á míkrófilmur.
Þaö er staöreynd, aö ný tækni hefur
verið og er aö ryöja sér til rúms við
geymslu upplýsinga og nýir gagna-
miðlar munu í vaxandi mæli leysa af
hólmi skjöl I því hefðbundna formi,
sem við þekkjum bezt, pappírs-
plögg, laus eöa bundin í bækur. Nú
hafa gögn, sem framleidd eru meö
hinni nýju tækni, ekki enn haldið
innreið sína í skjalasöfn, þ. e.
Þjóðskjalasafn og héraðsskjala-
söfn, a. m. k. ekki aö neinu marki.
Það er því tæplega hægt að sjá þaö
fyrir I dag, hvaöa áhrif tölvutækni
kemur til meö að hafa á umfang
skjalasafna. Oft heyrist talað um
pappírslausa skrifstofu framtíðar-
innar, en eigi aö síður virðist eitt og
annaö benda til þess, aö skjala-
framleiöslan muni síður en svo
minnka. En hvaö svo sem veröa
kann I framtíðinni, er það íjóst, aö
sú þróun, sem hefur orðið I skrif-
stofutækni eins og ódýr fjölföldunar-
tækni, Ijósritunarvélar og fleira á
undanförnum árum og áratugum,
hefur leitt til mikillar aukningar á
framleiöslu skjala, sem eiga eöa
eru þegar farin aö skila sér í skjala-
söfn.
Annaö atriöi skal hér nefnt, sem
hefur einnig haft afgerandi áhrif á
skjalaframleiðslu. Uppbygging vel-
feröarþjóöfélagsins á árunum eftir
síðari heimsstyrjöld hefur leitt til
mikillar útþenslu í stjórnkerfi hins
opinbera, jafnt hjá ríki sem sveitar-
félögum, og tæplega sér enn fyrir
endann á þeirri þróun. Þetta hefur
leitt til þess, aö daglega er framleitt
í stjórnkerfinu sífellt meira af
skjölum. Enda er oft talað um skrif-
finnsku og pappírsflóö, sem allt ætli
að færa í kaf. Þaö er alltaf vafasamt
aö alhæfa. Aðstæður eru eflaust
nokkuö misjafnar á hinum ýmsu
stöðum. Á fundi, sem Samband ís-
lenzkra sveitarfélaga gekkst fyrir
áriö 1979, lýsti ágætur oddviti því
yfir, að skjöl, sem söfnuðust fyrir hjá
SVEITARSTJÓRNARMÁL 219