Fréttablaðið - 27.05.2022, Qupperneq 25

Ráðstefnu- og viðburðafyrir-
tækið komum sérhæfir sig í
viðburðum og ráðstefnum af
öllum stærðum og gerðum
og byggir á áralangri reynslu
meðstofnenda þess, þeirra
Ingibjargar Hjálmfríðar-
dóttur og Helgu Gunnar
Þorvaldsdóttur.
komum var stofnað fyrir rétt um
einu ári síðan af almannatengsla-
fyrirtækinu KOM ráðgjöf ásamt
Ingibjörgu og Helgu. Félagið er
dótturfélag KOM en Ingibjörg og
Helga eru meðeigendur. „Báðar
höfum við lengi starfað við ráð-
stefnuskipulagningu, eða allt frá
árinu 2003. Við höfum komið að
fjölbreyttum verkefnum tengdum
stjórnsýslu, ferðaþjónustu, heil-
brigðisgeiranum, sjávarútvegi,
menntastofnunum og mörgu
öðru,“ segir Helga.
„komum er ráðstefnu- og við-
burðafyrirtæki og við sérhæfum
okkur í skipulagningu funda,
ráðstefna og sýninga af öllum
stærðum og gerðum. Fyrirtækið er
núna að ljúka sínu fyrsta starfsári
sem hefur verið afar gjöfult þrátt
fyrir ungan aldur fyrirtækisins.
Við sáum nýverið um skráningu á
málþing um kynbundið of beldi.
Fram undan eru ýmsir viðburðir,
svo sem ráðstefna norrænna verk-
fræðinga, ráðstefna um jafnréttis-
mál og önnur tengd sjávarútvegi.
Við erum auk þess að skipuleggja
ráðstefnu taugahjúkrunarfræð-
inga, EANN, sem haldin verður í
maí 2023. Gaman er að segja frá
því að við starfsmenn komum
að skipulagningu ráðstefnunnar
þegar hún var haldin hér á landi
síðast, árið 2007,“ segir Ingibjörg.
Margt að huga að
„Að halda ráðstefnu er ekki einfalt
mál, ferlið getur talið nokkur ár
og það þarf að huga að ýmsum
þáttum til að vel megi takast til.
Það gerist ósjaldan að aðilar ætla
sjálfir að sjá um allt utanum-
haldið. En þegar farið er af stað
þá finnur fólk gjarnan að vinnan
og tíminn sem í hana fer, er mun
meiri en gert var ráð fyrir í fyrstu,“
segir Helga.
Ingibjörg bætir við að þá óski
menn oft eftir aðkomu ráðstefnu-
skrifstofu. „Með hjálp ráðstefnu-
skrifstofu getur fagnefndin
algjörlega einbeitt sér að innihaldi
ráðstefnunnar og öðru sem snýr
að faglegu hliðinni sem er ærið
komum á
ráðstefnuna
Helga Gunnur til
vinstri og Ingi-
björg til hægri.
Báðar búa þær
yfir áralangri
reynslu af ráð-
stefnu- og við-
burðastjórnun.
FRÉTTABLAÐIÐ/
ANTON BRINK
Við höfum komið
að fjölbreyttum
verkefnum tengdum
stjórnsýslu, ferðaþjón-
ustu, heilbrigðisgeir-
anum, sjávarútvegi,
menntastofnunum og
mörgu öðru.
Helga Gunnur
Með hjálp ráð-
stefnuskrifstofu
getur fagnefndin algjör-
lega einbeitt sér að
innihaldi ráðstefnunnar
og öðru sem snýr að
faglegu hliðinni sem er
ærið verkefni.
Ingibjörg
verkefni. Ráðstefnuskrifstofan
heldur aftur á móti utan um öll
praktísku atriðin. Hjá komum
erum við með bókunarkerfi sem
heldur utan um skráningar þátt-
takenda og skráningu útdrátta og
má nefna í því sambandi að við
erum með eitt besta ráðstefnu-
kerfi sem völ er á,“ segir Ingibjörg.
„Að auki sér ráðstefnuskrifstofan
um gerð kostnaðaráætlunar,
annast öll samskipti við birgja
og þátttakendur, bókar fundar-
aðstöðu, hótel, veitingar, tækni-
þjónustu, skemmtikrafta og svo
framvegis,“ bætir Helga við.
Einkenni vel
heppnaðrar ráðstefnu
Til þess að halda vel heppnaða
ráðstefnu segir Helga að nokkrir
lykilþættir skipti þar gríðarlegu
máli. „Góð fundaraðstaða, að
tæknin virki vel og að dagskráin
gangi snurðulaust fyrir sig. Það
eru grundvallaratriði. Einnig
verður innihald ráðstefnunnar að
vekja áhuga og mikilvægt er að fá
góða lykilfyrirlesara,“ segir hún.
„Einnig þarf að tryggja að dag-
skrá sé hæfilega löng og áhersla
lögð á að ráðstefnugestir hafi svig-
rúm til að spjalla við kollegana,
hvort heldur sem er í kaffihléum,
hádegi, móttöku og jafnvel kvöld-
verði,“ bætir hún við. „Veitingar
skipta líka gríðarlega miklu máli,
að þær séu fallega frambornar og
bragðist vel. Svo má ekki gleyma
að það á líka að vera gaman og því
er mikilvægt að vera með uppbrot
á dagskrá, virkja jafnvel þátttak-
endur í smá glensi, skemmtiatriði
við setningu ráðstefnu, í móttöku
og þess háttar. Þetta skiptir allt
máli,“ segir Ingibjörg.
Viðburðir hérlendis og erlendis
„Við höfum komið að ýmsum
gerðum viðburða og ráðstefna,
innlendum, norrænum og alþjóð-
legum. Skipulagning ráðstefna
getur tekið allt frá nokkrum
mánuðum upp í tvö til þrjú ár. Það
fer mjög eftir stærð og umfangi
viðburðar hversu langan fyrirvara
þarf. Það er þó mikilvægt að bóka
fundarstað og hótel með góðum
fyrirvara,“ segir Helga.
„Þegar kemur að tæknimálum,
bókun og umsjón fundaaðstöðu,
veitingum og slíku, þá eru þau
atriði mjög áþekk, hvort sem um
er að ræða innlendar eða alþjóð-
legar ráðstefnur. Hins vegar ef
þátttakendur eru eingöngu inn-
lendir þá er aðdragandinn oftast
styttri og dagskráin líka. Nánast
undantekningarlaust fer skráning
á innlendar ráðstefnur seinna í
gang, Íslendingar skrá sig yfirleitt
með frekar skömmum fyrirvara,“
segir Ingibjörg. „Það heyrir til
undantekninga að við sjáum um
ráðstefnur utan Íslands en þó
má geta þess að við munum sjá
um ráðstefnu sem haldin verður
í Bandaríkjunum í ár og svo í
Grikklandi árið 2023,“ segir Helga
að lokum. n
Nánari upplýsingar um viðburða-
og ráðstefnufyrirtækið komum
má nálgast á komum.is.
kynningarblað 11FÖSTUDAGUR 27. maí 2022 R ÁÐSTEFNUR OG VIÐBURÐASTJÓRNUN