Tölvumál - 01.01.2016, Side 33

33
Vörsluútgáfan samanstendur af gögnum á xml sniði sem eru sett í töflur
og í stöðluðum gagnatögum ásamt stafrænum skjölum, hljóðskrám,
myndskeiðum sem og landfræðilegum gögnum á stöðluðu skráarsniði.
Stafræn skjöl skal setja yfir í skráarsnið TIFF6.0 eða JPEG 2000 (ISO
15444­1:2004), hljóðskrár skal vista samkvæmt staðlinum MP3 (ISO
11172­3), myndskeið skal vista eftir staðlinum MPEG­2 (ISO 13818­2)
og hljóð­ og myndskeiðum skal vista saman í skráarsniðið MPEG­ 4
(ISO 14496­14).
Samkvæmt reglum skal afhenda rafræn gögn til Þjóðskjalasafns Íslands
þegar 1­5 ár eru frá því þau voru mynduð. Það er gert til að tryggja
heilleika gagnanna. Þjóðskjalasafn tekur einnig við eldri rafrænum
gögnum sem ekki hefur enn verið skilað. Rafræn skil á mála­ og
skjalavörslukerfum eru ekki samþykkt aftur í tímann. Rafrænt mála­ og
skjalavörslukerfi er kerfi með rafrænni skráningu á málum og skjölum og
varðveislu málasafns á pappír og rafrænt eða eingöngu rafrænt.
VERKEFNIÐ
Afhendingarskyldir aðilar þurfa að tilkynna hvert og eitt gagnakerfi til
Þjóðskjalasafns Íslands og fá samþykki á kerfinu. Í tilkynningarferlinu fer
fram mat hjá Þjóðskjalasafni Íslands á varðveislugildi gagnakerfisins og
hvort því skuli skilað inn til langtímavarðveislu. Sé kerfið samþykkt þarf
afhendingarskyldur aðili að afhenda vörsluútgáfu gagna úr kerfinu til
Þjóðskjalasafns.
Með tilkynningunni þarf að fylgja notendahandbók stofnunarinnar. Í
notendahandabók þarf m.a. að koma fram hvernig stofnunin ætlar
starfsfólki sínu að vinna í kerfinu en mjög mikilvægt er að unnið sé eftir
fyrirframákveðnum verkferlum við skjalahald til að tryggja að endurheimt
gagnanna gangi sem best. Fyrirframákveðnir verkferlar eru ekki síst til
þess að hægt sé að finna með nákvæmum og fullnægjandi hætti hvert
skjal sem tilheyrir tilteknu máli.
Einnig þurfa að fylgja tilkynningunni tæknileg gögn frá framleiðanda
rafræna gagnakerfisins svo hægt sé að ganga úr skugga um að kerfið
styðji öll þau skráarsnið sem vörsluútgáfan krefst.
Þegar vörsluútgáfur úr rafrænum gagnakerfum eru afhentar
Þjóðskjalasafni til langtímavarðveislu kanna skjalaverðir safnsins hvort
að hún uppfylli allar reglur þar um, t.d. hvort að gögn séu rétt uppbyggð
og á leyfilegum skráarsniðum. Þetta er gert á viðtökuverkstæði safnsins
sem inniheldur vélbúnað til þess að tryggja vörslu gagnanna til langs
tíma. Þegar gengið hefur verið úr skugga um að vörsluútgáfan uppfylli
reglur safnsins er gögnum komið fyrir á geymslumiðli, í þremur
eintökum, þar af einu notkunarafriti. Þetta er gert til þess að tryggja að
allavega eitt eintak af gögnunum varðveitis ef hin tapast. Auk þess þarf
að tryggja að geymslumiðlarnir (DVD) séu ekki úr sömu framleiðslulínu
ef galli skyldi leynast í annarri þeirra. Seinna meir þarf svo að færa
gögnin yfir á nýja geymslumiðla þegar þeir sem nú eru notaðir úreldast.
Langtímavarðveisla rafrænna gagna gengur því ekki aðeins út á að fá
afhendingar inn og koma þeim fyrir á sínum geymslustöðum í
safnkostinum heldur þarf stöðugt að fylgjast með þeim og færa yfir á
nýja geymslumiðla og snið til að tryggja langtímavarðveislu og aðgengi
um ókomna tíð.
STAÐAN Í DAG
Þjóðskjalasafn Íslands tók við sinni fyrstu rafrænu afhendingu þann 1.
september 2010. Um var að ræða gögn úr vensluðum gagnagrunni
sem inniheldur gögn frá árinu 1990 til ársloka 2005. Heildarstærð
afhendingarinnar í formi vörsluútgáfu er 13,8 GB. Síðan þá hafa
afhendingar með gögnum úr rafrænum gagnakerfum í stjórnsýslunni
aukist jafnt og þétt og eru alls komin inn til langtímavarðveislu 18
gagnakerfi. Í ágúst 2016 var búið að tilkynna 167 gagnavörslukerfi og
höfðu 119 þeirra fengið samþykki.
Ljóst er að næg verkefni eru framundan er varða varðveislu rafrænna
gagna úr stjórnsýslunni.
Könnun Þjóðskjalasafns á skjalahaldi ríkisins sem gerð var árið 2016
gefur til kynna að hver ríkisstofnun sé með að meðaltali um fjögur til
fimm rafræn gagnakerfi. Það þýðir að á milli 1000­2000 gagnakerfi eru
í notkun hjá íslenska ríkinu og því hafa aðeins um 10% gagnakerfa verið
tilkynnt til Þjóðskjalasafns.
Langtímavarðveisla rafrænna gagna er stórt og mikilvægt verkefni sem
aðeins á eftir að stækka með hverju árinu sem líður. Pappír mun minnka
í umfangi stjórnsýslunnar ár frá ári og mun að lokum víkja. Mikilvægi
rafrænnar skjalavörslu eykst sífellt og nauðsynlegt er fyrir stjórnsýsluna
að bregðast við svo að gögn glatist ekki.
HEIMILDIR
[1] Lög um opinber skjalasöfn 77/2014. http://www.althingi.is/lagas/
nuna/2014077.html
[2] Skýrsla um starfsemi Þjóðskjalasafn Íslands 1985 – 2005. http://
skjalasafn.is/files/docs/arsskyrsla_1985­2005.pdf
[3] Skýrsla nefndar um varðveislu tölvugagna sem verða til í stjórnsýslunni.
http://skjalasafn.is/fi les/docs/Skyrsla_nefndar_um_rafraen_
skjol_1998.pdf
[4 Reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Þjóðskjalasafn Íslands
ágúst 2009 bls. 4.
Mynd 2: Uppbygging vörsluútgáfu