Morgunblaðið - 18.08.1983, Side 34

34
MORGUNBLAÐIÐ, FIMMTUDAGUR 18. ÁGÚST 1983
Myndin sýnir ímyndaðan vinnuferil pöntunargangs um skrifstofuhúsnædi.
Skrifetofa framtíðarinnar
— eftir Svein Hjört
Hjartarson
Hvað er virkni?
Virkni er hugtak, sem oft kemur
fyrir þegar rætt er um afköst á
skrifstofu. En hvað er virkni?
Þetta hugtak má skýra þannig, að
með aukinni virkni sé stefnt að
hámarks afköstum með lágmarks
tilkostnaði.
Eitt höfuðvandamál í rekstri
vestrænna fyrirtækja á liðnum ár-
um hefur verið stigvaxandi kostn-
aður við allt skrifstofuhald. Þrátt
fyrir töluverða vélvæðingu á
skrifstofum á síðasta áratug, var
t.d. talið að meðalafköst skrifstof-
unnar hafi einungis aukist um 4%,
á meðan framleiðniaukningin í
framleiðsludeildum jókst um 90%
á árunum 1966—1976, skv. banda-
rískum heimildum. Samkvæmt
þessu hefur síaukinn tilkostnaður
í skrifstofuhaldi leitt til óveru-
legrar afkastaaukningar í skrif-
stofuhaldi á þessu tímabili. Af
þessum sökum m.a. hafa augu
manna opnast fyrir nauðsyn þess
að auka virkni í skrifstofuhaldi. En
til þess að ná aukinni virkni verð-
ur fyrst og fremst að fara fram
athugun og mat á þeirri þörf upp-
iýsinga, sem fyrir hendi er áður en
ráðist er í að fullnægja þessari
þörf, með t.t. nýjum starfsháttum
og tölvuvæðingu.
1. Framtídin
Hvernig verður starfsemi hátt-
að á skrifstofu framtíðarinnar?
Þetta er spurning, sem margir
hafa velt fyrir sér í ræðu og riti
með hliðsjón af þeim tækninýj-
ungum, sem í boði eru fyrir skrif-
stofur í dag.
Margt er enn óljóst um hvernig
starfsemi á skrifstofum verður
háttað í smáatriðum, en þó er
flestum orðið ljóst, að vélvæðing
skrifstofunnar mun halda áfram.
Það er hægt með ýmsum leiðum
að skyggnast inn í skrifstofu
framtíðarinnar, eins og þeir sem
standa að tækniþróuninni sjá
hana.
í þessari grein verður leitast við
að hlaupa á nokkrum atriðum,
sem varpa ljósi á þá þróun, sem nú
á sér stað í skrifstofuhaldi.
Eins og áður er nefnt, eru ýmsar
leiðir færar til að kynna sér þá
þróun, sem á sér stað í tækjum og
búnaði fyrir starfsemi skrifstof-
unnar, s.s. lestur bóka og tímarits-
greina, námsstefnur, námskeið og
vörusýningar. Líklega gefa vöru-
sýningar bestu heildaryfirsýn yfir
vélar og búnað.
Hannover-sýningin
Meðal áhugaverðra vörusýninga
yfir skrifstofubúnað og tæki er
vafalítið Hannover-sýningin í
Þýskalandi. Þessi sýning er
stærsta alþjóðlega sýningin í
heimi fyrir skrifstofutæki og bún-
að. Hún er haldin í apríl ár hvert
og eru yfir eitt þúsund framleið-
endur skrifstofutækja og búnaðar
hvaðanæva úr heiminum, sem
taka þátt í sýningunni, enda er
hún gjarnan nefnd Mekka skrif-
stofunnar. Á þeirri sýningu, sem
er nýafstaðin gaf eins og endra-
nær að líta ýmsar nýjungar, sér-
staklega í ýmiss konar tölvubún-
aði. Athyglisvert er hversu
vinnslugeta míkrótölva er stöðugt
að aukast.
Aukin sókn
míkrótölva
Míkrótölvur eru í dag orðnar
svo kröftugar, að þær henta mjög
vel litlum og meðalstórum fyrir-
tækjum. Enda framboð tegunda
fjölbreytilegt. Meðal athyglis-
verðra nýjunga, sem sýndar voru
á Hannover-sýningunni hvað
varðar míkrótölvur, voru m.a.
personal computers (einkatölvur),
þar á meðal IBM PC, en hún er
tilraun skrifstofuvélarisans til að
mæta þeirri samkeppni, sem hann
hefur mætt á tölvumarkaðinum
frá míkrótölvuframleiðendum.
Meðal annarra nýjunga á Hann-
over-sýningunni var míkrótölvan
Apple Lisa, fyrir þær sakir að
komið er inn á nýjar brautir í því
að gera notkun vélarinnar ein-
falda í notkun fyrir fólk, sem hef-
ur ekki mikla tölvuþekkingu.
Segja má, að með tilkomu
míkrótölvanna og aukinni
vinnslugetu þeirra, hafi í fyrsta
skipti opnast möguleiki fyrir lítil
og meðalstór fyrirtæki að eignast
eigin tölvu fyrir viðráðanlegt verð.
Fjölbreytileg hjálpar-
tæki fyrir skrifstofur
Skrifstofunni tilheyrir ýmiss
annar búnaður og tæki, þótt e.t.v.
megi segja að tölvurnar séu mest í
sviðsljósinu.
Á Hannover-sýningunni var
sýnt gott úrval af ljósritunarvél-
um, ritvélum, skjalaskápum,
símatækjum, loftpóstun, skrif-
borðum, stólum og Ijósabúnaði,
svo eitthvað sé nefnt. Stöðugt er
verið að betrumbæta þau tæki og
búnað sem fyrir hendi er. Það sem
einkennir hönnun á nútíma
skrifstofum er einkum tvennt:
í fyrsta lagi er reynt að búa
þannig um starfsemi skrifstof-
unnar að þar sé hægt að skila há-
marksafköstum. í öðru lagi að
hönnun tækja og búnaðar sé að-
laðandi og hann þægilegur í notk-
un. Þegar skipuleggja á skrif-
stofuhúsnæði með tækjum og bún-
aði, eru þrjú meginatriði sem hafa
ber í huga:
1. Hvernig eru verkefnin leyst?
2. Hverjar eru þarfir einstakra
starfsmanna?
3. Hvað á að vinna og hvernig?
Skrifstofusjálfvirkni
Skrifstofusjálfvirkni er hugtak,
sem jafnan er nefnt þegar rætt er
um skrifstofu framtíðarinnar.
Með skrifstofusjálfvirkni er átt
við það tæknistig, þegar hægt
verður að tengja fleiri hjálpartæki
á skrifstofunni við tölvuna og þar
með auka við vinnslugetu hennar.
Jafnframt er gert ráð fyrir að með
tengingu við boðkerfi, s.s. almenn-
ingskerfi Pósts og síma eða hugs-
anleg einkaboðkerfi, verði hægt að
flytja boð og upplýsingar milli
tölvukerfa og hafa ýmis samskipti
við viðskiptamenn í gegnum tölv-
una.
Þessi tækni er enn á byrjunar-
stigi og er aðeins farið að nota
hana í t.d. stórum fyrirtækjum í
Bandaríkjunum. Helsti kosturinn,
sem þessi stórfyrirtæki sjá við
skrifstofusjálfvirknina er sá, að
með þessari tækni er hægt á hag-
kvæman og virkan hátt að miðla,
geyma og vinna úr upplýsingum
hraðar en áður. Má í þessu sam-
bandi t.d. nefna rafeindapóst (El-
ectronic Mail), sem gerir mögulegt
að senda skrifaðar upplýsingar
tölvu úr tölvu, jafnvel milli landa.
Sveinn Hjörtur Hjartarson rekstr-
arhagfræðingur.
„í þessari grein verður
leitast við að hlaupa á
nokkrum atriðum, sem
varpa Ijósi á þá þróun,
sem nú á sér stað í
skrifstofuhaldi.“
Eins og flestum er kunnugt er raf-
eindapóstur ekkert nýnæmi fyrir
þá sem vinna á skrifstofum, því
telextæki eru ekkert annað en
miðlunartæki fyrir rafeindapóst.
Hitt, að boð eru send milli staða í
gegnum tölvur, er hins vegar til-
tölulega nýtilkomið.
Þörf fyrir nýjan
og betri hugbúnað
Hér hefur verið stiklað á ör-
fáum atriðum í sambandi við vél-
væðingu skrifstofunnar. í allri al-
mennri umræðu um vélbúnað, sem
fram fór á Hannover-sýningunni í
apríl sl., var það nokkuð samdóma
álit manna, að sá vélbúnaður, sem
til er í dag sé það tæknilega full-
kominn, að hann fullnægi þeim
kröfum, sem gerðar verði til slíks
búnaðar á næstu árum. En hug-
búnaður í tölvur (þ.e. forskriftar-
kerfi, sem segja til um hvernig
þær eigi að vinna), mun væntan-
lega taka framförum á næstunni
og er almennt talið að í gerð betri
hugbúnaðar sé að vænta mestu
framfaranna í tölvutækninni á
komandi árum.
Hönnun skrifstofu-
húsnæðis
Ný viðhorf í hönnun skrifstofu-
húsnæðis hafa rutt sér til rúms
hérlendis á liðnum árum. Enda er
mikilvægt, ef ná á góðum afköst-
um á skrifstofum, að húsnæðið sé
skipulagt m.t.t. þeirra verkefna
sem þar eru leyst.
Illa skipulagt og óaðlaðandi
skrifstofuhúsnæði er þáttur sem
tvímælalaust dregur úr afkasta-
getu á skrifstofunni. Þegar skipu-
ieggja á skrifstofuhúsnæði er mik-
ilvægt að þess sé gætt, að ferill
þeirra verkefna sem unnin eru á
skrifstofunni sé rökrétt uppbyggð-
ur, t.d. í beinni línu.
Skrifstofuhúsnæði getur verið
með ýmsu móti. Aðallega er þó um
þrenns konar fyrirkomulag að
ræða:
1. Lokuð herbergi.
2. Opnir salir.
3. „Landslagshúsnæði".
Landslagshúsnæði er fyrir-
komulag sem byggir á opnu hús-
næði, þar sem vinnustöðvar eru
afskermaðar og tekið er tillit til
helstu umhverfisþátta, s.s. ljóss,
hita, loftræstingar og fagurfræði-
legra atriða, t.d. blóma og mynda.
Upphaflega er hugmyndin um
landslagshúsnæði komin frá
Þýskalandi, þótt hún hafi síðan
breiðst til annarra landa.
Hér á landi hefur þetta fyrir-
komulag verið reynt víða í mis-
munandi útfærslu. Ætla má að
skrifstofa framtíðarinnar verði
þannig uppbyggð að auðvelt verði
að breyta húsnæðinu, ef þörf kref-
ur, þótt einnig sé gert ráð fyrir
lokuðum herbergjum. Viss til-
hneiging er til að setja yfirmenn í
lokuð herbergi, en hafa aðra
starfsmenn í opnum herbergjum.
Ahrif tækninnar
Tækninýjungarnar í skrifstofu-
tækjum og -búnaði eru einungis
hjálpartæki, sem ætlað er að auð-
velda lausn þeirra verkefna, sem
skrifstofan þarf að sinna. Enda
miðar tæknin að því að aðlaga
tækin að verkefnunum, en ekki
öfugt.
Væntanlega mun fólki fækka
eitthvað að meðaltali á skrifstofu,
en aftur á móti mun verkefnum
fjölga, en þar sem tölvurnar munu
leysa flest þeirra verkefna verður
ekki þörf fyrir aukinn mannafla.
Bætt upplýsingaöflun, miðlun
og úrvinnsla þeirra með tilkomu
tölvuvæðingar, leiðir að sjálfsögðu
til markvissari og árangursríkari
rekstrar. Það er að sjálfsögðu
þetta, sem er eftirsóknarvert í
sambandi við tölvuvæðingu
skrifstofuhalds, svo og notkun an-
narra nútíma tækjabúnaðar í
rekstrinum.
Tölvuvæðing
Mörg fyrirtæki hafa brennt sig
illilega á því að við tölvuvæðingu
starfseminnar að gleymst hafi að
taka tillit til veigamikilla þátta,
sem skipta máli þegar ný tæki eru
tekin í notkun.
Hér verða ekki tíunduð dæmi,
en það skal hér undirstrikað, að
þegar taka á nýja tækni í notkun
er ekki nóg að athuga getu tækja-
búnaðarins, heldur verður að at-
huga vel hvernig fyrirtækið eða
stofnunin er í stakk búin til þess
að innleiða nýja tækni. í fram-
haldi af því eru svo gerðar ráð-
stafanir til að undirbúa starfsem-
ina fyrir breyttar aðstæður. í