Tölvumál - 01.11.2015, Blaðsíða 20

20
Gott upplýsingakerfi getur gefið fyrirtækjum samkeppnisforskot með
því að minnka kostnað við vörukaup og sölu, bundið viðskiptavini betur
við fyrirtækið, auðveldað samninga við vörubirgja, aukið ánægju
viðskiptavina o.s.frv. Í dag eru mörg fyrirtæki með samþætt
upplýsingakerfi (e. Enterprise Resouce Planning) þar sem t.d. sala,
innkaup, birgðahald, viðskiptamannabókhald, þjónustustjórnun,
búðarkassar, innheimta o.s.frv. fer fram innan sama kerfisramma. Dæmi
um slík kerfi er Dynamics AX, SAP, Oracle, Dynamics NAV ofl.
Svona upplýsingakerfi eru blanda af vöru (hugbúnaði) og þjónustu þar
sem kerfið þarf að innleiða í fyrirtækinu í ákveðnu ferli. Kerfi geta verið
nokkuð mismunandi, það geta verið fleiri uppsetningamöguleikar á
kerfinu, og birgjar geta búið yfir mismunandi þekkingu og reynslu.
Við kaup á þessum kerfum þarf því að velja á milli kerfa og birgja. Þar
sem kostnaður við innleiðingu getur hlaupið á tugum eða hundruðum
milljóna þarf að undirbúa þessa vinnu vel. Val á milli kerfa og birgja á að
byggjast á greiningu á þörfum fyrirtækisins og svo á tilboðum frá
birgjum, sem sýna hvernig þeirra upplýsingakerfi og þjónusta mun
mæta þessum þörfum. Fyrirtækið þarf því að búa til útboðsgögn sem
gera birgja kleift að koma með sem nákvæmasta tilboðið og gerir
kaupanda kleift að velja á milli tilboða á hlutlausum grundvelli.
Eftir að kerfi og birgjar hafa verið borin saman er farið í samningaviðræður
við þann birgja sem hefur komið með hagkvæmasta tilboðið m.t.t.
verðs, innleiðingaráætlunar, áhættustýringar, virkni kerfis og upp-
setningar.
Slíkir samningar þurfa að taka á þáttum eins og skilgreiningum á
hugtökum, samsetningu á kostnaði, borgunaráætlun, árangurskröfum
til birgja, kröfum til uppsetningar og innleiðingaferla, prófunum á kerfinu,
þjálfun starfsmanna, hvert á að leita ef menn verða ósammála, hvað á
að gera ef skil dragast á langinn, hvort hægt sé að sekta birgi,
tímaframlagi fyrirtækis, kröfum til kunnáttu birgja, uppsagnarákvæðum
o.s.frv. Þarna er um að ræða lista af þáttum sem verður að ræða og
semja um „á meðan allir eru vinir” og áður en byrjað er á verkefninu.
Miðað við suma samninga sem eru á ferðinni á milli upplýsingatæknibirgja
og viðskiptavina á Íslandi þegar kemur að samþættum upplýsingakerfum
virðast ýmsar áskoranir vera til staðar.
Í fyrsta lagi eru ekki til staðlaðir samningar frá óháðum aðila um kaup á
þessum upplýsingakerfum á Íslandi. Hér er um að ræða staðla sem
fyrirtæki geta notað til að semja útfrá við birgja og þá treyst því að
samningurinn taki á öllum nauðsynlegum atriðum. Dæmi um svona
samninga eru t.d. K01, K02 og K03 samningsstaðlarnir sem gefnir er út
af Digitaliseringsstyrelsen í Danmörku. Fyrirtæki á Íslandi eru oft á tíðum
að reiða sig á samninga frá birgjum eða samninga sem notaðir hafa
verið í öðrum jafnvel óskyldum verkefnum. Þetta þýðir að annaðhvort er
samið út frá samningsformi birgjans, sem þá er að öllum líkindum
hliðhollt birgja m.t.t. krafna og ábyrgðar, eða það verður að aðlaga t.d.
fjárfestingasamninga eða þjónustukaupasamninga að flóknum
uppsetninga og innleiðingaverkefnum. Þessu er hægt að líkja við að
semja um húsbyggingar með því að nota samninga um bílakaup. Þetta
eykur hættuna á að mikilvæg atriði komi ekki fram í samningnum og séu
ekki rædd í byrjun verkefnis.
Í öðru lagi, ef tekið er mið af sumum þeim samningum sem hafa verið
notaðir við kaup á upplýsingatækni á Íslandi virðast íslenskir birgjar vera
tregir til að axla ábyrgð á uppsetningu flókinna upplýsingakerfa. Mistök
og gallar í uppsetningu hafa stundum ekki verið talin á ábyrgð birgja
sem þá takmarkar ábyrgð sína eingöngu við tæknilega virkni kerfisins.
Þetta eykur hættuna á því að fyrirtæki fái afhent kerfi sem ekki uppfylla
þær kröfur sem gerðar voru í upphafi og verði að borga birgja aukalega
fyrir að fá kerfið til að virka. Þessu má líkja við að það sé byggt hús þar
sem gleymist að setja í glugga og kaupandi verði að borga
byggingarverktakanum aukalega fyrir að lagfæra það.
Í þriðja og síðasta lagi virðist oft vera að íslensk fyrirtæki borgi einfaldlega
það sem innleiðing upplýsingakerfa kostar án þess að hafa miklar
forsendur fyrir upprunalegum verðútreikningum, samræmi við
verkáætlanir eða forsendur fyrir verktímum. Þetta er kallað innleiðing
eftir tíma og efni (time and material). Það hefur t.d. ekki verið samið um
markverð (target price) í upphafi eða gerðar áætlanir um hvað eigi að
gerast ef birgir fer fram úr áætlunum á verktíma og þá hvort eigi að
lækka tímaverð, beita dagsektum eða endurskipuleggja verkefnið. Það
virðist stundum vera litið á það sem náttúrulögmál að þessi verkefni fari
fram úr áætlun, oft margfaldlega framyfir upprunalega kostnaðaráætlun
og að fyrirtæki einfaldlega borgi brúsann. Þetta jafngildir því að semja
um húsbyggingu, áætla lauslega tímaáætlun og tímaverð og svo byrja
á verkefninu. Þegar koma upp breytingar, tafir og nýjar áherslur (sem
alltaf á sér stað í svona verkefnum) verður að bæta við tímum og senda
auka reikninga. Markverð, tímaáætlanir og breytingar á tímaverði eru
stjórnkerfi sem fyrirtækið getur notað til að halda í við kostnað og
breytingar á verkefnum.
Ofangreint má eflaust eins og margt annað á íslenskum markaði rekja til
smæðar markaðarins. Það er ekki um marga birgja að velja og ef það
er lítil samkeppni hefur það áhrif á hvernig hægt er að semja við birgja.
Mörg íslensk fyrirtæki halda ef til vill tryggð við sama upplýsinga-
tæknibirgjann í langan tíma og hugsi ekki um að gefa öðrum birgjum
tækifæri til að spreyta sig þegar velja á nýtt kerfi. Innleiðing stærri
upplýsingakerfa einkennist einnig af þekkingarmisræmi sem skapast
milli fyrirtækis og birgja þar sem fyrirtæki velur og innleiðir svona
upplýsingakerfi á 5-10 ára fresti.
SAMNINGAR UM
INNLEIÐINGU
UPPLÝSINGAKERFA
Dr. Páll Ríkharðsson, PhD
Forstöðumaður meistaranáms í upplýsingastjórnun
Viðskiptadeild, Háskólinn í Reykjavík