Morgunblaðið - 30.12.2006, Side 9

MORGUNBLAÐIÐ LAUGARDAGUR 30. DESEMBER 2006 9
FRÉTTIR
 JÓHANNA
Gunnlaugsdóttir
varði dokt-
orsritgerð sína í
upplýsinga- og
skjalastjórn við
upplýs-
ingafræðideild
Háskólans í Tam-
pere, Finnlandi,
25. nóvember sl.
Doktorsritgerðin
ber heitið „The Implementation and
Use of ERMS: A Study in Icelandic
Organizations“.
Jóhanna er fyrsti Íslendingurinn
sem hlotið hefur doktorsgráðu í upp-
lýsinga- og skjalastjórn. Upplýs-
inga- og skjalastjórn er tiltölulega
ný fræðigrein í hinu alþjóðlega há-
skólasamfélagi og innan við tíu
manns hafa varið doktorsritgerðir í
greininni. Enginn hefur áður valið
að rannsaka innleiðingu og notkun á
rafrænum skjalastjórnarkerfum
(ERMS) í skipulagsheildum.
Leiðbeinandi Jóhönnu við dokt-
orsrannsóknina var dr. Pertti Vakk-
ari prófessor en rannsóknin fjallar
um innleiðingu og notkun rafrænna
skjalastjórnarkerfa í skipulags-
heildum á Íslandi. Andmælandi við
vörnina var dr. Julie McLeod, Nort-
humbria University.
Mörg fyrirtæki og stofnanir bæði
á Íslandi og erlendis hafa fjárfest í
rafrænum skjalastjórnarkerfum
(ERMS). Rafræn skjalastjórn-
arkerfi gera kleift að hafa stjórn á
skjölum allan endingartíma þeirra
svo framarlega sem kerfin eru inn-
leidd og notuð á réttan hátt. Mark-
mið rannsóknarinnar var að komast
að því hvers vegna skipulagsheildir
fjárfestu í rafrænum skjalastjórn-
arkerfum, hvernig kerfin voru inn-
leidd og hvort og þá hvernig og til
hvers starfsfólkið notaði kerfin.
Rannsókninni var einnig ætlað að
sýna tengslin milli innleiðing-
araðferða og notkunar á rafrænu
skjalastjórnarkerfunum.
Niðurstöður rannsóknarinnar
sýndu að sterk tengsl voru á milli
mikilvægustu innleiðingarþáttanna
og útkomuþáttanna sem þeir höfðu
áhrif á. Þrír innleiðingarþættir virt-
ust hafa mestu áhrifin á vel heppn-
aða innleiðingu. Þeir voru: (1) Stuðn-
ingur æðstu stjórnenda við
verkefnið en hann fólst í notkun
stjórnendanna sjálfra á kerfinu, eft-
irliti þeirra með notkun starfsfólks
og ábyrgð stjórnendanna á notk-
uninni. Þá skipti umbun og hvatning
stjórnenda til handa því starfsfólki,
sem notaði kerfið á réttan hátt, máli.
(2) Þátttaka notenda í verkefninu og
góð samvinna milli starfsfólks í
tölvudeild, skjalastjórnanda og ráð-
gjafa frá hugbúnaðarseljanda við
þróun og aðlögun kerfisins. (3) Þjálf-
un notendanna sem þurftu bæði
haldgóða kennslu í upplýsinga- og
skjalastjórn almennt auk yfirgrips-
mikillar þjálfunar í notkun á kerfinu
sjálfu og hinum ýmsu möguleikum
sem það bjó yfir.
Aðrar niðurstöður rannsókn-
arinnar leiddu í ljós: (1) Hvaða
skjalaform og skjalategundir starfs-
fólk vistaði í rafræna skjalastjórn-
arkerfið, (2) hvernig það skráði skjöl
og upplýsingar inn í kerfið og (3)
hvernig það leitaði að upplýsingum í
kerfinu. Þá leiddi rannsóknin í ljós
hvaða tilfinningu starfsfólk hafði
fyrir því að vinna í kerfi, þar sem
aðrir gætu fylgst með störfum þess,
en rafrænu skjalastjórnarkerfin eru
þeim eiginleikum búin að slíkt er
mögulegt.
Niðurstöðurnar hafa hagnýtt gildi
fyrir stjórnendur fyrirtækja á Ís-
landi sem vilja innleiða eða endur-
innleiða rafræn skjalastjórnarkerfi á
vinnustað. Fræðilegt framlag rann-
sóknarinnar er að hún varpar ljósi á
hverjir eru mikilvægustu ílagsþættir
innleiðingarinnar til áhrifa á árang-
ur hennar.
Þótt rannsóknin hafi verið fram-
kvæmd á Íslandi getur hún einnig
haft gildi fyrir meðalstórar skipu-
lagsheildir í Vestur-Evrópu, Norð-
ur-Ameríku og Ástralíu þar sem fyr-
irtækjamenning með tilliti til starfa,
samvinnu, samkeppni og stjórn-
unarstíls er ekki svo frábrugðin í
þessum heimshlutum. Rannsóknin
getur einnig skapað grundvöll til
frekari rannsókna.
Doktor í upplýsinga- og skjalastjórn
Jóhanna Gunn-
laugsdóttir
PÉTUR Kristjánsson, áhugamaður um
rétta notkun á íslenska fánanum, gaf á
aðventunni forsætisráðuneytinu fána á
stöng sem hann hafði sjálfur smíðað að
mestu. Ekki reyndist pláss fyrir fána-
stöngina í híbýlum ráðuneytisins og var
Pétur beðinn að fjarlægja fánann sem
hann og gerði. Að endingu fann Pétur
gjöfinni eiganda í Ögmundi Jónassyni
þingmanni Vinstri grænna.
Tilgangurinn með gjöfinni var að
vekja athygli ráðuneytisins á notkun
fánans en Pétri finnst hann of lítið not-
aður á opinberum vettvangi. Hann hafi í
sumar reynt að ná sambandi við Geir H.
Haarde forsætisráðherra til að bjóða
honum fánastöngina en ekki náð í ráð-
herrann en rætt málið við starfsmenn
ráðuneytisins. Að sögn Péturs gaf hann
þeim sjálfdæmi um hvernig stöngin yrði
á litinn en fékk aldrei skýr svör um það.
Hann lét þetta ekki á sig á fá heldur
smíðaði fánastöng með fæti og kom
henni til skila í ráðuneytið.
Hinn 22. desember var hringt frá
ráðuneytinu og honum tjáð að ekki væri
pláss fyrir stöngina í híbýlum þess og
hann beðinn að fjarlægja hana og varð
Pétur við því. „Ég fór og náði í stöngina
og hún er nú bara uppi á skrifstofu hjá
mér í vinnunni,“ segir Pétur sem gaf
síðar Ögmundi Jónassyni stöngina sem
hann þáði með þökkum.
Fánanum of lítið hampað
Pétur segir að í raun hafi gjöfin verið
gárungsháttur en hann hefði þó talið að
einhvers staðar væri pláss fyrir stöng-
ina, t.d. í fundarsal ráðuneytisins, sum-
arbústaðnum á Þingvöllum eða í ráð-
herrabústaðnum. Fánanum væri alltof
lítið hampað af ráðherrum og þing-
mönnum og tími væri kominn til að gera
bragarbót þar á. Pétur hefur lengi haft
áhuga á réttri notkun íslenska fánans og
hefur ritað nokkrar greinar um það í
dagblöð, sú nýjasta birtist í Morg-
unblaðinu á Þorláksmessu.
Halldór Árnason ráðuneytisstjóri
sagði í samtali við Morgunblaðið að því
miður hefði ekki fundist staður fyrir
stöngina innan veggja ráðuneytisins,
þ.m.t. í bústaðnum á Þingvöllum og ráð-
herrabústaðnum.
Stjórnarráðið
vildi ekki
fánastöngina
Morgunblaðið/Árni Sæberg
Með fána Pétur Kristjánsson segir þingmenn og ráðherra hampa ís-
lenska fánanum allt of lítið og tími sé kominn til að gera þar á brag-
arbót. Hann gaf forsætisráðuneytinu fána en hann var afþakkaður.
Gleðilegt nýtt ár
þökkum viðskiptin á árinu
sem er að líða
Opið í dag til kl. 16
Bæjarlind 6
sími 554 7030
Eddufelli 2
sími 557 1730
Lokað gamlársdag • Útsalan hefst 2. janúar
Reykjavík, sími 551 4473
Við óskum
viðskiptavinum
okkar gleðilegs
árs og þökkum
frábærar
móttökur á
nýjum stað á
Laugavegi 82
N‡ námskei› hefjast
8. janúar
Í formi til framtí›ar • Bumban burt
Mó›ir og barn • Jóga flæ›i
Höf›abakka 9 Sími: 511-1575 www.hreyfigreining.is
S J Ú K R A fi J Á L F U N O G L Í K A M S R Æ K T
Útsala
á Anny Blatt garni dagana 3., 4. og 5. jan. milli kl. 17 og 19.
Útsala á Anny Blatt garni - mikil lækkun á eldra garni.
Vetrarblöð komin.
arndis_bj@hotmail.com • Stekkjarsel 7 (bílskúr) • Sími 698 1850