Frjáls verslun - 01.09.2012, Side 42

42 FRJÁLS VERSLUN 10. 2012
E
itt helsta umkvört­
unarefni stjórnenda
og starfsmanna fyrir­
tækja þegar rætt er
um störf þeirra eru
fundir. Í þá fer gríðarlegur tími
en um leið eru þeir nauðsyn-
legir til að miðla upplýsingum,
eiga samræður við samstarfs-
menn, fá fram hugmyndir og
styrkja hópinn. Við munum
aldrei geta útrýmt fundum en
það er svo sannarlega hægt að
gera betur í þessu efni.
Höfundur bókarinnar The
Mod ern Meeting Standard
leggur til í bókinni fjölmörg
góð ráð og vekur lesandann til
umhugsunar um fundi, tilgang
þeirra, tegundir og hvernig
við umgöngumst þá. Í upphafi
bókar byrjar hann á að skil­
greina hvað er fundur og hvað
er ekki fundur. Hann staðhæfir
að samtöl við samstarfsmenn,
hópvinna og hugarflug séu
ekki fundir í eiginlegri merk­
ingu þess orðs og við ættum að
hætta að líta á þessi samskipti
sem fundi og útskýrir hvers
vegna. Með því erum við vissu­
lega búin að fækka fundum
umtalsvert.
Hvað eru þá fundir?
Samkvæmt höfundi eru fund ir
aðeins leið til að kynna ákvörð ­
un sem þegar hefur verið tekin,
ná fram mótstöðu og sam ræma
aðgerðir við að hrinda henni í
framkvæmd. Út frá þessu lykil­
atriði setur hann fram sjö lögmál
markvissra funda (sjá texta í
ramma) sem eru leiðarvísir til
þess að gera fundi markvissari
og hagkvæmari fyrir fyrirtækið.
Þessi hugmyndafræði kallar á
að ALLIR innan fyrirtækisins til-
einki sér þessa breyttu hugsun
og fari meðvitað að leita leiða
til að fækka fundum. Aðeins
samhent átak dugar til þess að
brjóta fundapúkann á bak aftur
svo við höfum meiri tíma til að
sinna hlutum sem raunverulega
skipta máli og færa fyrirtækið
fram á við. Í því mikilvæga atriði
liggur líklega mesti galli bókar-
innar því það að innleiða eins
mikla breytingu innan skipulags­
heilda er gríðarlegt átak, en alls
ekki ómögulegt og miðað við
ofangreindar staðreyndir um
tíma sem sóað er á fundum fylli­
lega fyrirhafnarinnar virði.
Fundir ættu að vera síðasta
úrræðið
Alla jafna eru fundir flokkaðir
með öðrum samskiptaleiðum
eins og tölvupósti, símtölum
og minnisblöðum. Höfundur
stað hæfir að það sé ekki rétt og
segir: „Fundir eru of dýrir og of
truflandi til að að við getum rétt­
lætt það að við notum þá eins
og hvert annað samskiptaform
eins og að flytja tilkynningar,
skýra mál eða jafnvel safna
sam an visku. Fundir ættu að
vera síðasta úrræðið, eins og
stríð, til að miðla upplýsingum.“
Hugsanlega með því að beita
öðrum samskiptaleiðum áður en
við köllum til fundar hefur okkur
tekist að fækka fundum nokkuð.
Alltof oft er það svo að kallað er
til fundar „ósjálfrátt“ þegar hægt
er að miðla þeim upplýsing-
um sem um ræðir með öðrum
ódýrari og hraðvirkari hætti.
Ein stærð hentar ekki öllum
Í bókinni er mikil áhersla lögð
á að allir í fyrirtækinu fylgi
leiðbeiningum höfundar. Það
getur reynst erfitt og hættulegt
að alhæfa um að leið höfundar
henti öllum fyrirtækjum. Helsti
kostur bókarinnar er að hún er
fljótleg aflestrar og inniheldur
einföld ráð sem allir ættu að geta
nýtt upp að einhverju marki þó
svo að ekki verði farið í alls herjar
innleiðingu á breyttri funda menn ­
ingu ef form höfundar hentar
ekki óbreytt. Víst er að til mikils
er að vinna.
sjö lögmál
markvissra funda
1. Þeir styðja ákvörðun
sem þegar hefur verið
tekin.
Með þessu er höfundur að
hvetja til þess að aðeins
sé safnað nauðsynleg­
um upplýsingum til að
byggja ákvarðanatöku á.
Einstaklingurinn á að taka
ákvörðun byggða á gögn­
um sem hann hefur safn­
að. Með öðrum orðum: Ef
þú þarft á inn leggi frá mér
að halda áður en þú getur
tekið ákvörðun þá verður
það að gerast persónulega
í samtali – ekki á fundi.
„Höfundur bókar­
innar The Mod ern
Meeting Standard
leggur til í bókinni
fjölmörg góð ráð og
vekur lesandann
til umhugsunar um
fundi, tilgang þeirra,
tegundir og hvernig
við umgöngumst
þá.“
Að gera alla fundi að fundum sem skila árangri! Í bókinni The Modern
Meeting Standard ræðst Al Pittampalli til atlögu við gagnslitla fundi og
leggur til leið sem fyrirtæki geta farið til að nýta sem best þá fjármuni
sem fara í fundi í formi tíma þátttakenda.
TexTi: unnur valborG HilMarsdÓTTir
Unnur Valborg Hilmarsdóttir
stjórnendaþjálfari hjá vendum
sem skila árangriFundir
bækur