Árbók VFÍ/TFÍ - 01.06.2009, Page 254

þessara aðila og eru truflaðar á leið sinni og óvíst er hvort móttakandi skilur með réttum
hætti þau skilaboð sem sendandinn vildi koma á framfæri. Gagnlegt er að flokka sam-
skipti í samtíma og ósamtíma samskipti, eins og tafla 1 sýnir.
Flokkun Lau (2004) gefur gott yfirlit yfir þau samskipti sem eiga sér stað í dæmigerðum
verkefnishópum. Verkefnakerfi hafa verið til umfjöllunar í þessu riti (Thordarson &
Ingason, 2004) og var þar meðal annars sýnt fram á að forsenda fyrir að þau skili árangri
er sú að veruleg áhersla sé lögð á innleiðingu og þjálfun í notkun þeirra.
Annar mikilvægur áhrifaþáttur varðandi skilvirkni verkefnishópa er traust milli með-
lima þeirra. Hugtakið traust er notað í mismunandi merkingu en hér er það skilgreint
eins og Tómas Hafliðason gerði í meistaraprófsritgerð sinni um samskipti og traust í
dreifðum verkhópum (2009):
Trú á annan einstakling eða hóp um að viðkomandi muni íframtíðinni standa undir væntingum.
Tómas benti m.a. á að traust milli meðlima í verkefnishópnum auki sköpunargetu og gagn-
rýna hugsun, skapar jákvætt umhverfi þar sem þátttakendur eru tilbúnir til að leggja
meira á sig og horfa á áskoranir í verkefninu sem tækifæri. Sýnt hefur verið fram á að
skipuheildir sem byggja á trausti geta aukið hagnað, framleiðni og ánægju starfsmanna
án þess að fjármagn sé lagt til (Ciancutti & Steding, 2001). Traust er því nauðsynlegt í
sérhverjum verkefnishópi og traust er ekki byggt upp öðruvísi en með samskiptum. Það
er áunnin niðurstaða sem myndast með tímanum og þróast með reynslu af samstarfi,
skilningi og þekkingu á fólki með samskiptum við það. í tengslum við umfjöllun um
traust er við hæfi að vitna í frægt líkan af þróunarsögu verkefnishópa, hið svonefnda
Tuckman líkan (1965). Tuckman skipti líftíma verkefnishópsins í fjögur stig, mótunar-
stigið (e. forming), baráttustigið (e. storming), samvinnustigið (e. norming) og fram-
kvæmdastigið (e. performing). Fimmta og síðasta stigið er kallað kveðjustig (e. adjourn-
ing) °g tengist það lúkningu verkefnisins þegar verkefnishópurinn er leystur upp.
Gagnsemi Tuckman líkansins er fólgin í að það er einfalt og auðskiljanlegt og mjög hag-
nýtt til að útskýra þá erfiðleika sem margir upplifa þegar þeir vinna í verkefnishópi með
fólki sem þeir hafa ekki unnið með áður. Að þekkja þessa þróunarsögu er bæði mjög upp-
lýsandi en ekki síður felst í því uppörvun að vita að skýra má erfiðleika í samstarfi með
einföldum hætti og tengja hana við eðlilega þróun. Loks hefur verið bent á að nota má
líkanið til að hjálpa hópum til að komast hraðar í gegnum fyrstu þróunarstigin (Burn, 2004).
Ahugavert er að velta fyrir sér samhengi milli stærðar verkefnishóps og afkasta. Sýnt
hefur verið fram á að afköst aukast ekki endilega í réttu hlutfalli við fjölgun í verkefnis-
hópi. Elstu rannsóknir á þessu eru frá fyrstu áratugum síðustu aldar en í rannsókn
Steiners (1972) kom fram að stærð verkefnishóps er áhrifavaldur í vinnu hópsins með
margvíslegum hætti. Stærri hópur felur í sér aukinn fjölbreytileika, fleiri skoðanir og
auknar líkur á ágreiningi. Meiri orka fer í samræmingu og hætta er á að undirhópar eða
klíkur myndist.
Fjölbreytileiki hefur mikil áhrif á virkni verkefnishópsins. Með fjölbreytileika eða eins-
leitni er vísað til margra þátta, til dæmis má nefna faglegan bakgrunn, aldur, kyn,
reynslu, nám, hve lengi menn hafa verið þátttakendur í verkefnishópnum og raunar
mætti telja hér upp miklu fleiri atriði. Þessir þættir hafa áhrif á verkefnishópinn með mis-
munandi hætti, eins og áralangar rannsóknir víða um heim hafa sýnt fram á. Hér verða
nokkrir áhugaverðir þættir nefndir. Það hversu lengi menn hafa verið þátttakendur í
verkefnishópnum virðist skipta nokkru máli. Einsleitni innan hópsins hvað þetta snertir
virðist haldast í hendur við að þátttakendur ná betri tengingu, betri samskiptum og skil-
virkni verkefnishópsins vex eftir því sem þessi breytileiki minnkar. Rannsóknir á
breytileika hvað snertir bakgrunn sýna að aukinn breytileiki hvað varðar sérhæfingu og
menntun leiðir til aukins ágreinings en jafnframt eykur hann skilvirkni verkefnishópsins.
Rannsóknir sýna að áhrif aldursdreifingar á skilvirkni hópa eru ekki mikil en þó virðist
sem aukinn breytileiki í aldri haldist í hendur við fjarveru og mannaskipti í verkefnis-
2 5 2
Arbók VFl/TFl 2009