Morgunblaðið - 11.10.1970, Blaðsíða 15

MORGUNBLAÐIÐ, SUNNUDAGUR 11. OKTÓBER 1970
39
Staðall í eyðublaða-
tækni í undirbúningi
Undirbúningur er nú haf-
inn að stofnun íslenzkrax
verzlunarskjalanefndar, sem
í samvinnu við Iðnaðarmála-
stofnun íslands mun starfa að
því að staðla verzlunarskjöl.
í nefnd þessari munu eiga
sæti fulltrúar hagsmunasam-
taka s.s. Félags íslenzkra stór-
kaupmanna og fulltrúar stjórn
valda. Sverrir Júlíusson, hag
fræðingur hefur verið ráðgef
andi Iðnaðarnmlastofmininni
um þessi mál og nýlega átti
Mbl. viðtal við hann. Við
spurðum fyrst um það hvað
við væri átt með hagræð-
ingu á skrifstofum. Hann
sagði:
— Skrifstofuhagræðing í
stórum dráttum er þriþætt. I
fyrsta lagi beinist hún að
skipulagi húsnæðisins og nýt-
ingu þess. Þá að vali á bún-
aði og hvers konar tækjum
til skrifstofuhalds og í þriðja
lagi að pappirsgögnum hvers
konar, svo sem ejrðublöðum,
gerð þeirra, meðferð og
vörzlu. Fleiri atriði koma til
greina, en þau eru þá yfir-
leitt stjórnunarlegs eðlis, bók
baldiamiál og fjánhaigsimál.
StöðiluiniaTsitarfseimi IMSÍ á
svilðd skrif stofutæfcnd beitniiist
einkuim að sfðastniefnda atrið-
iiniu, eyðublöðuiniuim.
— Til þess að ná raunhæf-
um tökum á hagræðingu
pappírsgagna, verður að
byglgj'a á stöðlun. Aniniars veg-
ar á stöðlun fyrir pappirs-
stærðir og umslög og hins veg
ar á staðlaðri frummynd eyðu
blaða og kerfisbundinni vélrit
un. Enn sem komið er hafa í
þessum efnum aðeins verið
settir staðlar hér á landi um
pappírsstærðir og umslög. Var
það gert að frumkvæði Iðnað
armálastofnunar íslands með
samkomulagi hagsmunasam-
taka. Unnið er nú að frekari
stöðlun á þessu sviði og eru
frumvörp i undirbúningi, bæði
um grunnmynd eyðublaða og
kerfisbundna vélritun. Stöðl-
uð grunnmynd eyðublaða auð
gerðar, að aiuðveldiast er að
stjórna þeim frá leturborð
iniu sjálfu og eiiniuinlgis þarnnig
kemur blindskriftarhæfileiki
vélritarans að notum.
— Hver verður svo þróun-
in?
— Þar sem eyðublöðum hef
ur verið komið í það horf,
sem hér er lýst, beinist nú
þróunin i þá átt að samræma
skyld eyðublöð eða eyðublöð
sem notuð eru saman, svo að
útfylling þeirra geti farið
fram á samfelldan hátt. Það á
einkum við um gerð eyðu-
blaða, sem notuð eru í verzl-
unarviðskiptum, einkum í ut-
anríkisviðskiptum, þar sem út
flytjandi þarf að útíylla
fjölda eyðublaða af einu til-
efni, t.d. vörureikning, pökk
uiniarseðill, flutniinigsigkjöl, s.s.
farmbréf, eyðuiblöð til bainka
og tryggingarfélags og eyðu-
blöð fyrir opinbera aðila
vegna skýrslugerðar eða
leyfa, Öliuim slílkum eyðiuiblöð
um er það sameiginlegt að
þau innihalda að verulegu
leyti sömu upplýsingarnar.
Það er mikil tímasóun og
villuuppspretta að skrifa upp
aftur og afti^r sömu upplýs-
inigair. TalkmiarikiiS er a'ö
skrifa þær aðeins einu sinni.
— Hvernig má koma slíku
í kring?
— Það má gera með þvi að
nota svokallaðan ,,master“ fyr
ir fjölritun og eyðublöðin eru
útfyllt með honum. Á „mast-
erinn“ eru ritaðar allar upp-
lýsingar, sem koma fyrir á
öllum eyðublöðunum og við
útfyllingu hvers eyðublaðs er
þá breitt yfir þær upplýsing-
ar, sem eiga ekki að koma
fram. Þetta er framkvæmt
með sérstöku áhaldi. Þetta
gerir aftur þær kröfur til
eyðublaðanna að samræma
þarf þau mjög náið, þ.e.a.s.
sömu atriðin verða alltaf að
vera á sama stað. Þetta er
talsvert vandasöm samræm-
ing, en hún flýtir fyrir útfylj
ingu eyðublaðanna og þegar
Rætt við Sverri Júlíusson, hag-
fræðing, sem er ráðunautur í
skrifstofuhagræðingu IMSÍ
veldar mjög hönnun þeirra og
stuðlar að samræmdu útliti og
einfaldri gerð. Auk þess eru
þau gerð fyrir kerfisbundna
útfyllingu i vélum, svo að
unnt sé að nýta eiginleika'vél
arinnar miklu betur en al-
mennt tíðkast og ekki sízt
hæfileika þeirra, sem vélina
nota.
— Takmarkið er sem sagt
að nýta útbúnað vélanna til
fulls?
— Já. Það er allt of al-
gengt að búnaður ritvéla, t.d.
er ekki nýttur sem skyldi og
afburðahæfileikar vélritunar
stúlku fá ekki notið sín, þar
eð eyðublöðin eru ekki að-
löigiuð þeim kröfuim, seim rit-
vélin gerir. Um daginn sá ég
t.d. í prentsmiðju einni, unn-
ið að eyðublaði, sem að gerð
var í engu frábrugðið eyðu-
blöðum frá timum fjaðra-
penna og púlts, nema hvað
leturgerðin var nýtízkulegri,
en enginn vafi lék á því að
það myndi að verulegu leyti
verða útfyllt i ritvél.
Grunnmynd eyðublaðanna
er þannig hugsuð, að stöðluð
dálkaskipting er á öllum gerð
um verzlunarskjala og þarf
því ekki að skipta um still-
ingu í vélinni, þótt mismun-
andi eyðublöð séu útfyllt á
víxl. Með þessu verða afköst
miklu meiri og starfið verður
og mun léttara þeim, sem
vinnur. Ritvélar eru þannig
einu sinni er búið að lesa
próförk af „masternum" og
gengið er úr skugga um, að
hann sé réttur, eru villur úti-
lokaðar.
— Á hvaða stigi eru þessi
mál nú?
— Á Norðurlöndum hefur
jafnan verið forysta í þess-
um efnum, einkum í Svíþjóð.
Upphaf þessa máls í Sviþjóð
nær allt aftur til áranna fyr-
ir síðustu heimstyrjöld. Svíar
hafa og verið óþreytandi við
að útbreiða skoðanir sinar á
þessu — öllum til hagsbóta,
sem upp hafa tekið. Á Norð-
urlöndum hefur mikið átak
verið unnið í skrifstofustöðl-
un, ekki sízt á sviði verzlun-
arskjala. Samvinna þjóða í
milli á þessu sviði er mjög
æskileg og m.a. var samþykkt
á fundi Norðurlandaráðs 1959
að beina því til ríkisstjórna
landanna að þær beittu sér
fyrir samræmingu opinberra
útfluitni0gB3kijiala oig stuðliuðu
að samræmimgiu anmarna verzl
uiniarSkijala í utainríkisiviðiakipt-
um.
— Nær þiessii gamiviinnia ekki
út fyrir Norðiurlönd?
Samvinina uim þessi mál
er ekfki aðeina mieðal Norð-
urlaindaiþjóð a nna, hieldiur hafa
Svíar eiranig uninið 'þeim
mikið fylgi hjá alþjóðastofn-
unum með þeim árangri að
ECE, Efnahagsstofnun Sam-
einuðu þjóðanna í Evrópu,
Sverrir Júlíusson.
hefur samþykkt svokallaðan
„ECE layout key“ fyrir
grunnmynd eyðublaða í sam-
ræmi við norrænar fyrir-
myndir. Þar starfar nú nefnd,
sem reynir að draga úr hvers
konar viðskiptahömlum öðr-
um en tollum. Starf hennar
beinist m.a. að því að draga
úr hvers konar skriffinnsku
og takmarkið er að eýðublöð
1 milliríkjaviðskiptum verði
eins einföld og samræmd í
inotkun og kostur er, svo
að sem fyrirhafnarminnst sé
að nota þau.
Náið saimetairf er miilli norr-
ænu verzluwarskjalaniefindar-
innar og nefndarinnar innan
Efniahagissitofmuiniar Samein-
uðu þjóðanna og hafa nefnd-
irnar sömu hugmyndir um
stöðlun. Hjá Efniaihiagsstofn-
uninni starfar nú Svii, Gösta
Roos, sem ráðunautur i eyðu-
blaðatækni og á síðastliðnu
sumri var starfssvið hans auk
ið og hann einnig skipaður
ráðunautur Sameinuðu þjóð-
anna í öðrum heimshlutum.
Sýnir þetta að samtökin hafa
mikið álit á þróun þessara
mála og þeirri staðreynd að
þörf er útbreiðslu staðals í
eyðublaðatækni.
— Hvað hafa Islendingar
tekið mikinn þátt í þessu?
— Vfð höfum Mtiinm þátt
tekið i þessu alþjóðlega sam-
starfi enn sem komið er, en
reynt að fylgjast með. Alvid
J. Áhlin, starfsmaður
sænsku stöðlunarstofnunar-
innar (Sveriges standardiser-
ingskommission) hefur verið
okkur pinkar ráðhollur og
slik tengsl þarf að rækja vel.
Víða hefur alvarlega verið
hugsað um þessi mál, en auð-
séð er að mikils átaks er þörf
hér á landi i þessum efnum.
Eins og ég áður sagði eru
fruimivörp að stöðluim nú í und
irbúningi og verða þeir verð-
mæt plögg sem námsefnd bæði
í skólum og á vinnustöðum.
Frumvörpin ættu að birtast í
haust og vetur. Ég hef yfir-
leitt orðið var við góðan
skilning manna á meðal á
nauðsyn þessa máls, bæði
meðal fyrirtækjasamtaka og
opinberra aðila. Það sem ræð-
ur úrslitum um skjótan bata
þessara mála er að fá aðila
til samstarfs um virka notk-
un staðlanna og efla hvers
konar fræðslustarfsemi með
þá sem námsefni. Þegar menn
síðan hafa fengið þjálfun í
notkun slíkra staðla, má bú-
ast við verulegum árawgri,
sagði Sverrir Júlíusison að
lokum.
Hoinarijörður, Garðahreppur
og nógrenni.
Leitið ekki langt yiir skammt
Byggingavöruverzlun Björns Ólafssonar
býður yður eftirfarandi:
-K Cólfdúka gólfteppi gólfflísar -)<
-K Veggfóður veggdúka -)<
-K Málningu og lökk -K
-j< Komið og veljið litina sjálf úr
3 þúsund tóna litum.
-)< Litirnir lagaðir meðan þér bíðið -)<
-j< Hreinlœtistœki í flestum litum
vœntanleg -)<
-K Athugið opnum kl. 7.30 f.h. -)<
-)< Nœg bílastœði opið í hádeginu -)<
-)< Áherzla lögð á góða þjónustu j<
Byggi11g'avöruverzlun Björns Ólafssonar
Reykjavíkurvegi 68, Hafnarfirði,
Sími 52575.