Morgunblaðið - 30.12.2006, Síða 9

Morgunblaðið - 30.12.2006, Síða 9
MORGUNBLAÐIÐ LAUGARDAGUR 30. DESEMBER 2006 9 FRÉTTIR  JÓHANNA Gunnlaugsdóttir varði dokt- orsritgerð sína í upplýsinga- og skjalastjórn við upplýs- ingafræðideild Háskólans í Tam- pere, Finnlandi, 25. nóvember sl. Doktorsritgerðin ber heitið „The Implementation and Use of ERMS: A Study in Icelandic Organizations“. Jóhanna er fyrsti Íslendingurinn sem hlotið hefur doktorsgráðu í upp- lýsinga- og skjalastjórn. Upplýs- inga- og skjalastjórn er tiltölulega ný fræðigrein í hinu alþjóðlega há- skólasamfélagi og innan við tíu manns hafa varið doktorsritgerðir í greininni. Enginn hefur áður valið að rannsaka innleiðingu og notkun á rafrænum skjalastjórnarkerfum (ERMS) í skipulagsheildum. Leiðbeinandi Jóhönnu við dokt- orsrannsóknina var dr. Pertti Vakk- ari prófessor en rannsóknin fjallar um innleiðingu og notkun rafrænna skjalastjórnarkerfa í skipulags- heildum á Íslandi. Andmælandi við vörnina var dr. Julie McLeod, Nort- humbria University. Mörg fyrirtæki og stofnanir bæði á Íslandi og erlendis hafa fjárfest í rafrænum skjalastjórnarkerfum (ERMS). Rafræn skjalastjórn- arkerfi gera kleift að hafa stjórn á skjölum allan endingartíma þeirra svo framarlega sem kerfin eru inn- leidd og notuð á réttan hátt. Mark- mið rannsóknarinnar var að komast að því hvers vegna skipulagsheildir fjárfestu í rafrænum skjalastjórn- arkerfum, hvernig kerfin voru inn- leidd og hvort og þá hvernig og til hvers starfsfólkið notaði kerfin. Rannsókninni var einnig ætlað að sýna tengslin milli innleiðing- araðferða og notkunar á rafrænu skjalastjórnarkerfunum. Niðurstöður rannsóknarinnar sýndu að sterk tengsl voru á milli mikilvægustu innleiðingarþáttanna og útkomuþáttanna sem þeir höfðu áhrif á. Þrír innleiðingarþættir virt- ust hafa mestu áhrifin á vel heppn- aða innleiðingu. Þeir voru: (1) Stuðn- ingur æðstu stjórnenda við verkefnið en hann fólst í notkun stjórnendanna sjálfra á kerfinu, eft- irliti þeirra með notkun starfsfólks og ábyrgð stjórnendanna á notk- uninni. Þá skipti umbun og hvatning stjórnenda til handa því starfsfólki, sem notaði kerfið á réttan hátt, máli. (2) Þátttaka notenda í verkefninu og góð samvinna milli starfsfólks í tölvudeild, skjalastjórnanda og ráð- gjafa frá hugbúnaðarseljanda við þróun og aðlögun kerfisins. (3) Þjálf- un notendanna sem þurftu bæði haldgóða kennslu í upplýsinga- og skjalastjórn almennt auk yfirgrips- mikillar þjálfunar í notkun á kerfinu sjálfu og hinum ýmsu möguleikum sem það bjó yfir. Aðrar niðurstöður rannsókn- arinnar leiddu í ljós: (1) Hvaða skjalaform og skjalategundir starfs- fólk vistaði í rafræna skjalastjórn- arkerfið, (2) hvernig það skráði skjöl og upplýsingar inn í kerfið og (3) hvernig það leitaði að upplýsingum í kerfinu. Þá leiddi rannsóknin í ljós hvaða tilfinningu starfsfólk hafði fyrir því að vinna í kerfi, þar sem aðrir gætu fylgst með störfum þess, en rafrænu skjalastjórnarkerfin eru þeim eiginleikum búin að slíkt er mögulegt. Niðurstöðurnar hafa hagnýtt gildi fyrir stjórnendur fyrirtækja á Ís- landi sem vilja innleiða eða endur- innleiða rafræn skjalastjórnarkerfi á vinnustað. Fræðilegt framlag rann- sóknarinnar er að hún varpar ljósi á hverjir eru mikilvægustu ílagsþættir innleiðingarinnar til áhrifa á árang- ur hennar. Þótt rannsóknin hafi verið fram- kvæmd á Íslandi getur hún einnig haft gildi fyrir meðalstórar skipu- lagsheildir í Vestur-Evrópu, Norð- ur-Ameríku og Ástralíu þar sem fyr- irtækjamenning með tilliti til starfa, samvinnu, samkeppni og stjórn- unarstíls er ekki svo frábrugðin í þessum heimshlutum. Rannsóknin getur einnig skapað grundvöll til frekari rannsókna. Doktor í upplýsinga- og skjalastjórn Jóhanna Gunn- laugsdóttir PÉTUR Kristjánsson, áhugamaður um rétta notkun á íslenska fánanum, gaf á aðventunni forsætisráðuneytinu fána á stöng sem hann hafði sjálfur smíðað að mestu. Ekki reyndist pláss fyrir fána- stöngina í híbýlum ráðuneytisins og var Pétur beðinn að fjarlægja fánann sem hann og gerði. Að endingu fann Pétur gjöfinni eiganda í Ögmundi Jónassyni þingmanni Vinstri grænna. Tilgangurinn með gjöfinni var að vekja athygli ráðuneytisins á notkun fánans en Pétri finnst hann of lítið not- aður á opinberum vettvangi. Hann hafi í sumar reynt að ná sambandi við Geir H. Haarde forsætisráðherra til að bjóða honum fánastöngina en ekki náð í ráð- herrann en rætt málið við starfsmenn ráðuneytisins. Að sögn Péturs gaf hann þeim sjálfdæmi um hvernig stöngin yrði á litinn en fékk aldrei skýr svör um það. Hann lét þetta ekki á sig á fá heldur smíðaði fánastöng með fæti og kom henni til skila í ráðuneytið. Hinn 22. desember var hringt frá ráðuneytinu og honum tjáð að ekki væri pláss fyrir stöngina í híbýlum þess og hann beðinn að fjarlægja hana og varð Pétur við því. „Ég fór og náði í stöngina og hún er nú bara uppi á skrifstofu hjá mér í vinnunni,“ segir Pétur sem gaf síðar Ögmundi Jónassyni stöngina sem hann þáði með þökkum. Fánanum of lítið hampað Pétur segir að í raun hafi gjöfin verið gárungsháttur en hann hefði þó talið að einhvers staðar væri pláss fyrir stöng- ina, t.d. í fundarsal ráðuneytisins, sum- arbústaðnum á Þingvöllum eða í ráð- herrabústaðnum. Fánanum væri alltof lítið hampað af ráðherrum og þing- mönnum og tími væri kominn til að gera bragarbót þar á. Pétur hefur lengi haft áhuga á réttri notkun íslenska fánans og hefur ritað nokkrar greinar um það í dagblöð, sú nýjasta birtist í Morg- unblaðinu á Þorláksmessu. Halldór Árnason ráðuneytisstjóri sagði í samtali við Morgunblaðið að því miður hefði ekki fundist staður fyrir stöngina innan veggja ráðuneytisins, þ.m.t. í bústaðnum á Þingvöllum og ráð- herrabústaðnum. Stjórnarráðið vildi ekki fánastöngina Morgunblaðið/Árni Sæberg Með fána Pétur Kristjánsson segir þingmenn og ráðherra hampa ís- lenska fánanum allt of lítið og tími sé kominn til að gera þar á brag- arbót. Hann gaf forsætisráðuneytinu fána en hann var afþakkaður. Gleðilegt nýtt ár þökkum viðskiptin á árinu sem er að líða Opið í dag til kl. 16 Bæjarlind 6 sími 554 7030 Eddufelli 2 sími 557 1730 Lokað gamlársdag • Útsalan hefst 2. janúar Reykjavík, sími 551 4473 Við óskum viðskiptavinum okkar gleðilegs árs og þökkum frábærar móttökur á nýjum stað á Laugavegi 82 N‡ námskei› hefjast 8. janúar Í formi til framtí›ar • Bumban burt Mó›ir og barn • Jóga flæ›i Höf›abakka 9 Sími: 511-1575 www.hreyfigreining.is S J Ú K R A fi J Á L F U N O G L Í K A M S R Æ K T Útsala á Anny Blatt garni dagana 3., 4. og 5. jan. milli kl. 17 og 19. Útsala á Anny Blatt garni - mikil lækkun á eldra garni. Vetrarblöð komin. arndis_bj@hotmail.com • Stekkjarsel 7 (bílskúr) • Sími 698 1850

x

Morgunblaðið

Beinleiðis leinki

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Morgunblaðið
https://timarit.is/publication/58

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.