UTBlaðið - 20.01.2006, Blaðsíða 33

Þótt freistandi sé að hanna sam-
vinnulausnir (collaboration
solutions) með því að samþætta
fjölda ólíkra upplýsingakerfa vita
reyndir UT sérfræðingar að þeir
geta ekki náð fram fullkomnun í
einum rykk. Mikilvægt er að velja
samstarfsaðila sem býður upp á
raunsæja og hagnýta nálgun sem
gerir kleift að nálgast viðfangsefn-
ið með því að brjóta það upp í
smærri verkefni sem hægt er að
ráðast í eftir hentugleikum og að
hvert um sig skili mælanlegum og
áþreifanlegum ávinningi.
Samkvæmt rannsóknarfyrirtæk-
inu Gartner snúast samvinnu-
lausnir um viðskiptahagsmuni,
hegðun fólks og fyrirtækjamenn-
ingu. Starfsmenn kalla eftir nýjum
leiðum til að vinna saman og ný
tækni sem styður þá hegðun
kemur til sögunnar. Jafnframt
verða samvinnulausnir að styðja
starfsmenn sem vinna utan fyrir-
tækisins enda vilja stjórnendur
þess auka tekjur með því að
tvinna saman viðskiptavini, sam-
starfsaðila og birgja.
IP kerfi eru grunnurinn
Það sem liggur að baki aukinni
áherslu á samvinnulausnir er sá
mikli vöxtur sem átt hefur sér
stað með innleiðingu IP kerfa.
Þannig er orðið hagkvæmt að
tengja margvíslegan búnað við IP
kerfið og skapa grundvöll fyrir
lausnir sem stuðla að lægri kostn-
aði og aukinni skilvirkni. Kerfin
vinna sem ein heild og fólk getur
unnið saman að ólíkum verkefn-
um og skipst á gögnum og upp-
lýsingum með jafn einföldum og
eðlislægum hætti eins og að tala
saman í síma. Flestir eru farnir að
nýta sér spjallforrit, svo sem MSN,
til að hafa samskipti við birgja,
vini og vandamenn. Nýjustu hug-
búnaðarsímarnir - softphone -
tengjast við spjallforritin með
þeim hætti að aðrir notendur geta
séð hvort viðkomandi sé upptek-
inn í síma eða við skrifborðið sitt.
Með þessum hætti geta aðrir not-
endur tækninnar skynjað ,,ná-
lægð“ þess sem þeir eiga í sam-
skiptum við. Þetta þýðir meðal
annars að starfsmaður getur með
auðveldari og ódýrari hætti en
áður unnið heima frá sér eins og
hann sé staddur á vinnustað.
Þessi breyting á samskiptaháttum
gerir um leið auknar kröfur til
þjónustuvera fyrirtækja en við-
skiptavinir geta haft samband við
starfsfólk þess í síma, tölvupósti
og vefspjalli og því þurfa þessi
kerfi að ráða við fulla samþáttun
þar á milli. Annað dæmi eru hóp-
vinnukerfi sem búa yfir lifandi og
gagnvirkri vefgátt fyrir innri og
ytri vefi þar sem vefgáttin aðlagar
sig að þörfum ólíkra notenda og
tengir saman öll þau kerfi, upp-
lýsingar, fólk og ferli sem hver og
einn þarf á að halda. Nýjasta
tækni leyfir okkur jafnvel að hafa
upp á fólki sem er mikið á ferð-
inni til að tryggja örugg sam-
skipti.
Einföld og aðgengileg samskipti
Auknar kröfur eru gerðar um ein-
föld og aðgengileg samskipti og
þar gegna samvinnulausnir lykil-
hlutverki. Nú þegar verja 60%
starfsmanna í bandarískum og
evrópskum fyrirtækjum stórum
hluta vinnutímans fjarri vinnustað
sínum. Þeir eru á ferð og flugi en
gegna um leið lykilhlutverkum
sem ráðgjafar, sérfræðingar, verk-
efnisstjórar o.s.frv. Viðskiptavinir,
aðilar í tengslaneti og samstarfs-
menn hafa því oft og tíðum þörf
fyrir aðgengi, ráðgjöf og samskipti
óháð því hvar ,,þeirra mann“ er
að finna hverju sinni.
Lausnir sem skapa skjóta ávöxt-
un fjárfestingarinnar
Í krafti samstarfs við fremstu fyrir-
tæki heims á sviði samvinnu-
lausna, svo sem IBM, Avaya og
Microsoft, aðstoðar Nýherji fyrir-
tæki og stofnanir að sameina mis-
munandi kerfi í lausnir sem upp-
fylla kröfur þeirra um arðsemi
fjárfestingarinnar; lausnir sem
hjálpa viðskiptavinum að gera
kerfin, sem þeir reiða sig á, að-
gengileg á þann hátt sem hentar
hverjum og einum. Þannig er fyr-
irtækjum og stofnunum gert kleift
að hagræða í starfseminni með
skilvirkum innri jafnt sem ytri
verkferlum og skapa ný tækifæri
hjá viðskiptavinum, birgjum, sam-
starfsaðilum og starfsmönnum.
Lausnir okkar gera ráð fyrir að
hægt sé að nálgast viðfangsefnið
með því að brjóta það upp í
smærri verkefni sem hvert um sig
skilar ávinningi og þannig geta
fyrirtæki og stofnanir farið að nýta
sér ávinning af samvinnulausnum
mun fyrr en ella.
UTBLAÐIÐ | 33
Samvinnulausnir til að ná mikilvægu forskoti
– eftir Þorvald Jacobsen, framkvæmdastjóra kjarnalausna Nýherja

Þorvaldur Jacobsen.
Niðurstöður úttektar á 246 vefjum
ríkisstofnana og sveitarfélaga á Ís-
landi voru kynntar í desember
2005 í þeim tilgangi að greina
landslag rafrænnar þjónustu á
vefjum hins opinbera í landinu.
Fyrirtækið Sjá ehf. tók að úttekt-
ina að sér.
Rafræn þjónusta vefjanna var
metin af sérfræðingum Sjá ehf. og
flokkuð í grunnþjónustu, þjónustu
sem flýtir fyrir afgreiðslu, rafræna
afgreiðslu og rafræna málsmeð-
ferð. Lagður var spurningalisti fyr-
ir fulltrúa ríkisstofnana og sveitar-
félaga og í skýrslunni er farið yfir
svörin. Horft var til efnis og nyt-
semi auk þess sem aðgengi fatl-
aðra var metið sérstaklega. Í nið-
urstöðunum er birt yfirlit þeirra
atriða sem notuð eru til að mæla
þessa þætti.
Í skýrslunni er sú leið valin að
draga fram það sem vel er gert og
hvað betur mætti fara. Einnig er
fjallað um hvaða aðstæður virðast
styðja best við góða, rafræna
þjónustu á notendavænum og að-
gengilegum vefjum. Sveitarfélög-
um og ríkisstofnunum eru gerð
sérstök skil og niðurstöður settar
fram á þann hátt að nýtist sem
best sem viðmið fyrir hvern og
einn.
Hægt er að nálgast skýrsluna á
www.utvefur.is. Einnig er hægt að
bera saman niðurstöður einstakra
stofnana eða sveitarfélaga á vef-
svæðinu http://www.felagsmal-
araduneyti.is/media/html/saman-
burdur.html.
Hvað er spunnið í
opinbera vefi?
– eftir Áslaugu Friðriksdóttur,
framkvæmdastjóra Sjá ehf.

Áslaug Friðriksdóttir.