Sveitarstjórnarmál - 01.10.1984, Síða 30

SKJALAVARZLA
honum, væru ekki umfangsmeiri en
svo, aö þau kæmust fyrir hver ár-
gangur í umslagi utan af Eimskipa-
félagsdagatali. En þarna voru einn-
ig ýmsir sveitarstjórnarmenn, sem
kvörtuðu undan sívaxandi pappírs-
flóði og skriffinnsku.
En þegar á heildina er litið, er
framleiðsla hvers kyns gagna á
vegum hins opinbera það mikil, að
til vandræða horfir með geymslu
þeirra. Það er erfitt að segja, hversu
mikil þessi framleiðsla muni vera.
Fyrir u. þ. b. tveimur árum var gizk-
að á, að umfang þeirra gagna, sem
til falla hjá ríkinu árlega, gæti verið
um 1600 hillumetrar á ári. Þetta er
tala, sem hvorki er hægt að sanna
né afsanna, en hún kemur nokkuð
vel heim og saman við áætlanir eða
ágizkanir, sem gerðar hafa verið í
nálægum löndum eins og t. d. í
Finnlandi og Danmörku. Finnar
munu gera ráð fyrir því, að á hverja
100 þúsund íbúa falli til árlega 1000
hillumetrar skjala. Þá er eftir að
svara því, hversu mikið geti fallið til
árlega hjá sveitarfélögum, en um
það liggur ekkert fyrir. Ef til vill
mætti gizka á, að það væru 600-
700 hillumetrar fyrir landið allt. Tek-
ið skal fram, að þetta er hrein ágizk-
un, sem byggist ekki á neinni
könnun.
Það bætir ekki úr skák, að víða er
skipulagi og vinnubrögðum við
skjalavistun áfátt. Oftar en ekki er
öll regla og skipulag nokkuð handa-
hófskennd, og ræður þar miklu um
geðþótti og skipulagshæfni hvers
og eins. Samræmi milli embætta er
takmarkað og fer minnkandi. Þegar
einn tekur við af öðrum, er það ekk-
ert einsdæmi, að sá nýkomni átti
sig ekki á röðunarmáta og skipulagi
forverans og setji saman nýjar regl-
ur til eigin afnota. Þannig verður
smátt og smátt til heill frumskógur
skjalasafna, sem fáir geta áttað sig
á. Því er jafnvel stundum borið við,
að pappírsflóðið sé svo mikið, að
ekki sé hægt að koma við neinu
kerfi. Þetta er fráleit röksemd. Því
stærra sem skjalasafn embættis er
- eða því meira sem pappírsflóðið
er - því meiri og brýnni þörf er á
því, að fastri reglu og skipulagi sé
fylgt við skjalavistun. Þessi handa-
hófskenndu vinnubrögð valda því
oft og einatt, að embætti eiga í
erfiðleikum með að finna þau gögn,
sem þörf er fyrir hverju sinni, og
leiða til aukinnar vinnu og óþæg-
inda.
Meðferð stofnana og embætta á
skjölum sínum og skipulag skjala-
vörzlu skiptir þær stofnanir, sem
eiga að taka við gögnum síðar til
frambúðarvarðveizlu, miklu máli. Ef
skjalasafn stofnunar er skipulags-
laus haugur, er það ónothæft og
lítils virði. Það er vandasamt að raða
slíku safni upp á nýtt, e. t. v. plaggi
fyrir plagg. Það er einnig mjög sein-
legt og útheimtir starfskrafta, sem
ekki er víst, að séu fyrir hendi.
Þegar litið er til alls þess magns
skjala, sem fellur til í stjórnkerfinu,
hlýtur sú spurning að vakna, hvort
unnt sé og hvort nauðsyn beri til að
varðveita allt það, sem til feilur.
Þessu hafa flestar þjóðir svarað
neitandi, og það hefur í reynd einn-
ig verið gert hér á landi, þótt ef til vill
hafi öðruvísi verið að staðið. Það er
alveg Ijóst, að aldrei fæst fé til þess
að reisa þær byggingar, sem duga
til þess að hýsa allar skjaladyngj-
urnar. Annar kostur er þvf ekki fyrir
hendi en að grisja skjalasöfnin.
Spurningin er ekki sú, hvort ónýta
beri skjöl, heldur hver eigi að henda
og hvernig eigi að standa að því,
þ. e. hverju eigi að henda. Enda
mun það svo, að víðast hvar er það
talið einhver mikilvægasti og erfið-
asti þáttur í starfsemi þjóðskjala-
safna og héraðsskjalasafna að
meta þau skjöl, sem berast að eða
verða til hjá afhendingarskyldum
aðilum, og velja úr þann hluta
þeirra, sem varðveita beri.
Grannþjóðir okkar á Norður-
löndum hafa komið sér upp reglum
um þessi mál í heild, og reynsla
þeirra mun sýna, að full þörf er á að
móta heildarstefnu í þessum mál-
um. Það er ekki nóg að horfa á
einstaka þætti og einangra þá frá
heildinni.
En grisjun er aðeins einn þáttur í
viðleitninni til þess að ná tökum á
skjalamagninu. Segja má, að yfir-
leitt hafi þjóðskjalasöfn og héraðs-
skjalsöfn lengi vel haft lítil afskipti af
skjalamálum embætta og stofnana.
En á árunum upp úr 1945 munu
þessar stofnanir á Norðurlöndum
og raunar víðar hafa farið að láta
skjalavistun og skjalavörzlu afhend-
ingarskyldra aðila til sín taka í því
skyni að ná tökum á skjalafram-
leiðslu stjórnkerfisins. Réttur ríkis-
skjalasafna og landsskjalasafna til
að láta þessi mál til sín taka hefur
verið tryggður ýmist með lögum
eða reglugerðum. T. a. m. hefur
mikið verið unnið að því, að horfið
verði frá hinum fjölbreytilegu skjala-
vistunarkerfum, sem voru nothæf
áður fyrr, þegar fjöldi mála var mun
minni en nú er, kerfum eða reglum,
sem eru í dag óaðgengileg öðrum
en þeim, sem vinna með kerfin dag-
lega og muna, hvar málin eru vist-
uð. í stað kerfa, sem byggjast á
stafrófsröð eða tímaröð, hafa verið
teknir upp efnisflokkaðir bréfalyklar,
sem byggjast á tugstafakerfi. Efnis-
flokkaðir bréfalyklar eru taldir for-
senda þess, að unnt sé að ónýta
skjöl í málasöfnum, þ. e. bréfaarkiv-
um, með hagkvæmum og fræði-
lega forsvaranlegum hætti.
En hvernig hefur þá verið staðið
að grisjunarmálum hér á landi? í
reglugerð um Þjóðskjalasafnið í
Reykjavík nr. 5 1916 segir í 7. grein:
„Skjalvörður skal rannsaka, hvað sé
það af skjölum í safninu nú sem
stendur, er gagnslaust megi þykja
að geyma og ónýta skuli. Skal
hann, þegar því starfi er lokið, skýra
landsstjórninni frá rannsókn sinni,
og segir hún til, hversu með skuli
fara og setur reglur um ónýtingu
skjala framvegis, er skjalvörður fer
síðan eftir.“ Nú eru sveitarfélög
meðal þeirra aðila, sem skylt er að
afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín til
varðveizlu samkvæmt 2. grein
nefndrar reglugerðar. Það er því
220 SVEITARSTJÓRNARMÁL