Dagblaðið Vísir - DV - 03.03.2010, Qupperneq 23

FRÉTTIR 3. mars 2010 MIÐVIKUDAGUR 23
SVONA SPARAR ÞÚ TÍMA
Tíminn er ekki bara peningar heldur
einhver dýrmætasta auðlind hvers
manns. Sumir virðast alltaf hafa nóg-
an tíma á meðan aðrir hafa aldrei tíma
til neins, þrátt fyrir þá staðreynd að
hver einasti lifandi jarðarbúi hefur
24 tíma til ráðstöfunar dag hvern. Jón
Jónsson hefur jafn mikinn tíma og Albert
Einstein hafði. Hér á eftir fara nokkur ráð
sem þú getur notað til að spara þér mínútur og jafnvel
klukkutíma á hverjum degi. Ráðin miðast flest við að
þú vinnir skrifstofustarf.
þeirra er þörf og það leiðir til minni afkasta, athygl-
in beinist frá verkinu og streitan eykst. Við fyrstu sýn
virðist starfsmaður, sem vinnur í þannig umhverfi,
ekki sjá fram úr verkefnum en þegar betur er að gáð
er óreiðan oft viljandi sett á svið til að fela skipulags-
leysi og óöryggi um starfið. Gefðu þér tíma til að taka
til og losaðu þig við óþarfa dót. Hafðu einungis inn-
og útbakka, dagbók, verkefnalista, tölvu, síma, lampa,
rissblöð og mikilvægasta verkefnið á borðinu þínu.
Stjórnaðu fundum rétt
Bestu fundirnir eru oft þeir sem tókst að sleppa.
Stundum geta símtöl eða minnisblöð leyst langa og
leiðinlega fundi af hólmi. Markmið fundarins verða
að vera öllum fundarmönnum ljós auk þess sem
staður og stund þurfa að vera á hreinu. Ljóst þarf að
vera hverjir eiga að mæta á fundinn og hversu langur
hann á að verða. Fundurinn skal hefjast á réttum tíma
og ekki bíða eftir þeim sem mæta seint. Fundarstjóri
opnar fundinn, fer yfir markmið hans og skipar fund-
arritara. Takmarka skal tíma þeirra sem flytja erindi
og fundarstjóri skal stoppa þá af sem grípa fram í eða
trufla fundinn.
Segðu oftar nei við verkefnum
„Af hverju sagði ég ekki nei?“ er hugsun sem hefur
komið upp í huga flestra eftir að þeir hafa samþykkt að
taka þátt í einhverjum nefndum eða ráðum. Svarið við
þessu er ekki að segja nei við öllu heldur for-
gangsraða verkefnunum, velja þar úr og taka
aðeins að sér verkefni sem færa þig nær mark-
miðum þínum. Hvert viðbótarverkefni lengir
vinnudaginn og styttir þann tíma sem þú get-
ur verið með fjölskyldunni þinni. Það er rangt
að halda að þú verðir mikilvægari persóna við
fjölgun verkefna og aukna þátttöku í ýmiss kon-
ar félagslífi. Yfirbókaður einstaklingur hefur
ekki tíma til að hugsa um framtíðina eða koma
fram með nýjar og ferskar hugmyndir.
Notaðu símann rétt
Síminn er oft mikilvægasta tækið á skrifstof-
unni. Það er því nauðsynlegt að kunna á hann.
Kanntu að flytja símtöl? Kanntu að ýta honum
frá þér þannig að hann trufli þig ekki í ákveð-
inn tíma? Kanntu að „forwarda“ símtalinu?
Taktu þér hálftíma í að læra á símann (með
tæknimanni). Þannig geturðu sparað þér mik-
inn tíma í hverjum mánuði. Reyndu að stjórna
símnotkuninni og komdu þér beint að efninu
þegar þú talar í hann. Góð regla er að hringja
út mörg símtöl í röð á sama tíma dagsins, helst
utan háannatímans.
Byggt á bókinni 30 áhrifarík ráð sem bæta tímastjórnun
og margfalda árangur, eftir Thomas Möller.
TÍU REGLUR
UM FUNDAHALD
n Byrjaðu aldrei fundi á heila tíman-
um, þá koma flestir of seint. Boðaðu
fundinn til dæmis 09.10 eða 14.15.
n Ef um stuttan fund er að ræða eða
fá málefni skaltu láta alla standa.
n Gott ráð er að hafa gúmmíbolta
á fundum og einungis sá, sem
heldur á boltanum, má tala. Þannig
er komið í veg fyrir truflanir og að
gripið sé fram í.
n Láttu alla fundarmenn vita hvað
fundurinn kostar. Margfaldaðu
fjölda starfsmanna og útseldan tíma
við lengd fundarins. Skrifaðu það á
töfluna fyrir allra augum.
n Láttu alla vita með skýrum hætti
í lok fundar að ætlast sé til aðgerða
í framhaldi af fundinum í samræmi
við niðurstöður hans.
n Ef tveir fundarmanna byrja að tala
saman skaltu strax kalla til þeirra:
„Hér er haldinn einn fundur í einu!“
n Til að ná athygli fundarmanna
skaltu hafa fjölbreytt mál á dagskrá,
nota mismunandi hjálpartæki, svo
sem skjávarpa, glærur og töflu.
n Ef þú ert boðaður á fund sem þú
veist að er tímasóun fyrir þig skaltu
færast undan því að mæta, senda
einhvern í þinn stað eða biðja um að
fá fundargerðina senda.
n Gefðu þig allan í fundinn þegar
þú ert á honum; hlustaðu vel, taktu
þátt og reyndu að fá eins mikið út úr
honum og hægt er. Slepptu óþarfa
athugasemdum.
n Ljúktu því verki sem þér er
falið að loknum fund. Settu málið
á verkefnalistann og raðaðu því í
forgangsröð.