Morgunblaðið - 29.09.2000, Blaðsíða 48

hellur og steinar
48
*
FÖSTUDAGUR 29. SEPTEMBER 2000
HELLUSTEVPA JVJ
Vagnhöfða 17
112 Reykjavík
Sími: 587 2222
Fax: 587 2223
Gerið verðsamanburð
Tölvupöstur: sala@hellusteypa.is
UMRÆÐAN
Rafræn skjalastjórn-
un; hvað er það?
SKJALASTJÓRNUN er sjálf-
stæð fræðigrein sem hefur hagnýtt
gildi fyrir íslenska vinnustaði. Raf-
ræn skjalastjórnun er framtíðin og
samræma þarf hana vistun pappírs-
skjala. í þessari grein verður hug-
takið rafræn skjalastjómun skýrt og
gerð grein fyrir þeim hugtaka-
ruglingi sem ríkir á þessu sviði hér á
landi á sviði vistunar rafrænna
skjala. Skoðum þetta nánar.
Hvers vegna rafræn
skjalastjórnun?
Tölvueign á íslandi er með því
hæsta sem gerist í heiminum. Óhætt
er að segja að hver einasti vinnu-
staður hér á landi sé tölvuvæddur.
Magn rafrænna skjala er gífurlegt
og eykst stöðugt. Um er að ræða
skjöl í formi skýrslna, tölvupósts,
bréfa, leiðbeininga, mynda og teikn-
inga svo eitthvað sé nefnt. Fyrirtæki
eyða nú gífurlegu fjármagni í skjöl
sem verða til á pappír eða rafrænu
formi. Þörf er á að vista skjölin
vegna innihaldsins, þ.e. af
Sparperur Nýr
á tilboði bækli
nú 390 kr. stk. um lý
ábur 590 lcr. verft afteini
Sparperur endast tiu sinnum lengur og eyfta Skinandi ht
80% minna rafmagni en venjulegar perur. um lýsingu
MORGUNBLAÐIÐ
Skjalavarsla
Samræma þarf rafræna
skjalastjórnun vistun
pappírsskjala. Alfa
Kristjánsddttir skýrir
hér hugtakið rafræn
skjalastjórnun og gerir
grein fyrir hugtaka-
ruglingi sem ríkir á
þessu sviði.
stjórnunarlegum, lagaiegum og
fleiri ástæðum.
Hvað er þá rafrænt skjal?
Alþjóða skjalastjórnunarfélagið
(ARMA) skilgreinir rafrænt skjal á
eftirfarandi hátt: „Rafrænt skjal
telst vera hvaða rafræna gagn eða
boð sem er, hvort sem það var sent,
komið áfram, svarað, miðlað, vistað
haldið, afritað, hlaðið inn, sýnt, skoð-
að, lesið eða prentað af einu eða
mörgum tölvupóstkerfum eða tölvu-
þjónustu." (í ARMA : Exploring the
Information Universe, Houston, 4-7.
okt. 98, bls. 2). Þetta þýðir þá að
Word skrár, tölvupóstur, myndir,
teikningar og annað sem dreift er og
notað í fyrirtækjum teljast vera
skjöl sem hafa gildi í rekstri þeirra.
Hvar er skjalið?
Miklum tíma er oft eytt í leit að
skjölum. Samkvæmt niðurstöðum
rannsóknar eyðir fagfólk allt að 50%
af vinnutíma sínum í leit að skjölum.
Þar sem um er að ræða fyrirtæki
sem nota viðurkenndan skjala-
stjórnunarhugbúnað minnkar hlut-
fallið niður í 15-20% (Logan, R.
„Document proccessing" Comput-
SLIM-LINE
dömubuxur frá
gardeur
öðuntv
tískuverslun
v/Nesveg, Seltj., s. 561 1680
:0
>
ro
ra
’ö?
ro
CT)
O)
cn
«

Sérhönnuð
vatnsglös
Mörkinni 3, sími 588 0640
Opið mán.-fös. trá kl. 12-18