Tölvumál - 01.01.2016, Side 32

32
Tilgangur langtímavarðveislu opinberra rafrænna gagna er fyrst og
fremst til þess að styrkja upplýsingarétt almennings sem og gagnsæi í
stjórnsýslunni. Rafræn gögn samtímans eru jafnmikilvæg sögu
þjóðarinnar og eldri gögn.
Skilgreiningu á skjali má finna í 2. gr. laga um opinber skjalasöfn en þar
segir að skjal sé „Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa
að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við
starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.“ [1].
Rafræn gögn þurfa að uppfylla þau skilyrði að innihald, samhengi og
uppbygging þeirra sé þannig að þau veiti upplýsingar og sönnun um þá
starfsemi sem þau urðu til í [2]. Þau skal varðveita á rafrænu formi því
við útprentun takmarkast mjög leitarmöguleikar sem til staðar eru í
rafrænum kerfum.
UPPHAF RAFRÆNNAR VARÐVEISLU
Þann 15. september 1997 skipaði menntamálaráðherra nefnd sem
hafði það hlutverk að „gera tillögur um reglur um tegundir tölvugagna
sem falla skuli undir skilaskyldu til Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafna,
reglur um varðveislu tölvugagna hjá upphafsaðila, geymsluform gagna,
skilatíma gagna til Þjóðskjalasafns og varðveisluskilyrði og hvernig búa
skuli geymsluhúsnæði í Þjóðskjalasafni.“ [3]. Nefndin átti að gera
kostnaðaráætlun við að koma upp aðstöðu til langtímavarðveislu
rafrænna gagna á Þjóðskjalasafni Íslands.
Gekk nefndin út frá því að skjalavarsla opinberrar stjórnsýslu myndi á
næstu árum og áratugum þróast í átt til rafrænnar vörslu gagna sem í
kjölfarið myndi þýða minni áherslur á hefðbundin pappírsskjalasöfn.
Nefndin kannaði aðstæður þessara mála hjá nágrannaríkjum Íslands og
kom í ljós að Ríkisskjalasafn Danmerkur hafði nýlokið vinnu við að
skipuleggja langtímavörslu tölvugagna. Ísland var talsvert á eftir
nágrannaríkjunum í langtímavarðveislu rafrænna gagna. Algengt var að
gögn væru unnin í tölvu án þess að prentað væri út.
Samið var við Ríkisskjalasafn Danmerkur um að Þjóðskjalasafn Íslands
myndi nota aðferðafræði og reglur frá ríkisskjalasafninu og hafa afnot af
þeim hugbúnaði sem þróaður var til verksins auk þjálfunar í notkun
hugbúnaðarins. Í rúman áratug eftir að nefndin var skipuð vann
Þjóðskjalasafn Íslands að undirbúningi viðtöku og langtímavörslu
rafrænna gagna. Þjóðskjalasafn setti fyrstu reglur um varðveislu
rafrænna gagna 1. ágúst 2009 og var þá formlega tilbúið til þess að
taka á móti rafrænum gögnum til langtímavarðveislu [4].
AÐFERÐAFRÆÐIN
Þjóðskjalasöfn heimsins hafa á síðustu áratugum þróað mismunandi
aðferðir til að tryggja varðveislu og aðgengi að rafrænum gögnum til
framtíðar.
Aðferðin sem Þjóðskjalasafn Íslands notar gengur út á að umbreyta
skráarsniðum upprunalegu gagnanna yfir á skráarsnið sem notuð eru til
langtímavarðveislu samkvæmt opinberum stöðlum og kallast sú aðferð
umbreytingaraðferðin (e. migration).
Ástæða þess að valin var sú leið að umbreyta gögnum er m.a. að
framleiðendur halda hugbúnaði aðeins við í skamman tíma vegna
hraðrar þróunar sem getur haft þær afleiðingar að gögn verða ólæsileg
eða jafnvel breytast þegar nýrri útgáfur hugbúnaðar koma út. Mynd 1 er
dæmi um líftíma hugbúnaðarins Microsoft Word.
Almennt er talið að hagstæðasta leiðin til varðveislu rafrænna gagna sé
umbreyting yfir á skráarsnið sem eru samkvæmt opnum alþjóðlegum
stöðlum og eru mikið notuð á hverjum tíma. Þá er hægt, þegar þörf er
á, að endurheimta rafræn gögn sem vistuð hafa verið í samræmi við
tiltekinn staðal. Ef að skrársnið eru lokuð eða óþarflega flókin gætu
komið upp vandamál að sannreyna og umbreyta þeim. Áhættan á
hugsanlegum villum myndi aukast.
Samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns Íslands skal afhenda vörsluútgáfu
gagna til safnsins en vörsluútgáfa kallast rafræn afhending. Einungis
verða varðveitt gögn úr rafrænum skjalavörslukerfum og gagnagrunnum
en ekki kerfin sjálf (sjá Mynd 2 ). Einungis verða varðveitt gögn úr
rafrænum skjalavörslukerfum og gagnagrunnum en ekki kerfin sjálf. Því
þarf að færa skjölin úr kerfunum yfir á tiltekið form, sbr. reglur
Þjóðskjalasafns.
RAFRÆN
STJÓRNSÝSLA –
LANGTÍMA VARÐVEISLA
Á RAFRÆNUM
GÖGNUM
Mynd 1: Líftími hugbúnaðar, Microsoft Word
S. Andrea Ásgeirsdóttir og Garðar Kristinsson, skjalaverðir á Þjóðskjalasafni