Bókasafnið - 01.04.1993, Blaðsíða 20

Súsanna Flygenring, Borgarbókasafni
Dobis/Libis
Borgarbókasafn Reykjavíkur er almenningsbókasafn
sem rekur auk aðalsafns og lestrarsalar fimm út-
lánsdeildir, tvo bókabíla, sérþjónustuna Bókin heim, sér-
útlán og skipaútlán.
Farið var að huga að tölvuvæðingu Borgarbókasafns
fyrir allmörgum árum. Helstu ástæður þess voru þörf
fyrir betra útlánakerfi og samskrá fyrir allt safnið sem
væri aðgengileg í öllum deildum þess.
Helstu kröfur safnsins til tölvukerfis voru að það gæti
þjónað deildaskiptu safni. Lánþegaskrá varð að vera
sameiginleg og kerfið varð að ráða við skráningu á öllurn
tegundum safnefnis. Vegna stærðar safnsins var ljóst að
einungis kerfi sem
keyrt væri á stórtölvu
kæmi til greina. Mörg
tölvukerfi voru skoð-
uð, og var ákveðið að
velja bókasafnskerfið
Dobis/Libis. Kerfið er
í eigu Skýrr og var
samningur milli Skýrr
og Reykjavíkurborgar
um notkun Borgar-
bókasafns á öllum
þáttum kerfisins und-
irritaður 30. júní 1989.
Þeir þættir Dobis/
Libis sem nú þegar eru
komnir í notkun í
Borgarbókasafni eru
leit, skráning, útlán, póstur og almenningsaðgangur. Eft-
ir eru aðfangaþáttur og tímaritaþáttur.
Áætlað er að taka aðfangaþáttinn í notkun síðar á þessu
ári og tímaritaþáttinn í framhaldi af því. Væntum við
þess að njóta þar góðs af reynslu Bókasafns Landspítal-
ans.
I Borgarbókasafni eru nú 40 vinnslustöðvar tengdar
D/L. I Sólheimasafni, Bústaðasafni og Seljasafni er net-
tenging um gátt, sk. Tokanet, en aðalsafn og Gerðuberg
tengjast í gegnum skjástjórnareiningu. Ýmsar tegundir af
skjám og tölvum eru notaðar, t.d. IBM, Ericson, Hyund-
ai og Ambra. 14 lesarar (ljóspennar og lesbyssur) eru í
notkun og 12 prentarar.
Allar vinnslustöðvar eru í beinlínusambandi við D/L
hjá Skýrr sem á kerfið og sér um rekstur þess og viðhald.
Skýrr rekur netþjónustu sem er opin allan sólarhringinn
og sér um að samband haldist við útstöðvar ef eitthvað
bregður útaf. Það er töluverður kostur fyrir safnið að
þurfa ekki sjálft að reka kerfi með þeim mannafla og
þeirri sérfræðiþekkingu sem til þess þarf, ekki síst með
tilliti til langs opnunartíma safnsins. Með tengingu Borg-
arbókasafns við Skýrr fékk safnið líka aðgang að ýmsum
tölvukerfum sem auðvelda skrifstofuvinnu, t.d. þjóðskrá,
launakerfi Reykjavíkurborgar og Meistaranum, sem er
m.a. tölvupóstur og ritvinnslu- og skjalavistunarkerfi.
Þegar samningur við Skýrr var undirritaður setti Borg-
arbókasafn fram kröfur um breytingar á kerfinu til að
laga það að þörfum safnsins. Þeim breytingum er að
mestu lokið, og þó ýmsar breytingar og lagfæringar hafi
tekið of langan tíma að okkar áliti, ganga dagleg störf
snurðulaust.
Með því að taka upp tölvukerfi urðu miklar breytingar
á vinnubrögðum í safninu. Fyrir marga var um byltingu
að ræða því fjölmargir af starfsmönnum höfðu aldrei svo
mikið sem snert tölvu áður og voru jafnvel mjög óvanir
vélritun. Það tók því mislangan tíma fyrir starfsfólk að
læra á kerfið, en í heildina gekk það vel og er t.d. mjög
fljótlegt að læra skráningu. Kerfið byggir á valmyndum
þar sem hver skjá-
mynd leiðir notandann
að þeirri næstu. Með
aukinni þjálfun má
nýta sér styttingarleið-
ir sem flýta mjög fyrir.
D/L svarar öllum
helstu kröfum safnsins
til tölvukerfis og
helstu kostir tölvu-
væðingarinnar eru
þessir:
- Betri yfirsýn yfir
safnkostinn í heild, þar
sem allar deildir safns-
ins hafa nú aðgang að
einni og sömu skrá.
Það leiðir af sér betri
upplýsingaþjónustu, markvissari innkaup og betri nýt-
ingu á safnkostinum.
- Bætt þjónusta við lánþegana, bæði í formi betri upp-
lýsingaþjónustu og nákvæmra upplýsinga um eigin
stöðu.
- Vinnusparnaður - sérstaklega þegar til lengri tíma er
litið. Sem dæmi má nefna að vinna við innheimtu hefur
nánast horfið. Strikamerki, kjalmiðar og aðrir merkimið-
ar eru prentaðir beint út úr kerfinu, sem sparar nrikla
vélritunarvinnu. Oll vinna við framleiðslu spjaldskrár-
spjalda og viðhald margra spjaldskráa hverfur, en vinnu-
sparnaður við innkaup og skráningu mun koma enn bet-
ur í ljós þegar aðfangaþátturinn verður tekinn í notkun.
D/L er gagnagrunnskerfi þar sem mörg söfn geta
tengst og samnýtt upplýsingar í kerfinu. Tvö önnur söfn
eru með aðild að kerfinu, en það eru Bókasafn Landspít-
alans og Stjórnarráð Islands (Fjármálaráðuneytið), sem
fékk aðgang að leit og skráningu haustið 1992. Þau söfn
sem nota tölvukerfið Ernblu geta fengið keyptar færslur
úr D/L frá Skýrr.
Samstarf milli notenda felst aðallega í gagnkvæmu
upplýsingastreymi um notkun kerfisins. Safnkostur Bs.
Landspítala og Borgarbókasafns skarast ekki mikið og
skráningarvinna samnýtist því helst þegar um íslenskar
bækur og tímarit um heilbrigðismál er að ræða. I Bs.
Landspítala eru tímarit um heilbrigðismál greiniskráð. Sú
20