Frjáls verslun


Frjáls verslun - 01.09.2012, Blaðsíða 42

Frjáls verslun - 01.09.2012, Blaðsíða 42
42 FRJÁLS VERSLUN 10. 2012 E itt helsta umkvört­ unarefni stjórnenda og starfsmanna fyrir­ tækja þegar rætt er um störf þeirra eru fundir. Í þá fer gríðarlegur tími en um leið eru þeir nauðsyn- legir til að miðla upplýsingum, eiga samræður við samstarfs- menn, fá fram hugmyndir og styrkja hópinn. Við munum aldrei geta útrýmt fundum en það er svo sannarlega hægt að gera betur í þessu efni. Höfundur bókarinnar The Mod ern Meeting Standard leggur til í bókinni fjölmörg góð ráð og vekur lesandann til umhugsunar um fundi, tilgang þeirra, tegundir og hvernig við umgöngumst þá. Í upphafi bókar byrjar hann á að skil­ greina hvað er fundur og hvað er ekki fundur. Hann staðhæfir að samtöl við samstarfsmenn, hópvinna og hugarflug séu ekki fundir í eiginlegri merk­ ingu þess orðs og við ættum að hætta að líta á þessi samskipti sem fundi og útskýrir hvers vegna. Með því erum við vissu­ lega búin að fækka fundum umtalsvert. Hvað eru þá fundir? Samkvæmt höfundi eru fund ir aðeins leið til að kynna ákvörð ­ un sem þegar hefur verið tekin, ná fram mótstöðu og sam ræma aðgerðir við að hrinda henni í framkvæmd. Út frá þessu lykil­ atriði setur hann fram sjö lögmál markvissra funda (sjá texta í ramma) sem eru leiðarvísir til þess að gera fundi markvissari og hagkvæmari fyrir fyrirtækið. Þessi hugmyndafræði kallar á að ALLIR innan fyrirtækisins til- einki sér þessa breyttu hugsun og fari meðvitað að leita leiða til að fækka fundum. Aðeins samhent átak dugar til þess að brjóta fundapúkann á bak aftur svo við höfum meiri tíma til að sinna hlutum sem raunverulega skipta máli og færa fyrirtækið fram á við. Í því mikilvæga atriði liggur líklega mesti galli bókar- innar því það að innleiða eins mikla breytingu innan skipulags­ heilda er gríðarlegt átak, en alls ekki ómögulegt og miðað við ofangreindar staðreyndir um tíma sem sóað er á fundum fylli­ lega fyrirhafnarinnar virði. Fundir ættu að vera síðasta úrræðið Alla jafna eru fundir flokkaðir með öðrum samskiptaleiðum eins og tölvupósti, símtölum og minnisblöðum. Höfundur stað hæfir að það sé ekki rétt og segir: „Fundir eru of dýrir og of truflandi til að að við getum rétt­ lætt það að við notum þá eins og hvert annað samskiptaform eins og að flytja tilkynningar, skýra mál eða jafnvel safna sam an visku. Fundir ættu að vera síðasta úrræðið, eins og stríð, til að miðla upplýsingum.“ Hugsanlega með því að beita öðrum samskiptaleiðum áður en við köllum til fundar hefur okkur tekist að fækka fundum nokkuð. Alltof oft er það svo að kallað er til fundar „ósjálfrátt“ þegar hægt er að miðla þeim upplýsing- um sem um ræðir með öðrum ódýrari og hraðvirkari hætti. Ein stærð hentar ekki öllum Í bókinni er mikil áhersla lögð á að allir í fyrirtækinu fylgi leiðbeiningum höfundar. Það getur reynst erfitt og hættulegt að alhæfa um að leið höfundar henti öllum fyrirtækjum. Helsti kostur bókarinnar er að hún er fljótleg aflestrar og inniheldur einföld ráð sem allir ættu að geta nýtt upp að einhverju marki þó svo að ekki verði farið í alls herjar innleiðingu á breyttri funda menn ­ ingu ef form höfundar hentar ekki óbreytt. Víst er að til mikils er að vinna. sjö lögmál markvissra funda 1. Þeir styðja ákvörðun sem þegar hefur verið tekin. Með þessu er höfundur að hvetja til þess að aðeins sé safnað nauðsynleg­ um upplýsingum til að byggja ákvarðanatöku á. Einstaklingurinn á að taka ákvörðun byggða á gögn­ um sem hann hefur safn­ að. Með öðrum orðum: Ef þú þarft á inn leggi frá mér að halda áður en þú getur tekið ákvörðun þá verður það að gerast persónulega í samtali – ekki á fundi. „Höfundur bókar­ innar The Mod ern Meeting Standard leggur til í bókinni fjölmörg góð ráð og vekur lesandann til umhugsunar um fundi, tilgang þeirra, tegundir og hvernig við umgöngumst þá.“ Að gera alla fundi að fundum sem skila árangri! Í bókinni The Modern Meeting Standard ræðst Al Pittampalli til atlögu við gagnslitla fundi og leggur til leið sem fyrirtæki geta farið til að nýta sem best þá fjármuni sem fara í fundi í formi tíma þátttakenda. TexTi: unnur valborG HilMarsdÓTTir Unnur Valborg Hilmarsdóttir stjórnendaþjálfari hjá vendum sem skila árangriFundir bækur
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64
Blaðsíða 65
Blaðsíða 66
Blaðsíða 67
Blaðsíða 68
Blaðsíða 69
Blaðsíða 70
Blaðsíða 71
Blaðsíða 72
Blaðsíða 73
Blaðsíða 74
Blaðsíða 75
Blaðsíða 76
Blaðsíða 77
Blaðsíða 78
Blaðsíða 79
Blaðsíða 80
Blaðsíða 81
Blaðsíða 82
Blaðsíða 83
Blaðsíða 84
Blaðsíða 85
Blaðsíða 86
Blaðsíða 87
Blaðsíða 88
Blaðsíða 89
Blaðsíða 90
Blaðsíða 91
Blaðsíða 92
Blaðsíða 93
Blaðsíða 94
Blaðsíða 95
Blaðsíða 96
Blaðsíða 97
Blaðsíða 98
Blaðsíða 99
Blaðsíða 100

x

Frjáls verslun

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Frjáls verslun
https://timarit.is/publication/282

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.