Frjáls verslun


Frjáls verslun - 01.09.2012, Síða 42

Frjáls verslun - 01.09.2012, Síða 42
42 FRJÁLS VERSLUN 10. 2012 E itt helsta umkvört­ unarefni stjórnenda og starfsmanna fyrir­ tækja þegar rætt er um störf þeirra eru fundir. Í þá fer gríðarlegur tími en um leið eru þeir nauðsyn- legir til að miðla upplýsingum, eiga samræður við samstarfs- menn, fá fram hugmyndir og styrkja hópinn. Við munum aldrei geta útrýmt fundum en það er svo sannarlega hægt að gera betur í þessu efni. Höfundur bókarinnar The Mod ern Meeting Standard leggur til í bókinni fjölmörg góð ráð og vekur lesandann til umhugsunar um fundi, tilgang þeirra, tegundir og hvernig við umgöngumst þá. Í upphafi bókar byrjar hann á að skil­ greina hvað er fundur og hvað er ekki fundur. Hann staðhæfir að samtöl við samstarfsmenn, hópvinna og hugarflug séu ekki fundir í eiginlegri merk­ ingu þess orðs og við ættum að hætta að líta á þessi samskipti sem fundi og útskýrir hvers vegna. Með því erum við vissu­ lega búin að fækka fundum umtalsvert. Hvað eru þá fundir? Samkvæmt höfundi eru fund ir aðeins leið til að kynna ákvörð ­ un sem þegar hefur verið tekin, ná fram mótstöðu og sam ræma aðgerðir við að hrinda henni í framkvæmd. Út frá þessu lykil­ atriði setur hann fram sjö lögmál markvissra funda (sjá texta í ramma) sem eru leiðarvísir til þess að gera fundi markvissari og hagkvæmari fyrir fyrirtækið. Þessi hugmyndafræði kallar á að ALLIR innan fyrirtækisins til- einki sér þessa breyttu hugsun og fari meðvitað að leita leiða til að fækka fundum. Aðeins samhent átak dugar til þess að brjóta fundapúkann á bak aftur svo við höfum meiri tíma til að sinna hlutum sem raunverulega skipta máli og færa fyrirtækið fram á við. Í því mikilvæga atriði liggur líklega mesti galli bókar- innar því það að innleiða eins mikla breytingu innan skipulags­ heilda er gríðarlegt átak, en alls ekki ómögulegt og miðað við ofangreindar staðreyndir um tíma sem sóað er á fundum fylli­ lega fyrirhafnarinnar virði. Fundir ættu að vera síðasta úrræðið Alla jafna eru fundir flokkaðir með öðrum samskiptaleiðum eins og tölvupósti, símtölum og minnisblöðum. Höfundur stað hæfir að það sé ekki rétt og segir: „Fundir eru of dýrir og of truflandi til að að við getum rétt­ lætt það að við notum þá eins og hvert annað samskiptaform eins og að flytja tilkynningar, skýra mál eða jafnvel safna sam an visku. Fundir ættu að vera síðasta úrræðið, eins og stríð, til að miðla upplýsingum.“ Hugsanlega með því að beita öðrum samskiptaleiðum áður en við köllum til fundar hefur okkur tekist að fækka fundum nokkuð. Alltof oft er það svo að kallað er til fundar „ósjálfrátt“ þegar hægt er að miðla þeim upplýsing- um sem um ræðir með öðrum ódýrari og hraðvirkari hætti. Ein stærð hentar ekki öllum Í bókinni er mikil áhersla lögð á að allir í fyrirtækinu fylgi leiðbeiningum höfundar. Það getur reynst erfitt og hættulegt að alhæfa um að leið höfundar henti öllum fyrirtækjum. Helsti kostur bókarinnar er að hún er fljótleg aflestrar og inniheldur einföld ráð sem allir ættu að geta nýtt upp að einhverju marki þó svo að ekki verði farið í alls herjar innleiðingu á breyttri funda menn ­ ingu ef form höfundar hentar ekki óbreytt. Víst er að til mikils er að vinna. sjö lögmál markvissra funda 1. Þeir styðja ákvörðun sem þegar hefur verið tekin. Með þessu er höfundur að hvetja til þess að aðeins sé safnað nauðsynleg­ um upplýsingum til að byggja ákvarðanatöku á. Einstaklingurinn á að taka ákvörðun byggða á gögn­ um sem hann hefur safn­ að. Með öðrum orðum: Ef þú þarft á inn leggi frá mér að halda áður en þú getur tekið ákvörðun þá verður það að gerast persónulega í samtali – ekki á fundi. „Höfundur bókar­ innar The Mod ern Meeting Standard leggur til í bókinni fjölmörg góð ráð og vekur lesandann til umhugsunar um fundi, tilgang þeirra, tegundir og hvernig við umgöngumst þá.“ Að gera alla fundi að fundum sem skila árangri! Í bókinni The Modern Meeting Standard ræðst Al Pittampalli til atlögu við gagnslitla fundi og leggur til leið sem fyrirtæki geta farið til að nýta sem best þá fjármuni sem fara í fundi í formi tíma þátttakenda. TexTi: unnur valborG HilMarsdÓTTir Unnur Valborg Hilmarsdóttir stjórnendaþjálfari hjá vendum sem skila árangriFundir bækur
Síða 1
Síða 2
Síða 3
Síða 4
Síða 5
Síða 6
Síða 7
Síða 8
Síða 9
Síða 10
Síða 11
Síða 12
Síða 13
Síða 14
Síða 15
Síða 16
Síða 17
Síða 18
Síða 19
Síða 20
Síða 21
Síða 22
Síða 23
Síða 24
Síða 25
Síða 26
Síða 27
Síða 28
Síða 29
Síða 30
Síða 31
Síða 32
Síða 33
Síða 34
Síða 35
Síða 36
Síða 37
Síða 38
Síða 39
Síða 40
Síða 41
Síða 42
Síða 43
Síða 44
Síða 45
Síða 46
Síða 47
Síða 48
Síða 49
Síða 50
Síða 51
Síða 52
Síða 53
Síða 54
Síða 55
Síða 56
Síða 57
Síða 58
Síða 59
Síða 60
Síða 61
Síða 62
Síða 63
Síða 64
Síða 65
Síða 66
Síða 67
Síða 68
Síða 69
Síða 70
Síða 71
Síða 72
Síða 73
Síða 74
Síða 75
Síða 76
Síða 77
Síða 78
Síða 79
Síða 80
Síða 81
Síða 82
Síða 83
Síða 84
Síða 85
Síða 86
Síða 87
Síða 88
Síða 89
Síða 90
Síða 91
Síða 92
Síða 93
Síða 94
Síða 95
Síða 96
Síða 97
Síða 98
Síða 99
Síða 100

x

Frjáls verslun

Beinleiðis leinki

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Frjáls verslun
https://timarit.is/publication/282

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.