Morgunblaðið - 03.01.2020, Síða 24

24 MORGUNBLAÐIÐ FÖSTUDAGUR 3. JANÚAR 2020
Hvaða máli skipta fundir?
„Þeir skipta mjög miklu máli. Bæði eru mikilvægar ákvarðanir
teknar á fundum og margir verja meirihluta vinnutíma síns á
fundum. Því skiptir máli að tímanum sé vel varið og að sjónarmið
allra komi fram til að ákvarðanir byggist á réttum forsendum. Ég
hef setið hundruð funda, bæði árangursríka fundi og fundi sem
voru að miklu leyti tímasóun og hefði þá fremur viljað geta sinnt
öðrum verkefnum.“
Mætti bæta fundarmenningu víða
Er ástæða til að breyta fundarmenningunni á Íslandi?
„Klárlega má bæta fundamenninguna á mörgum vinnustöðum.
Oft dettur fólki fyrst í hug að boða fund, þegar það stendur
frammi fyrir nýju verkefni. Í sumum tilvikum væri gagnlegra að
undirbúa verkefnið með öðrum hætti og boða fundinn þegar allar
upplýsingar liggja fyrir og tilgangur fundarins er öllum ljós og
fólk hefur haft tækifæri til að undirbúa sig. Undirbúningur og
eftirfylgni með niðurstöðum funda eru þeir þættir sem oft er
ábótavant. Nú er mikil umræða um að stytta fundi sem á oft rétt
á sér. En það getur einnig skilað betri árangri taka fleiri und-
irbúin mál fyrir í einni lotu og lengja fundi fremur en að verkefni
dreifist yfir langt tímabil og það þurfi að halda marga fundi.“
Ingibjörg býður námskeið fyrir vinnustaði, m.a. um hvernig
megi búa til meiri virkni á fundum og gera þá árangursríkari.
„Ég vil því kenna fólki leiðir til að virkja þátttakendur og ná
þannig að byggja á þekkingu og reynslu starfsfólks og valdefla
það.“
Hvaða námskeið eru á döfinni hjá þér?
„Ég býð námskeið fyrir fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök
um hvernig megi breyta fundamenningu og fundaskipulagi þann-
ig að fólk sé virkara og fundir betur til þess fallnir að virkja fólk
og draga fram þekkingu þeirra og hugmyndir. Þá kem ég á
vinnustaðinn og allur starfsmannahópurinn nær mikilvægu sam-
tali um árangursríka fundi og fundamenninguna á vinnustaðnum.
Námskeiðið kallast Fjölbreyttari og virkari fundir og einnig býð
ég námskeiðið Markviss og skýr upplýsingamiðlun innan vinnu-
staða ásamt námskeiðum um sameiningar og breytingar á vinnu-
stöðum og Mastermind markþjálfunarhópa. Hinn 13. mars verð-
ur námskeiðið Fjölbreyttari og virkari fundir í boði fyrir
almenning á Ísafirði á vegum Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða og í
Reykjavík verður næst opið námskeið hinn 24. mars nk. Upplýs-
ingar og skráning fer fram á netfanginu namskeid@birki.is.
Námskeið fyrir alla
Fyrir hverja er námskeiðið og hvað mega þátttakendur gera
ráð fyrir að taka úr þessu námskeiði?
„Námskeiðið er fyrir stjórnendur, sérfræðinga og annað fólk
sem nýtir fundi í starfi eða annars staðar, til dæmis hjá fé-
lagasamtökum. Þátttakendur fá tækifæri til að meta gagnsemi
funda og læra leiðir til að gera fundi árangursríkari og skemmti-
legri, nýta tímann betur og virkja þátttakendur. Einnig ræðum
við leiðir til að bæta fundarmenningu vinnustaða. Í haust stóð ég
fyrir viðtalsrannsókn meðal sérfræðinga í opinbera geiranum um
reynslu þeirra af fundum og hvað þeim finnst skipta máli til að
gera fundi árangursríka. Á námskeiðinu segi ég líka frá því hvað
þeir telja að skili mestum árangri á fundum.“
Ljósmynd/Unsplash
Eru fundir martröð eða upp-
spretta góðra hugmynda?
Það kannast líklega flestir við að sitja tilgangslausa fundi þar sem hugurinn leitar annað á
miðjum fundi og vera jafnvel farnir að skipuleggja helgina í huganum eða vafra á netinu.
Elínrós Líndal | elinros@mbl.is
Ingibjörg Gísladóttir
er sérfræðingur þeg-
ar kemur að fundum.
Góðir fundir geta haft mikil
áhrif á fólk og fyrirtæki.
I
ngibjörg Gísladóttir ráðgjafi segir fundi mikilvæga. Sér í lagi
ef þeir eru góðir. En svo sé ekki alltaf raunin.
„Stundum eru fundir algjör martröð og geta dregið frá
manni alla orku en svo eru líka fundir þar sem fólk iðar af
spenningi vegna hugmyndanna sem fæddust á fundinum,“
segir Ingibjörg Gísladóttir, ráðgjafi og fundalóðs hjá Birki ráð-
gjöf.
„Fundir eru eitt helsta atvinnutækið hjá stórum hópi fólks á
vinnumarkaði í dag, svipað og hamarinn er vinnutæki trésmiðs-
ins,“ segir hún og útskýrir að því séu fundir um leið nauðsynlegir.
Hver er munurinn á góðum fundi og lélegum að þínu mati?
„Það sem einkennir góðan fund er í fyrsta lagi að það er þörf
fyrir fundinn. Stundum er verið að boða fundi um mál sem hefði
mátt afgreiða í símtali eða með tölvupósti. Í öðru lagi að rétta
fólkið sé á fundinum, það er að segja fólk sem hefur bestu þekk-
inguna á viðfangsefninu eða hefur með málið að gera að öðru
leyti. Góður fundur hefur markmið, það er öllum ljóst hver til-
gangur fundarins er og fólk hefur haft tækifæri til að undirbúa
sig. Leikreglur fundarins þurfa að vera skýrar.“
Fundarstjóri skiptir máli
Ingibjörg er á því að fundarstjórinn hafi mestu áhrifin á hvern-
ig fundurinn fer fram.
„Hópurinn þarf að taka sameiginlega ábyrgð á að ná góðri nið-
urstöðu og að það fari fram opin umræða þar sem hlustað er á
sjónarmið allra. Einn einstaklingur má ekki leyfa sér að einoka
umræðuna og skjóta niður hugmyndir annarra áður en þær hafa
verið teknar til umræðu og skoðunar. Bestu fundirnir eru þannig
að ný þekking og skilningur verður til, góðar hugmyndir fæðast og
ná að verða að veruleika. Til að ná sem mestu fram getur verið
gott að brjóta upp form fundarins og gefa kost á einstaklingsvinnu,
hugarflæði eða samtali í minni hópum. Já, og svo eru auðvitað
ánægjuleg samskipti á góðum fundi og það er jafnvel gaman.“
Illa skipulagðir fundir geta verið kostnaðarsamir fyrir fyrir-
tæki og stofnanir. Bæði er verið að sóa dýrmætum tíma starfs-
fólks og góðar hugmyndir komast ekki að.
„Reynslan hefur kennt mér að starfsfólkið býr yfir verðmæt-
ustu hugmyndunum um hvernig bæta megi starfið og auka ár-
angur. Skipulag margra funda er þannig að fólki finnst erfitt að
koma hugmyndum sínum á framfæri eða þá að það er alls ekki
verið að óska eftir þekkingu starfsfólksins, sem er miður.“
Námskeið sem gefa réttindi
um gjörvalla Evrópu
Öll ökuréttindi - Öll vinnuvélaréttindi
Klettagörðum 11 (ET-húsinu) - 104 Reykjavík - Símar 588 4500, 822 4502 - www.meiraprof.is - rektorinn@gmail.com
Skjót leið
til starfsmenntunar
Skapaðu þér þitt eigið góðæri
www.meiraprof.is