Morgunblaðið - 29.09.2000, Blaðsíða 49

MORGUNBLAÐlt)
UMRÆÐAN
ing Canada JAN 18,1995).
Rafræn skjalastjórnun skiptir því
meira máli en áður. Ef skjalið á að
nýtast öllu fyrirtækinu þarf að vista
það í sameiginlegum þekkingar-
grunni fyrirtækisins. Slíkm- grunnur
er upplýsingafræðilega skipulagður
út frá lífshlaupi skjals. Persónuleg
skjalavistun ætti að heyra sögunni
til.
Hvernig er þá hægt að stjórna
skjölum?
Rafræn skjalavistun og
rafræn skjalastjórnun
Margir halda að nóg
sé að vista skjöl á sam-
eiginlegu drifi fyrir-
tækisins oftast með
„heimatilbúinni" flokk-
un. Mikill munur er
hins vegar á skjalastýr-
ingu (electronic docu-
ment management,
EDM) af þessu tagi og
skjalastjórnun
(Records management,
skammstafað RM).
Skjalavistun eða
EDM felm- einfaldlega í
sér vistun rafrænna
skjala í tölvukerfi.
Takmarkað skipulag er
oftast í tölvugrunninum
en oft unnt að leita að skjölum eftir
orðum í texta þeirra; svokölluð full
textaleit. í rafræna skjalavistun
vantar oftast alveg hugmyndir um
skjalaáætlun (á ensku records ret-
ention), þ.e. hvað gera eigi við skjöl-
in eftir að notagildi eða líftíma
þeirra er lokið. Skjölin „eru bara
þarna“ inni í tölvukerfinu og safnast
upp. Ofgnótt upplýsinga er vaxandi
vandamál.
Rafræn skjalastjórnun flokkar
skjölin hins vegar á samræmdan
hátt um leið og þau eru vistuð í tölv-
unni. „Líftími" skjalsins í kerfinu er
fyrirfram ákveðinn samkvæmt
skjalaáætlun vinnustaðarins. Skjal-
astjórnunarkerfi (Records man-
agement systems) taka þannig mið
af öflugri skráningu, samræmdri
vistun og vel skilgreindum hug-
myndum um langtímavistun eða
eyðingu rafrænna skjala samkvæmt
stefnu og markmiðum vinnustaðar.
Viðurkenndur skjalastjórn-
unarhugbúnaður, hvað er það?
GífurJegt framboð er af hugbúnaði
sem vistar skjöl. Viðurkennt skjala-
stjórnunarkerfi þarf hins vegar að
geta stjómað öllum skjölum vinnu-
staðarins án tillits til forms sam-
kvæmt hugmyndinni um lífshlaup
skjals (á ensku: life
cycle theory). Hug-
búnaðurinn þarf að
gera ráð fyrir marg-
þættri og sveigjanlegri
skráningu ásamt
skjalaáætlun.
Bandaríska varnar-
málaráðuneytið hefur
gefið út kröfulýsingu
um það hvað telst vera
viðurkenndur skjala-
stjórnunarhugbúnað-
ur, US DoD 5015.2.
Reglur þessar eru það
alþjóðlega viðmið sem
stuðst er við í heimi
skjalastjórnunar þar
sem alþjóðlegur stað-
all um val á skjalastjórnarhugbúnaði
er ekki til. Ráðuneytið vottar sam-
kvæmt reglunum og kaupir búnað
samkvæmt umræddum kröfum. Það
eru nú aðeins nokkur kerfi í heimin-
um sem eru vottuð skv. alþjóðlegum
kröfum skjalastjórnunar.
A heimasíðu upplýsingaskrifstofu
varnarmálaráðuneytisins er að finna
sicrá yfir hugbúnað sem telst vera
viðurkenndur og uppfyllh- kröfur
skjalastjórnunar (sjá nánar http://
jitc.fhu.disa.mil/recmgt/). Á um-
ræddum lista eru skjalastjórnunai--
kerfi á borð við ástralska kerfið
TRIM (Tower Records Information
Management), bandaríska kerfið
FOREMOST og IBM Records
Manager svo eitthvað sé nefnt.
Skjalastjórnun er
sjálfstæð fræðigrein
Þegar undirrituð hóf sjálfstæðan
atvinnurekstur á sviði skjalastjórn-
unar fyrir tíu árum vissu fáir um
hvað skjalastjórnun snerist yfirleitt.
Margt hefur breyst síðan og veruleg
bót hefur orðið.
Menn gera sér nú grein fyi-ir því
að skjalastjómun er sérstök fræði-
grein og sérstakt lektorsembætti í
skjalastjómun hefur til dæmis verið
stofnað við Háskóla Islands. Jó-
hanna Gunnlaugsdóttir hefur nú
þegar unnið ómetanlegt starf við að
auka upplýsingu um skjalastjórnun
hér á landi jafnt í kennslu sinni sem
á almennum vettvangi.
Allt of óvarkár notkun er þó enn á
hugtakinu í almennri umræðu hér á
landi. Skjalastjórnun er hrært sam-
an við skjalavistun, skjalavörslu,
upplýsingastjórnun, gagnavinnslu
og ég veit ekki hvað. Skjalastjórnun
er hins vegar einfaldlega stjórnun
skjala samkvæmt hugmyndinni um
lífshlaup skjals.
Stjórnendur hér á landi gera sér
samt grein fyrir því að skjölum á
pappír jafnt sem rafrænum skjölum
þarf að stjórna og að til er fræði-
grein um viðfangsefnið.
Hugum að stjórnun skjala
Fyrirtæki og stofnanir huga sífellt
meir að stjórnun rafrænna skjala.
Fræðslu þarf að auka um þessi mál
en Skipulag og skjöl ehf. bjóða upp á
símenntunarnámskeið á þessu sviði.
Það sparar gífurlega fjármuni að
taka upp skjalastjórnun á vinnustað.
Framtíðin felst í því að vista rafræn
skjöl kerfisbundið en það bætir
þjónustu og rekstur fyi-irtækja og
stofnana svo um munar.
Höfundur er bókasafns fræðingur og
starfar við ráðgjöf á sviði skjala-
sijómunar hjá Skipulagi og skjölum
ehf.
Alfa Kristjánsdóttir
Haust á
-glæsilegar verslunar og skemmtiferðir
Miðað er við að 2 fullorðnir og 2 börn 2ja-11 ára ferðist saman.
Innifalið: Flug, gisting á Pil Lari Playa í 1 viku, ferðir til og frá
flugvelli erlendis og íslensk fararstjórn.
41.970»,
Miðað við að 2 fullorðnir ferðist saman.
Innifalið: Flug, gisting á Pil Lari Playa í 1 viku, ferðir til og frá
flugvelli erlendis og íslensk fararstjórn.
Umboðsmeur Plúsferða u m allt lard
Blönduós • S: 452 4168 Dalvík • S: 466 1405 Sauðárkrókur • S: 453
Borgames • S: 437 1040 ísafjörður • S: 456 5111 Akureyri• S: 462 5000
Höfn • S: 4781000 Vestmannaeyjar • S: 481 1450
8477 Egilsstaðir • S: 471 2000 Keflavík*S: 421 1353
Selfoss • S: 482 1666 Grindavík • S: 426 8060
FÖSTUDAGUR 29. SEPTEMBER 2000 i9
Opið alla daga til kl. 23=
brokkoli-blanda
grænmetisbjanda
Dh
Weetabix
Wheetabix
Weetabix
Frutibix
249f
Weetabíx
Weetos
264:219:
GK« Noa-tramp
XV 4 stk í pakka
NÓI SÍRÍUS 99: #Sk'
orkudrvkkur
•i-
Söluskrifstofur Plúsferða: Faxafeni 5 • 108 Reykjavik og Hlíðasmára 15 • 200 Kópavogur
Sínii 535 2100 • Fax 535 2110 •Netfang plusf@plusferdir.is • Veffang www.plusferdir.is
FERÐIR