Fréttablaðið - 27.05.2022, Síða 25

Fréttablaðið - 27.05.2022, Síða 25
Ráðstefnu- og viðburðafyrir- tækið komum sérhæfir sig í viðburðum og ráðstefnum af öllum stærðum og gerðum og byggir á áralangri reynslu meðstofnenda þess, þeirra Ingibjargar Hjálmfríðar- dóttur og Helgu Gunnar Þorvaldsdóttur. komum var stofnað fyrir rétt um einu ári síðan af almannatengsla- fyrirtækinu KOM ráðgjöf ásamt Ingibjörgu og Helgu. Félagið er dótturfélag KOM en Ingibjörg og Helga eru meðeigendur. „Báðar höfum við lengi starfað við ráð- stefnuskipulagningu, eða allt frá árinu 2003. Við höfum komið að fjölbreyttum verkefnum tengdum stjórnsýslu, ferðaþjónustu, heil- brigðisgeiranum, sjávarútvegi, menntastofnunum og mörgu öðru,“ segir Helga. „komum er ráðstefnu- og við- burðafyrirtæki og við sérhæfum okkur í skipulagningu funda, ráðstefna og sýninga af öllum stærðum og gerðum. Fyrirtækið er núna að ljúka sínu fyrsta starfsári sem hefur verið afar gjöfult þrátt fyrir ungan aldur fyrirtækisins. Við sáum nýverið um skráningu á málþing um kynbundið of beldi. Fram undan eru ýmsir viðburðir, svo sem ráðstefna norrænna verk- fræðinga, ráðstefna um jafnréttis- mál og önnur tengd sjávarútvegi. Við erum auk þess að skipuleggja ráðstefnu taugahjúkrunarfræð- inga, EANN, sem haldin verður í maí 2023. Gaman er að segja frá því að við starfsmenn komum að skipulagningu ráðstefnunnar þegar hún var haldin hér á landi síðast, árið 2007,“ segir Ingibjörg. Margt að huga að „Að halda ráðstefnu er ekki einfalt mál, ferlið getur talið nokkur ár og það þarf að huga að ýmsum þáttum til að vel megi takast til. Það gerist ósjaldan að aðilar ætla sjálfir að sjá um allt utanum- haldið. En þegar farið er af stað þá finnur fólk gjarnan að vinnan og tíminn sem í hana fer, er mun meiri en gert var ráð fyrir í fyrstu,“ segir Helga. Ingibjörg bætir við að þá óski menn oft eftir aðkomu ráðstefnu- skrifstofu. „Með hjálp ráðstefnu- skrifstofu getur fagnefndin algjörlega einbeitt sér að innihaldi ráðstefnunnar og öðru sem snýr að faglegu hliðinni sem er ærið komum á ráðstefnuna Helga Gunnur til vinstri og Ingi- björg til hægri. Báðar búa þær yfir áralangri reynslu af ráð- stefnu- og við- burðastjórnun. FRÉTTABLAÐIÐ/ ANTON BRINK Við höfum komið að fjölbreyttum verkefnum tengdum stjórnsýslu, ferðaþjón- ustu, heilbrigðisgeir- anum, sjávarútvegi, menntastofnunum og mörgu öðru. Helga Gunnur Með hjálp ráð- stefnuskrifstofu getur fagnefndin algjör- lega einbeitt sér að innihaldi ráðstefnunnar og öðru sem snýr að faglegu hliðinni sem er ærið verkefni. Ingibjörg verkefni. Ráðstefnuskrifstofan heldur aftur á móti utan um öll praktísku atriðin. Hjá komum erum við með bókunarkerfi sem heldur utan um skráningar þátt- takenda og skráningu útdrátta og má nefna í því sambandi að við erum með eitt besta ráðstefnu- kerfi sem völ er á,“ segir Ingibjörg. „Að auki sér ráðstefnuskrifstofan um gerð kostnaðaráætlunar, annast öll samskipti við birgja og þátttakendur, bókar fundar- aðstöðu, hótel, veitingar, tækni- þjónustu, skemmtikrafta og svo framvegis,“ bætir Helga við. Einkenni vel heppnaðrar ráðstefnu Til þess að halda vel heppnaða ráðstefnu segir Helga að nokkrir lykilþættir skipti þar gríðarlegu máli. „Góð fundaraðstaða, að tæknin virki vel og að dagskráin gangi snurðulaust fyrir sig. Það eru grundvallaratriði. Einnig verður innihald ráðstefnunnar að vekja áhuga og mikilvægt er að fá góða lykilfyrirlesara,“ segir hún. „Einnig þarf að tryggja að dag- skrá sé hæfilega löng og áhersla lögð á að ráðstefnugestir hafi svig- rúm til að spjalla við kollegana, hvort heldur sem er í kaffihléum, hádegi, móttöku og jafnvel kvöld- verði,“ bætir hún við. „Veitingar skipta líka gríðarlega miklu máli, að þær séu fallega frambornar og bragðist vel. Svo má ekki gleyma að það á líka að vera gaman og því er mikilvægt að vera með uppbrot á dagskrá, virkja jafnvel þátttak- endur í smá glensi, skemmtiatriði við setningu ráðstefnu, í móttöku og þess háttar. Þetta skiptir allt máli,“ segir Ingibjörg. Viðburðir hérlendis og erlendis „Við höfum komið að ýmsum gerðum viðburða og ráðstefna, innlendum, norrænum og alþjóð- legum. Skipulagning ráðstefna getur tekið allt frá nokkrum mánuðum upp í tvö til þrjú ár. Það fer mjög eftir stærð og umfangi viðburðar hversu langan fyrirvara þarf. Það er þó mikilvægt að bóka fundarstað og hótel með góðum fyrirvara,“ segir Helga. „Þegar kemur að tæknimálum, bókun og umsjón fundaaðstöðu, veitingum og slíku, þá eru þau atriði mjög áþekk, hvort sem um er að ræða innlendar eða alþjóð- legar ráðstefnur. Hins vegar ef þátttakendur eru eingöngu inn- lendir þá er aðdragandinn oftast styttri og dagskráin líka. Nánast undantekningarlaust fer skráning á innlendar ráðstefnur seinna í gang, Íslendingar skrá sig yfirleitt með frekar skömmum fyrirvara,“ segir Ingibjörg. „Það heyrir til undantekninga að við sjáum um ráðstefnur utan Íslands en þó má geta þess að við munum sjá um ráðstefnu sem haldin verður í Bandaríkjunum í ár og svo í Grikklandi árið 2023,“ segir Helga að lokum. n Nánari upplýsingar um viðburða- og ráðstefnufyrirtækið komum má nálgast á komum.is. kynningarblað 11FÖSTUDAGUR 27. maí 2022 R ÁÐSTEFNUR OG VIÐBURÐASTJÓRNUN

x

Fréttablaðið

Beinleiðis leinki

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Fréttablaðið
https://timarit.is/publication/108

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.