Tíminn - 15.02.1992, Blaðsíða 7

Tíminn - 15.02.1992, Blaðsíða 7
Laugardagur 15. febrúar 1992 Tíminn 7 Skjalavistunarkerfi í stofnununum sjálfum Meginstefna Þjóðskjalasafns er sú að skjöl sem hafa sama uppruna séu varðveitt á sama stað (að skjölum tveggja stofhana sé ekki blandað sam- an) og að komið sé á skjaiavistunar- kerfi í stofiinunum sjálfum. Þannig verður hægara að ákveða hvað varð- veita skal til allrar framtíðar og hvað ekki. í rauninni er þá tekin ákvörðun um endanlega varðveislu skjala um leið og þau eru flokkuð f skjalasafni viðkomandi stofnunar. Þessi mál eru komin býsna vel á veg í Stjómarráð- inu, en við erum nú langt komin með að skrá og skipuleggja skjalasöfn ráðuneytanna. Nú eru að verða til tölvuuppflettiskrár um skjalasöfn þeirra frá upphafi. Þar með nálgumst við að verða raunverulegt ríkisskjala- safn, en þessu fylgir líka aukin þjón- usta við embættin, einkum dómstól- ana, en til þeirra afgreiðum við oft mörg erindi daglega. Þjónusta við embættin er því enn verulega meiri en við einstaklinga, meðfram vegna þess hve fá sæti við höfum nú á lessal. Þau em 17, en þegar nýr lestrarsalur tekur til starfa verða þau um fimm- tíu. Reynslan er alls staðar sú að Iestrarsalir skjalasafna em fullsetnir, enda em ýmiss konar rannsóknir, svo sem ættfræði og annað, skemmtilegt tómstundastarf. Þjóöskjalasafn Islands. Þótt mikiö nýtt húsrýrfííTiafi fengist viö flutninginn af Hverfisgötu á Laugaveg 162 veröur þaö aö llkindum fullnýtt aö fimmtán árum liönum. ISLANDS ónir króna að ljúka breytingum að innan. Síðan mun það kosta um 200 milljónir að búa húsin að skápum og hillum. Fræðsla fyrir stúdenta og skjalaverði Enn hefur ekki verið minnst á að við sinnum nokkm fræðsluhlutverki, en við höfum verið að kenna háskóla- stúdentum heimildafræði og skjal- fræði og haldið námskeið fyrir skjala- verði hjá embættum og ráðuneytum. Hér hefúr loks verið samin handbók fyrir skjalaverði Stjómarráðsins. Ný lög árið 1985 lögðu okkur talsvert fleiri skyldur á herðar en áður. Samt er starfsmannafjöldi ekki nema 16 manns og ekki í samræmi við þau störf sem af okkur er krafisL Það má segja að við séum hér ágætlega sett með sérfræðinga, en fleiri hendur vanti til einfaldari verka. Tölvuvædd skjalasöfn Við búum okkur undir tölvuöldina og reynum að hagnýta okkur kosti hennar. Nú hagnýtum við tölvu- gagnagmnn til þess að skrásetja þau gögn sem berast. Við skráum gögnin til endanlegrar geymslu á þann hátt að unnt sé að leita að efni eða skjala- flokki f gagnagmnninum. Lokið er við flokkun gagna félagsmála- og for- sætisráðuneytisins og skjalasöfn Guöfinnur Pálsson vinnur hér aö þvíaö tölvuskrá embættisskjöl bæjarfógeta I Hafnarfiröi, sem er stærsta fógetaembættiö utan Reykjavlkur. Sú vinna ætti aö endasteinum manni fram til næsta hausts. Tölvugögn Varðveisla tölvugagna er eitt helsta viðfangsefni nútíma skjalasafna og við reynum að búa okkur vel undir að taka við slíkum gögnum. Bjami Þórðarson sérfræðingur vinnur að þessum málum í samstarfsnefnd rík- isskjalasafna Norðurlanda. Reynslan er sú að tölvuvæðingunni fylgir enn meiri pappír. En hvemig mun hann varðveitast? Reykholts- máldagi, ritaður á skinn fyrir 800 ár- um, er þannig að hann má enn lesa, þrátt fyrir misjafna meðferð. Hér hef ég hjá mér jarðabók konungs- og kirkjueigna frá 1597 ritaða á afbragðs pappír m.a. af þeim Guðbrandi Þor- lákssyni og Oddi Einarssyni. Þetta varðveitist von úr viti. En pappír frá aldamótum er hins vegar orðinn mjög slæmur, vegna þess að hann hefur stuttan líftíma. Slíkan vanda eru menn víða að reyna að leysa með ljósmyndun og öðm. Það er því viss mótsögn f því fólgin að við emm í senn að eyða skjölum þegar við grisj- um skjalasöfn og bjarga skjölum, stundum með æmum tilkostnaði, eins og á handritaviðgerðastofu. Enn sem komið er hefur ekki tekist að framleiða haldgóðan endumnninn pappír og talsverður skaði getur orð- ið af völdum sumra pappírstegunda sem geta valdið skemmdum á öðmm pappír sem þær komast í snertingu við. Dugar í 15 ár enn Við emm nú með hér um 22 hillu- kílómetra af skjölum, en í þessu húsi rúmast 35 kílómetrar. Við emm því vel sett í svo sem 15-20 ár enn. Það er samt tímabært að fara að hugsa til viðbygginga, þótt það kunni að koma á óvart þar sem húsið er nýfengið. En minnumst þess að áður en Þjóð- skjalasafn tók við húsunum að Laugavegi 162 vomm við með um 2000 fermetra geymslur. Enn emm við með á leigu um 1200 fermetra geymslu og hún er yfirfull. Verði farið að vinna að endurbótum á geymslu- húsnæðinu hér handan við kann líka að þurfa að flytja tímabundið í leigu- húsnæði, en nú spömm við um 30-35 milljónir árlega með að vera f eigin húsnæði. Við gátum ekki beðið með að taka húsnæðið f gagnið ófullbúið, því margar stofnanir biðu með óþreyju eftir að fá að skila skjölum. Við eigum líka með Evrópumet í skjalaafhendingum í nokkur undan- farin ár, sem sýnir hver ókjör biðu. Okkur mun hins vegar takast að rýma til um leið og við fáum fé til að Ijúka fyrsta framkvæmdaáfanga. Þetta er satt að segja úlfakreppa núna, því magnið sem við verðum að varðveita gerir framkvæmdir illmögulegar. Við höfum valið okkur að sinna fyrst ákveðnum stofnunum sem átt hafa f erfiðleikum með að koma sínum skjalamálum í lag og stofnunum sem verið hafa að flytja eða hætta starf- semi. Óvænt viðfangsefni geta kostað mikla umsýslu, eins og t.d. Hafskips- málið. Skjöl skipafélagsins komu hingað frá embætti borgarfógeta og taka 200 fermetra geymslurými. Við- töku Hafskipsskjalanna fylgdi mikil vinna meðan á málrekstrinum stóð og sátu menn hér yfir lögmönnunum margar helgar. Enn hefur sárlítið verið hafst að hvað innréttingar á þessum húsum til safnnota snertir. Við tókum við þessu eins og það leit út, þótt víst kæmum við hér að góðu búi að mörgu leyti hvað að frágangi skrifstofuaðstöð- unnar lauL Endurbætur nema enn varla meiru en 20 milljónum. Það mun kosta um 50 milljónir að ljúka frágangi húsanna að utan og 30 millj- Efrí myndin sýnir aö mörg þau skjalasöfn er berast eru ekki árenni- leg aö flokka þau og skrá. Á neöri mynd er búiö aö flokka og ganga frá stóru skjalasafni, safni fjármálaráöu- neytisins, á vörubretti. Enn eru ekki til hillur fyrir skjölin. Þaö eru þau Ól- afur Ásgeirsson og Kristjana Krist- insdóttir, deildarstjórí þjónustudeild- ar Þjóðskjalasafns, sem standa inn- ar í salnum á efri myndinni. Kristjana Kristjánsdóttir vinnur aö viögerö á bréfabók Jóns Guö- mundssonar, sýslumanns í Skafta- felisssýslu, frá 18. öld. Á handrita- viögeröardeildinni vinna þrírstarfs- menn. Forstööumaöur er Áslaug Jónsdóttir. nokkurra sýslumanna með þessari aðferð og loks nokkur einkaskjala- söfn. Nú er fengist við skjöl annarra ráðuneyta með sama hætti. En mark- miðið er að ráðuneytin og stofnanim- ar sjá f framtíðinni sem mest um flokkunarvinnuna sjálf, þannig að allt sé þegar skráð og flokkað er skjölin koma hér, en hingað eiga þau að ganga að þrjátíu árum liðnum sam- kvæmt lögunum. Til þessa hefur ver- ið svo að mörg skjalasöfn berast f meiri og minni óreiðu, sem kostar mikla flokkunarvinnu. Stundum eru skjölin ekki annað en óskipulegir haugar og dæmi um það má sjá f geymslunum hér. Ekki sfst eru skjala- söfn embætta sem hafa yfirgripsmikil viðfangsefni eins og sýsluskjalasöfnin flókin viðureignar. Þegar búið er að flokka þetta og skrá er því svo raðað á bretti, sem er eina geymsluúrræðið í bili. Nærri mun láta að flokkunar- vinnan sem eftir er nemi um hundrað mannárum. Það er nærri því ársverk að raða 100 hillumetrum og skrá þá, en óskráðir munu um 10 kílómetrar núna. Skýringin er sú að frumvinna þarf um sextíu ára uppsöfnun skjala. Það verður því mikil bót í framtfðinni er skjöl verða afhent flokkuð og frá- gengin og ekki þarf annað að gera en yfirfara skrár og kom gögnum fyrir í safninu." Hér með þökkum við þjóðskjalaverði Ólafi Ásgeirssyni fyrir spjallið og svo starfmönnum hans sem veittu okkur aðstoð og greið svör í forvitnilegri heimsókn okkar. AM

x

Tíminn

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Tíminn
https://timarit.is/publication/50

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.