Bókasafnið - 01.04.1993, Blaðsíða 37

Ólíkt starfsfólk
Ekki nægir að hugsa um skiptingu starfsfólks í bóka-
safnsfræðinga, bókaverði, skrifstofufólk o.s.frv., heldur
verður að taka með í reikninginn þætti eins og kyn, aldur
og persónuleika.
Sem dæmi um mun á starfsfólki mætti taka bókasafns-
fræðing með margra ára reynslu í upplýsingaþjónustu,
sem nýtur þess að finna upplýsingar og heimildir í bók-
um og tímaritum á „gamla mátann“. Þessi spennandi
„leynilögregluleikur" var e.t.v. ástæðan fyrir því að við-
komandi kaus sér þetta starf. Þessi bókasafnsfræðingur
er ekkert spenntur fyrir nýrri tækni sem hugsanlega rýrir
sérþekkingu hans; þekkingu sem tekið hefur hann mörg
ár eða áratugi að öðlast. Aftur á móti vonar ef til vill ný-
útskrifaður bókasafnsfræðingur í upplýsingaþjónustu, að
tölvutæknin muni bæta úr reynsluleysi hans.
I bókasöfnum starfar oft námsfólk í hlutastarfi eða
ungt fólk sem ekki er búið að ákveða hvað það ætlar að
gera í framtíðinni. Þetta unga fólk er alið upp við tölvur,
hefur leikið sér á þær frá barnsaldri og er vant því að
vinna skólaverkefnin sín á heimilistölvuna. Unga fólkið
lætur sér fátt um finnast þótt bókasafnið tölvuvæðist.
Þar starfa líka konur „á besta aldri“, sem unnið hafa ár-
um saman á bókasafninu og ætla að vinna þar til starfs-
loka. Þær hafa enga reynslu af tölvum og vex það í aug-
um að verða nánast eins og nýgræðingar um tíma.
Framkvæmd
Þátttaka
Ekki geta allir tekið jafnan þátt í gagnainnslætti, sem
er aðalvinnan fyrst eftir að tölvuvæðingin er komin til
framkvæmda. Getur svo farið að sumir telji sig setta til
hliðar, t.d. starfsfólk í deildum sem ekki á að tölvuvæða
strax. Það er mikilvægt, að menn viti ástæður (fjárhags-
legar eða tæknilegar) fyrir þess konar forgangsröðun.
í sömu deild eða á sama stað er best að allir taki þátt í
vinnunni, þó e.t.v. ekki í nákvæmlega sama mæli. Þótt
sumir starfsmenn séu lengur en aðrir að vinna ákveðið
verk, bætir betri starfsandi mismuninn upp.
Miðlun
Oft hugsa yfirmenn ekki um miðlun upplýsinga til
starfsmanna eða telja það allt of mikla tímasóun að
standa í slíku. Þeir nota þá afsökun að starfsmenn hafi
ekki áhuga fyrir tölvuvæðingunni (eða jafnvel bókasafn-
inu!), en hugsi aðeins um eigin hag, þægilegri vinnu og
hærra kaup.
Boðleiðir þurfa að liggja í allar áttir, „upp“, „niður“ og
„til hliðar“. Dæmi um boðleiðir eru fréttabréf, orðsending-
ar, starfsmannafundir, fundargerðir, fyrirlestrar, heimsókn-
ir, hópvinna og „opnar dyr“ (10, s. 33-34 og 15, s. 208).
Tölvuvæðing er gott tilefni til að breyta boðleiðum og
bæta miðlun. Það er nánast regla, að miðlun upplýsinga
innan stofnunar er í verra ástandi en menn telja.
Þjálfun
Þjálfun er, ásamt almennri þátttöku starfsmanna,
grundvallaratriði fyrir því að tölvuvæðing takist vel.
Starfsfólk verður að vera þess fullvisst, að það fái góða
og næga þjálfun til að takast á við breytta tíma.
Aldrei er of snemma farið af stað með kynningu.
Ýmsar aðferðir er hægt að nota við þjálfun og kennslu
t.d. almenna kynningu fyrir alla starfsmenn, hópkennslu
eða einstaklingsþjálfun. Best er að nota allar aðferðir. Sá
sem kennir, má hvorki ætlast til of mikils né vanmeta
starfsmenn.
Seljendur bjóða oft aðeins upp á almenna kynningu
tölvukerfisins og þeir eru ekki á staðnum til að svara
spurningum sem koma upp síðar. I bókasöfnum er yfir-
leitt ekki sérstakur starfsmaður sem sér um þjálfun
starfsfólks og kerfisfræðingurinn/-bókavörðurinn er
önnum kafinn sérstaklega í upphafi tölvuvæðingar. Þjálf-
unin lendir því oft á „millistjórnendum", sem sjálfir eru
e.t.v. aðeins skrefi á undan þeim sem þeir eiga að kenna.
Sumir vilja aðeins læra það sem þeir þurfa til að geta
innt starfið skammlaust af hendi, en aðrir vilja læra
meira. Erfitt getur verið að meta hve mikið á að kenna
hverjum starfsmanni, en meginreglan ætti að vera sú að
kenna hverjum og einum eins mikið og hann ræður við.
Hefja ætti þjálfun eldri starfsmanna sem fyrst. Þessir
starfsmenn reyna stundum að fresta því að læra á tölvur,
og vona að þeir losni við þessa nýju tækni á einhvern
dularfullan hátt. Oft er þetta fólk í mikilvægum stöðum
og má þjálfun þess því ekki dragast á langinn.
Eigin handbók er ómissandi. Seljendur tölvukerfa bjóða
handbækur, en þær eru oft yfirborðskenndar og ekki full-
nægjandi. Oftast búa bókasöfn til eigin handbækur, sem
eru ítarlegri og hafa þá vinnureglur safnsins með. Hand-
bók, sem samin er í bókasafninu er auðskiljanlegri, því í
henni er hægt að nota málfar sem starfsfólkið er vant.
Halda þarf handbókinni stöðugt við, svo starfsmenn geti
treyst því að hún sé alltaf rétt. Handbókin er síðan notuð
sem kennslubók þegar nýtt fólk hefur störf.
Hyggja þarf að fræðslu um annað sem tengist vinnu
við tölvur, t. d. líkamsbeitingu og framkomu við lánþega.
Leggja verður áherslu á rétta líkamsbeitingu og hvíld frá
tölvum með vissu millibili. Þjálfa þarf framkomu við lán-
þega og minna starfsmenn á að horfa framan í þá, en
stara ekki stöðugt á skjáinn!
Neikvæð áhrif tölvuvæðingar, streita og andstaða
gegn breytingu
Hin mikla breyting sem tölvuvæðing hefur í för með
sér, veldur óhjákvæmilega streitu á vinnustað. Streita get-
ur bæði verið hvetjandi og letjandi (4, s. 94). Streita er
ekki alvond og vinnan væri tilbreytingalítil, ef hún væri
alveg streitulaus. Of mikil streita getur hins vegar verið
heilsuspillandi. Því er mikilvægt að þekkja einkennin og
halda henni innan vissra marka.
Margir þættir valda streitu, en helstir eru: Umhverfis-
þættir, þættir sem varða starfið, tengsl yfir- og undir-
manna og eðli tölvuvinnu (15, s. 50).
Tölvuhræðsla getur verið sálrænt vandamál. Fólk er
hrætt um að eyðileggja eitthvað og alls konar skilaboð á
skjánum ruglar það í ríminu. Fólk sem alltaf hefur verið
ánægt í vinnunni, getur farið að kvíða því að mæta næsta
dag og eiga jafnvel erfitt með svefn.
Tölvuvæðing getur gert störf fábreyttari eða dregið úr
mikilvægi sérþekkingar. Bókasafnsfræðingar sem áður
unnu við frumskráningu eyða nú í sumum söfnum mest-
37