Fréttablaðið - 22.02.2022, Blaðsíða 7

Aðalfundur í Arion banka hf., kt. 581008-0150, („Arion banki“ eða „bankinn“)
verður haldinn í höfuðstöðvum bankans að Borgartúni 19, 105 Reykjavík,
þann 16. mars 2022, kl. 16:00. Einnig verður gefinn kostur á rafrænni þátttöku.
Atkvæðagreiðsla á fundinum fer eingöngu fram með rafrænum hætti.
Fundurinn fer fram á íslensku en boðið verður upp á túlkaþjónustu á ensku.
Eftirtalin mál eru á dagskrá fundarins:
1. Skýrsla stjórnar um rekstur, starfsemi og hag bankans á síðasta reikningsári
2. Staðfesting ársreiknings bankans og samstæðureiknings
fyrir síðastliðið reikningsár
3. Ákvörðun um greiðslu arðs
Stjórn bankans leggur til að greiddur verði arður til hluthafa bankans
sem nemur 15 kr. á hlut sem jafngildir um 22.500.000.000 kr.
4. Kosning stjórnar bankans, stjórnarformanns og varaformanns stjórnar
5. Kosning endurskoðunarfélags
6. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna bankans og laun nefndarmanna
í undirnefndum stjórnar fyrir störf þeirra
7. Ákvörðun um þóknun til nefndarmanna í tilnefningarnefnd bankans
8. Kosning tveggja nefndarmanna í tilnefningarnefnd bankans
9. Tillaga stjórnar um starfskjarastefnu bankans
10. Tillaga um heimild stjórnar til að samþykkja breytingu á kaupréttaráætlun
11. Tillaga um lækkun hlutafjár til jöfnunar á eigin hlutum og samsvarandi
breyting á samþykktum
Tillagan felur í sér að hlutafé bankans verði lækkað um 150.000.000 kr.
að nafnverði, úr 1.660.000.000 kr. í 1.510.000.000 kr. að nafnverði
til jöfnunar á eigin hlutum bankans.
Verði tillagan samþykkt felur hún í sér breytingu á ákvæði 2.1
samþykkta bankans sem skal eftirleiðis hljóða þannig: „Hlutafé félagsins
er kr. 1.510.000.000 – einn milljarður fimm hundruð og tíu milljónir króna.“
12. Tillaga um endurnýjun á heimild bankans til kaupa á eigin hlutum
og samsvarandi breyting á samþykktum
Verði tillagan samþykkt felur hún í sér að tímabundin heimild stjórnar til
að kaupa allt að 10% af hlutafé bankans í þeim tilgangi að setja upp endur-
kaupaáætlun eða til að gera hluthöfum almennt tilboð um kaup bankans
á eigin bréfum verði endurnýjuð. Heimildin mun gilda fram að aðalfundi
bankans árið 2023 en hafi hann ekki farið fram 15. september 2023
rennur hún út í síðasta lagi þann dag. Framkvæmd endurkaupa er háð
fyrirfram samþykki Fjármálaeftirlits Seðlabanka Íslands.
13. Önnur mál
Skýringar á dagskrárliðum 4 og 8 í dagskrá fundarins:
Kosning stjórnar bankans
Í samræmi við samþykktir bankans skal á aðalfundi m.a. fara fram kosning
stjórnar bankans sem kjörin er til eins árs í senn.
Stjórn bankans hefur ákveðið að kosningu stjórnar bankans verði þannig háttað
að aðalstjórn verði skipuð fimm einstaklingum og varastjórn tveimur, sbr. grein
17.1 í samþykktum bankans.
Ákvörðunin byggist á tillögu tilnefningarnefndar bankans. Nánari umfjöllun er að
finna í skýrslu tilnefningarnefndar sem verður aðgengileg á vefsíðu bankans.
Þeir sem hyggjast gefa kost á sér í stjórnarkjöri skulu með skriflegum hætti
tilkynna félagsstjórn um framboð eigi síðar en fimm sólarhringum fyrir
aðalfund, sbr. ákvæði samþykkta bankans. Skulu tilkynningar berast á netfangið
nominationcommittee@arionbanki.is fyrir kl. 16:00 þann 11. mars 2022.
Tilnefningarnefnd mun gera tillögu til hluthafa um framboð til stjórnar sem mun
byggjast á tillögum þeirra og framkomnum framboðum. Tillagan verður birt á
vefsíðu bankans www.arionbanki.is/gm ásamt öðrum framboðum eigi síðar en
tveimur sólarhringum fyrir aðalfundinn. Frá sama tíma verður hún aðgengileg í
höfuðstöðvum bankans.
Kosning tveggja nefndarmanna í tilnefningarnefnd
Í samræmi við samþykktir bankans og starfsreglur tilnefningarnefndar
gefst hluthöfum tækifæri til að kjósa tvo af þremur nefndarmönnum í
tilnefningarnefnd á hluthafafundi. Þriðji nefndarmaðurinn skal vera formaður
stjórnar bankans eða annar stjórnarmaður skipaður af stjórn bankans.
Þeir sem hyggjast gefa kost á sér í nefndarkjöri skulu tilkynna um framboð
eigi síðar en fimm sólarhringum fyrir upphaf aðalfundar. Skulu tilkynningar
því berast á netfangið hluthafar@arionbanki.is fyrir kl. 16:00 þann 11. mars 2022.
Reglur samþykkta um stjórnarkjör gilda eftir því sem við getur átt um kosningu
nefndarmanna í tilnefningarnefnd. Upplýsingar um frambjóðendur
í tilnefningarnefnd verða birtar á vefsíðu bankans www.arionbanki.is/gm
eigi síðar en tveimur sólarhringum fyrir aðalfundinn. Þær verða aðgengilegar
í höfuðstöðvum bankans frá þeim tíma.
Aðrar upplýsingar:
Endanlega dagskrá, tillögur, ársreikning og samstæðureikning fyrir árið 2021
og önnur skjöl sem lögð verða fyrir aðalfundinn er að finna á vefsíðu bankans,
www.arionbanki.is/gm. Auk þess eru gögnin aðgengileg í höfuðstöðvum
bankans. Sé misræmi milli fundargagna á ensku annars vegar og íslensku
hins vegar gildir íslenska útgáfan.
Þeir hluthafar sem óska eftir því að fá tiltekið mál tekið til meðferðar á
aðalfundinum skulu senda skriflega eða rafræna beiðni um slíkt í síðasta lagi tíu
sólarhringum fyrir boðaðan aðalfund eða í síðasta lagi fyrir kl. 16:00 þann 6. mars
2022. Kröfu skal fylgja rökstuðningur eða drög að ályktun til félagsstjórnar.
Senda skal slíka kröfu til félagsstjórnar á netfangið hluthafar@arionbanki.is.
Á aðalfundinum fylgir eitt atkvæði hverri krónu í hlutafé. Eigin bréf bankans
njóta ekki atkvæðisréttar.
Aðalfundurinn fer fram í höfuðstöðvum bankans en einnig verður unnt að mæta
með rafrænum hætti með Lumi AGM veflausninni. Hluthafar sem óska þess
að mæta með rafrænum hætti geta nálgast AGM-veflausnina í gegnum vafra
í tölvu eða snjalltæki. Mælt er með því að notast við tölvu og að nýjasta útgáfa
af vafra sé uppsett (Chrome, Safari, Edge eða Firefox). Hluthöfum sem mæta
með rafrænum hætti mun gefast kostur á því að spyrja spurninga sem kunna
að vakna á fundinum, með skriflegum hætti í gegnum Lumi AGM veflausnina.
Athugið að nauðsynlegt er að hafa stöðuga nettengingu ef mætt er með
rafrænum hætti.
Hluthöfum er heimilt að láta umboðsmann sækja aðalfundinn og fara þar
með atkvæðisrétt fyrir sína hönd. Hluthafar einir bera ábyrgð á því hvaða
einstaklingum/aðilum þeir veita umboð eða afhenda aðgangsupplýsingar.
Á vefsíðu bankans, www.arionbanki.is/gm, má finna sniðmát af umboði sem
hluthöfum er bent á að nýta sér. Umboð gilda einungis til fundarsetu á einum
hluthafafundi nema annað sé skýrt tekið fram í efni umboðsins en getur þó
aldrei gilt lengur en í eitt ár frá dagsetningu þess.
Atkvæðagreiðsla á fundinum fer fram með rafrænum hætti. Hluthafar sem
hyggjast sækja aðalfundinn, eða eftir atvikum greiða atkvæði fyrir fundinn, óháð
því hvort fundur sé sóttur í persónu eða rafrænt, þurfa því að óska eftir aðgangi
fyrir fram á vefsíðunni www.lumiconnect.com/meeting/arionbanki. Hluthöfum,
sem jafnframt eru lögaðilar eða hyggjast láta umboðsmann sækja aðalfundinn,
er bent á að tryggja að sá aðili sem sækir um aðgang hafi til þess heimild.
Nánari leiðbeiningar um hvernig hluthafar geta nálgast aðgangsupplýsingar,
upplýsingar um framkvæmd rafrænnar atkvæðagreiðslu með Lumi AGM, reglur
um rafræna atkvæðagreiðslu og aðrar upplýsingar sem geta átt við er að finna
á vefsíðu bankans, www.arionbanki.is/gm.
Til þess að hægt sé að tryggja tímanlega úrvinnslu á beiðnum hluthafa um
aðgangsupplýsingar skulu þeir óska eftir aðgangi á vefsíðunni www.lumiconnect.
com/meeting/arionbanki eigi síðar en fimm dögum fyrir fundinn, þ.e. eigi
síðar en kl. 16:00 þann 11. mars 2022. Sama gildir ef hluthafar vilja leggja fram
skriflegar spurningar varðandi dagskrá eða framlögð skjöl sem þeir óska svara við
á fundinum. Þær skulu sendar á netfangið hluthafar@arionbanki.is.
Tilkynning til eigenda SDR-heimildarskírteina:
Swedish Depository Receipts (SDR) heimildarskírteinishöfum, sem hyggjast
sækja fundinn í persónu eða með rafrænum hætti eða greiða þar atkvæði
samkvæmt umboði, skulu vera skráðir í skrá Euroclear Sweden AB („Euroclear“)
fyrir kl. 17:00 (CET) þann 8. mars 2022 og framkvæma annað af eftirtöldu:
I. Tilkynna Skandinaviska Enskilda Banken AB („SEB“) um þátttöku
á fundinum í síðasta lagi 11. mars 2022 þar um eða
II. senda frumrit umboðs til SEB en það þarf að hafa borist SEB
eigi síðar en 11. mars 2022.
SDR-heimildarskírteini eru eingöngu skráð á nafn SDR-heimildarskírteinishafa
í skrá Euroclear. Eigendur SDR-heimildarskírteina sem eru safnskráð skulu hafa
SDR-heimildarskírteini sín skráð á nafn sitt í skrá Euroclear til þess að þeim sé
heimilt að sækja aðalfundinn eða greiða atkvæði samkvæmt umboði á honum.
Handhafar SDR-heimildarskírteina sem skráð eru safnskráningu skulu því óska
eftir því við viðkomandi vörsluaðila að þeir verði tímabundið skráðir eigendur
heimildarskírteinanna (skráning til þess að njóta atkvæðisréttar) tímanlega fyrir
atkvæðisréttindadag, sem er 11. mars 2022, hafi þeir hug á því að mæta
á fundinn eða greiða atkvæði samkvæmt umboði.
Skilyrði I: Eigendur SDR-heimildarskírteina sem skráðir eru í skrá Euroclear, eða
þeir sem óskað hafa eftir skráningu til þess að njóta atkvæðisréttar fyrir kl. 17:00
(CET) þann 8. mars 2022, og hyggjast mæta á aðalfundinn skulu tilkynna SEB
þar um eigi síðar en 11. mars 2022.
Tilkynning eigenda SDR-heimildarskírteina um mætingu skal berast SEB skriflega
stíluð á SEB, Issuer Agent, AB3, SE-106 40 Stokkhólmi, með tölvupósti á
netfangið iadarion@seb.se, í síma +46-8-763 55 60 eða með faxi í +46-8-763 62
50. Eigendur eru vinsamlegast beðnir um að senda fullbúna tilkynningu.
Skilyrði II: Eigendur SDR-heimildarskírteina, sem hyggjast óska eftir því
að SEB greiði atkvæði fyrir þeirra hönd samkvæmt umboði, skulu senda frumrit
undirritaðs umboðs með pósti eða boðsendingu þannig að það berist til SEB,
Issuer Agent, AB3, SE-106 40, Stokkhólmi, heimilisfang fyrir boðsendingar
(e.g. DHL Express): Råsta Strandväg 5 169 79 Solna, eigi síðar en 11. mars 2022.
Umboðs- og tilkynningarform verða aðgengileg á heimasíðu bankans
www.arionbanki.is/gm.
Til að taka af allan vafa er athygli vakin á því að þeir SDR-heimildarskírteinishafar
sem hyggjast fá aðgangsupplýsingar til að taka þátt í atkvæðagreiðslu og
kjósa rafrænt á fundinum sækja ekki um aðgang í gegnum vefsíðuna www.
lumiconnect.com/meeting/arionbanki heldur með tilkynningu til SEB, sbr.
I. hér að framan.
Tímabundin takmörkun á yfirfærslu SDR-heimildarskírteina í hluti
Frá og með lokun markaða 11. mars 2022 til og með 18. mars 2022 verður
óheimilt að yfirfæra SDR-heimildarskírteini í eða úr hlutum í Arion banka.
Allar nánari upplýsingar um fundinn má finna á vefsíðu bankans
www.arionbanki.is/gm.
Boðun til aðalfundar í Arion banka hf.
arionbanki.is Stjórn Arion banka hf.