Tíminn - 15.02.1992, Blaðsíða 7

Laugardagur 15. febrúar 1992
Tíminn 7
Skjalavistunarkerfi í
stofnununum sjálfum
Meginstefna Þjóðskjalasafns er sú
að skjöl sem hafa sama uppruna séu
varðveitt á sama stað (að skjölum
tveggja stofhana sé ekki blandað sam-
an) og að komið sé á skjaiavistunar-
kerfi í stofiinunum sjálfum. Þannig
verður hægara að ákveða hvað varð-
veita skal til allrar framtíðar og hvað
ekki. í rauninni er þá tekin ákvörðun
um endanlega varðveislu skjala um
leið og þau eru flokkuð f skjalasafni
viðkomandi stofnunar. Þessi mál eru
komin býsna vel á veg í Stjómarráð-
inu, en við erum nú langt komin með
að skrá og skipuleggja skjalasöfn
ráðuneytanna. Nú eru að verða til
tölvuuppflettiskrár um skjalasöfn
þeirra frá upphafi. Þar með nálgumst
við að verða raunverulegt ríkisskjala-
safn, en þessu fylgir líka aukin þjón-
usta við embættin, einkum dómstól-
ana, en til þeirra afgreiðum við oft
mörg erindi daglega. Þjónusta við
embættin er því enn verulega meiri
en við einstaklinga, meðfram vegna
þess hve fá sæti við höfum nú á lessal.
Þau em 17, en þegar nýr lestrarsalur
tekur til starfa verða þau um fimm-
tíu. Reynslan er alls staðar sú að
Iestrarsalir skjalasafna em fullsetnir,
enda em ýmiss konar rannsóknir, svo
sem ættfræði og annað, skemmtilegt
tómstundastarf.
Þjóöskjalasafn Islands. Þótt mikiö nýtt húsrýrfííTiafi fengist viö flutninginn af Hverfisgötu á Laugaveg 162 veröur þaö
aö llkindum fullnýtt aö fimmtán árum liönum.
ISLANDS
ónir króna að ljúka breytingum að
innan. Síðan mun það kosta um 200
milljónir að búa húsin að skápum og
hillum.
Fræðsla fyrir stúdenta
og skjalaverði
Enn hefur ekki verið minnst á að við
sinnum nokkm fræðsluhlutverki, en
við höfum verið að kenna háskóla-
stúdentum heimildafræði og skjal-
fræði og haldið námskeið fyrir skjala-
verði hjá embættum og ráðuneytum.
Hér hefúr loks verið samin handbók
fyrir skjalaverði Stjómarráðsins. Ný
lög árið 1985 lögðu okkur talsvert
fleiri skyldur á herðar en áður. Samt
er starfsmannafjöldi ekki nema 16
manns og ekki í samræmi við þau
störf sem af okkur er krafisL Það má
segja að við séum hér ágætlega sett
með sérfræðinga, en fleiri hendur
vanti til einfaldari verka.
Tölvuvædd skjalasöfn
Við búum okkur undir tölvuöldina
og reynum að hagnýta okkur kosti
hennar. Nú hagnýtum við tölvu-
gagnagmnn til þess að skrásetja þau
gögn sem berast. Við skráum gögnin
til endanlegrar geymslu á þann hátt
að unnt sé að leita að efni eða skjala-
flokki f gagnagmnninum. Lokið er
við flokkun gagna félagsmála- og for-
sætisráðuneytisins og skjalasöfn
Guöfinnur Pálsson vinnur hér aö þvíaö tölvuskrá embættisskjöl bæjarfógeta
I Hafnarfiröi, sem er stærsta fógetaembættiö utan Reykjavlkur. Sú vinna ætti
aö endasteinum manni fram til næsta hausts.
Tölvugögn
Varðveisla tölvugagna er eitt helsta
viðfangsefni nútíma skjalasafna og
við reynum að búa okkur vel undir að
taka við slíkum gögnum. Bjami
Þórðarson sérfræðingur vinnur að
þessum málum í samstarfsnefnd rík-
isskjalasafna Norðurlanda.
Reynslan er sú að tölvuvæðingunni
fylgir enn meiri pappír. En hvemig
mun hann varðveitast? Reykholts-
máldagi, ritaður á skinn fyrir 800 ár-
um, er þannig að hann má enn lesa,
þrátt fyrir misjafna meðferð. Hér hef
ég hjá mér jarðabók konungs- og
kirkjueigna frá 1597 ritaða á afbragðs
pappír m.a. af þeim Guðbrandi Þor-
lákssyni og Oddi Einarssyni. Þetta
varðveitist von úr viti. En pappír frá
aldamótum er hins vegar orðinn
mjög slæmur, vegna þess að hann
hefur stuttan líftíma. Slíkan vanda
eru menn víða að reyna að leysa með
ljósmyndun og öðm. Það er því viss
mótsögn f því fólgin að við emm í
senn að eyða skjölum þegar við grisj-
um skjalasöfn og bjarga skjölum,
stundum með æmum tilkostnaði,
eins og á handritaviðgerðastofu. Enn
sem komið er hefur ekki tekist að
framleiða haldgóðan endumnninn
pappír og talsverður skaði getur orð-
ið af völdum sumra pappírstegunda
sem geta valdið skemmdum á öðmm
pappír sem þær komast í snertingu
við.
Dugar í 15 ár enn
Við emm nú með hér um 22 hillu-
kílómetra af skjölum, en í þessu húsi
rúmast 35 kílómetrar. Við emm því
vel sett í svo sem 15-20 ár enn. Það er
samt tímabært að fara að hugsa til
viðbygginga, þótt það kunni að koma
á óvart þar sem húsið er nýfengið. En
minnumst þess að áður en Þjóð-
skjalasafn tók við húsunum að
Laugavegi 162 vomm við með um
2000 fermetra geymslur. Enn emm
við með á leigu um 1200 fermetra
geymslu og hún er yfirfull. Verði farið
að vinna að endurbótum á geymslu-
húsnæðinu hér handan við kann líka
að þurfa að flytja tímabundið í leigu-
húsnæði, en nú spömm við um 30-35
milljónir árlega með að vera f eigin
húsnæði. Við gátum ekki beðið með
að taka húsnæðið f gagnið ófullbúið,
því margar stofnanir biðu með
óþreyju eftir að fá að skila skjölum.
Við eigum líka með Evrópumet í
skjalaafhendingum í nokkur undan-
farin ár, sem sýnir hver ókjör biðu.
Okkur mun hins vegar takast að rýma
til um leið og við fáum fé til að Ijúka
fyrsta framkvæmdaáfanga. Þetta er
satt að segja úlfakreppa núna, því
magnið sem við verðum að varðveita
gerir framkvæmdir illmögulegar.
Við höfum valið okkur að sinna fyrst
ákveðnum stofnunum sem átt hafa f
erfiðleikum með að koma sínum
skjalamálum í lag og stofnunum sem
verið hafa að flytja eða hætta starf-
semi. Óvænt viðfangsefni geta kostað
mikla umsýslu, eins og t.d. Hafskips-
málið. Skjöl skipafélagsins komu
hingað frá embætti borgarfógeta og
taka 200 fermetra geymslurými. Við-
töku Hafskipsskjalanna fylgdi mikil
vinna meðan á málrekstrinum stóð
og sátu menn hér yfir lögmönnunum
margar helgar.
Enn hefur sárlítið verið hafst að
hvað innréttingar á þessum húsum til
safnnota snertir. Við tókum við þessu
eins og það leit út, þótt víst kæmum
við hér að góðu búi að mörgu leyti
hvað að frágangi skrifstofuaðstöð-
unnar lauL Endurbætur nema enn
varla meiru en 20 milljónum. Það
mun kosta um 50 milljónir að ljúka
frágangi húsanna að utan og 30 millj-
Efrí myndin sýnir aö mörg þau
skjalasöfn er berast eru ekki árenni-
leg aö flokka þau og skrá. Á neöri
mynd er búiö aö flokka og ganga frá
stóru skjalasafni, safni fjármálaráöu-
neytisins, á vörubretti. Enn eru ekki
til hillur fyrir skjölin. Þaö eru þau Ól-
afur Ásgeirsson og Kristjana Krist-
insdóttir, deildarstjórí þjónustudeild-
ar Þjóðskjalasafns, sem standa inn-
ar í salnum á efri myndinni.
Kristjana Kristjánsdóttir vinnur aö
viögerö á bréfabók Jóns Guö-
mundssonar, sýslumanns í Skafta-
felisssýslu, frá 18. öld. Á handrita-
viögeröardeildinni vinna þrírstarfs-
menn. Forstööumaöur er Áslaug
Jónsdóttir.
nokkurra sýslumanna með þessari
aðferð og loks nokkur einkaskjala-
söfn. Nú er fengist við skjöl annarra
ráðuneyta með sama hætti. En mark-
miðið er að ráðuneytin og stofnanim-
ar sjá f framtíðinni sem mest um
flokkunarvinnuna sjálf, þannig að allt
sé þegar skráð og flokkað er skjölin
koma hér, en hingað eiga þau að
ganga að þrjátíu árum liðnum sam-
kvæmt lögunum. Til þessa hefur ver-
ið svo að mörg skjalasöfn berast f
meiri og minni óreiðu, sem kostar
mikla flokkunarvinnu. Stundum eru
skjölin ekki annað en óskipulegir
haugar og dæmi um það má sjá f
geymslunum hér. Ekki sfst eru skjala-
söfn embætta sem hafa yfirgripsmikil
viðfangsefni eins og sýsluskjalasöfnin
flókin viðureignar. Þegar búið er að
flokka þetta og skrá er því svo raðað á
bretti, sem er eina geymsluúrræðið í
bili. Nærri mun láta að flokkunar-
vinnan sem eftir er nemi um hundrað
mannárum. Það er nærri því ársverk
að raða 100 hillumetrum og skrá þá,
en óskráðir munu um 10 kílómetrar
núna. Skýringin er sú að frumvinna
þarf um sextíu ára uppsöfnun skjala.
Það verður því mikil bót í framtfðinni
er skjöl verða afhent flokkuð og frá-
gengin og ekki þarf annað að gera en
yfirfara skrár og kom gögnum fyrir í
safninu."
Hér með þökkum við þjóðskjalaverði
Ólafi Ásgeirssyni fyrir spjallið og svo
starfmönnum hans sem veittu okkur
aðstoð og greið svör í forvitnilegri
heimsókn okkar. AM