Fréttablaðið - 23.09.2021, Blaðsíða 24

Útgefandi: Torg ehf Veffang: frettabladid.isÁbyrgðarmaður: Björn Víglundsson Sölumaður auglýsinga: Jóhann Waage, johannwaage@frettabladid.is, s. 550 5656.
„Það samræmist ekki nútímanum
að það sé verið að slá inn sömu
upplýsingar inn í bókhaldskerfi
hjá kaupanda og seljanda, nánast
á sama degi, eða að minnsta kosti í
sömu vikunni, þegar tæknin býður
okkur upp á að lesa þessar upp-
lýsingar á milli kerfa og staðfesta
eða hafna eftir atvikum,“ segir
Einar Geir Jónsson, framkvæmda-
stjóri Unimaze.
„Rannsóknir sýna að með-
höndlun pappírsreikninga eða
pdf- reikninga getur tekið allt upp
í fimmtán daga á meðan rafrænir
reikningar flæða í gegnum ferlið
á þremur dögum. Það þýðir að
ein manneskja getur gengið frá
6.000 gamaldags reikningum á ári
en ræður aftur á móti við 90.000
rafræna reikninga,“ útskýrir Einar.
„Hér gefur auga leið að ef bók-
haldsdeild með fimmtán manns
er að meðhöndla 90.000 reikninga
sem ekki eru rafrænir, þá gæti ein
og sama manneskjan meðhöndlað
þessa reikninga ef allir væru raf-
rænir.
Þjónustan okkar hefur því ýmsa
eftirsóknarverða kosti fyrir við-
skiptavini. Aukin sjálfvirkni býður
upp á tíma- og orkusparnað og þar
af leiðandi hagræðingu og það er
engin hætta á villum eða að það
verði þörf á leiðréttingum eftir á,“
segir Einar. „Það er líka hægt að
fylgjast vel með stöðunni á öllum
skjölum sem eru send í kerfinu
okkar og það er þægilegt að taka á
móti reikningum.“
Alltaf ódýrara og fljótlegra
„Fyrirtækið Unimaze var stofnað
árið 2003 og við sinnum því sem
í daglegu tali er kallað skeyta-
miðlun, en það gengur út á að
dreifa ýmiss konar rafrænum
viðskiptaskjölum á milli bókhalds-
kerfa,“ segir Einar. „Allir kannast
við rafræna reikninga, en við
dreifum líka pöntunum, greiðslu-
tilkynningum og öðrum stöðl-
uðum skjölum fyrir fyrirtæki. Það
er alltaf ódýrara og fljótlegra að
nota rafrænar útgáfur en að senda
útprentuð skjöl.
Þetta hefur verið kjarninn í
okkar starfsemi í áratug, en þjón-
ustan okkar varð til út frá íslensku
hugviti og er byggð á evrópskum
reglum og stöðlum og íslenskum
lögum,“ segir Einar. „Í tíu ár var
bara einn starfsmaður hjá fyrir-
tækinu, en þetta hefur sprungið
hratt út síðustu misseri og í dag
erum við fjórtán og þjónustum yfir
fjögur þúsund fyrirtæki í fimmtán
löndum um allan heim.“
Bylting í reikningagerð
„Það er ýmislegt sem gefur okkur
sérstöðu. Í fyrsta lagi er það hvað
við erum öguð í vinnubrögðum,
en við leggjum mikla áherslu á að
fylgja öllum stöðlum og reglum
og það býður upp á mikla hag-
ræðingu fyrir viðskiptavini okkar.
Í öðru lagi erum við eina íslenska
skeytamiðlunin sem styður bæði
sendingu og móttöku á nýjustu
samevrópsku rafrænu reikningun-
um, en í nýjustu útgáfunni er búið
að gera þá mikilvægu breytingu að
það er búið að skilgreina reiti fyrir
alls kyns nauðsynlegar aukaupp-
lýsingar, en ekki bara staðlaðar
upplýsingar,“ útskýrir Einar. „Það
þýðir að bókhaldskerfi geta lesið
þessar upplýsingar og bókað ýmiss
konar reikninga alveg sjálfvirkt.
Þetta er algjör bylting og þýðir að
þeir sem nota þjónustuna frá okkur
geta afgreitt meira af reikningum
í gegnum sjálfvirkt kerfi en aðrir,
sem getur sparað gríðarlegan tíma
og um leið kostnað,“ segir Einar.
„Þar sem við erum mjög öguð í
vinnubrögðum er öll skráning upp-
lýsinga líka í tryggum farvegi og því
njóta viðskiptavinir ávinningsins
af þessari breytingu, ásamt því að
losna við hættuna á villum.“
Ýmis auka þjónusta í boði
„Í þriðja lagi bjóðum við líka upp
á ýmiss konar auka þjónustu
sem auðveldar viðskiptavinum
okkar lífið. Við getum til dæmis
breytt pdf-reikningi í rafrænan
án neinnar handavinnu, en það er
forsenda fyrir því að hann verði
löglegur að hann sé annað hvort
útprentaður eða rafrænn,“ segir
Einar. „Við bjóðum líka upp á alls
konar skýrslugerðir sem ég hef
ekki séð aðra bjóða upp á, svo sem
kostnaðargreiningar og kolefnis-
fótsporsskýrslur, sem eru unnar
upp úr þeim gögnum sem við erum
að miðla. Við erum fremstir meðal
jafningja þegar kemur að þessum
auka þjónustum.
Við bjóðum líka upp á nokkurs
konar ígildi símaskrár, þannig að
ef þú sendir til dæmis út 100 reikn-
inga á mánuði flettum við upp
hverjir taka við rafrænum skjölum
og sendum þá pdf-reikning á hina,
þannig að viðskiptavinir okkar
þurfi ekki að hugsa um það,“ segir
Einar.
Samþykktarkerfi í skýinu
„Við erum líka með samþykktar-
kerfi í skýinu sem fólk sækist í. Það
er tvennt gott við það. Í fyrsta lagi
er mjög þægilegt að hafa þetta í
skýinu því það þýðir að þú hefur
aðgang að kerfinu hvar og hvenær
sem er í gegnum snjallsíma,“ segir
Einar. „Svo gefur samþykktar-
kerfið okkar þér líka færi á að
samþykkja eða hafna reikningi
áður en hann er bókaður. Kerfið
fer yfir reikninginn og passar að
allt stemmi, annars fer hann ekki í
gegnum kerfið.
Yfirleitt flýgur 90% af reikning-
um í gegn án nokkurra vandræða,
en þessi 10% sem eru ófullkomin
vegna þess að það vantar einhver
smáatriði, skapa alla vinnuna,“
segir Einar. „Þessa reikninga þarf
að laga og það er betra að gera það
áður en reikningur er bókaður,
því þá þarf ekki að fara fram
leiðréttingarvinna í bókhaldinu,
heldur er einfaldlega beðið eftir
réttum reikningi og svo gengið frá
honum.“
Engin þörf á bókara
„Til að kerfið okkar virki er algjört
lykilatriði að það sé bókhaldskerfi
á báðum endum viðskiptanna. Við
erum alltaf að dreifa skjölum úr
einu bókhaldskerfi í annað, þannig
að við erum eingöngu að þjónusta
fyrirtæki,“ segir Einar. „Það eru
mörg stór fyrirtæki að nýta þessa
þjónustu, en sumir minni atvinnu-
rekendur eru hikandi. Það munar
samt að sjálfsögðu ekki síður um
tíma og launakostnað hjá þeim
og þetta gerir það að verkum að
það þarf ekki að vera með bókara í
vinnu, þannig að þessi hópur ætti
að sjálfsögðu að nýta sér fram-
farirnar sem hafa orðið á þessu
sviði.“ ■
Einar Geir Jónsson, framkvæmdastjóri Unimaze, segir að meðhöndlun pappírsreikninga eða pdf-reikninga geti tekið allt upp í fimmtán daga, á meðan rafrænir reikningar flæða í gegnum ferlið á
þremur dögum, þannig að afköst aukast verulega. FRÉTTABLAÐIÐ/ANTONBRINK
Það er alltaf ódýrara og fljótlegra að nota rafræna reikninga en reikninga á pappír. MYND/AÐSEND
Þeir sem nota
þjónustuna frá
okkur geta afgreitt meira
af reikningum í gegnum
sjálfvirkt kerfi en aðrir,
sem getur sparað gríðar-
legan tíma og um leið
kostnað.
Einar Geir Jónsson
2 kynningarblað 23. september 2021 FIMMTUDAGURUPPLÝSINGATÆKNI