Bændablaðið - 29.04.2021, Side 48

Bændablaðið | Fimmtudagur 29. apríl 202148
LÍF&STARF
Ráðgjafarmiðstöð landbúnaðarins
LEAN í sauðburðinum
„LEAN management“ eða
straumlínustjórnun, á íslensku er
vel þekkt um allan heim í stjórnun.
Færri tengja LEAN aðferða-
fræðina við landbúnað en aðferða-
fræðin hefur þó verið aðlöguð að
landbúnaði með góðum árangri.
Í grundvallaratriðum snýst LEAN
um að draga úr sóun í framleiðslu-
ferlum. Markmiðið er að skapa
meiri verðmæti með minni aðföng-
um með því að öðlast skilning
á einstökum þáttum í virðiskeðju
búsins, búa til gott flæði í vinnu
og vinna stöðugt að því að bæta
verkferla. Verkfæri LEAN eru
fjölmörg, allt frá því að greina
virðiskeðjur og verkferla innan
búsins yfir í einfaldari verkfæri
sem geta hjálpað til við verk-
stjórnun, skipulag og vinnuhag-
ræðingu.
Sauðburður er einn mesti
álagstími á sauðfjárbúum.
Vinnudagar eru langir, verkin mörg
og oftar en ekki bætast við auka-
hendur. Í könnun sem lögð var fyrir
sauðfjárbændur í mars 2021 kom
fram að hvíld og næring starfsfólks
væri áhrifaþáttur hvað varðar van-
höld lamba á sauðburði og því er
til mikils að vinna að reyna eftir
fremstu getu að létta störfin og
skipuleggja vinnuna þannig að reynt
sé að tryggja að menn fái reglu-
bundna hvíld og orku til vinnunnar.
Þá getur góð verkstýring, gott
skipulag og vinnuhagræðing skipt
sköpum, sparað mörg spor og bætt
nýtingu á vinnutíma þannig að
orka starfsmanna nýtist sem best
og meira svigrúm skapist til reglu-
bundinnar hvíldar.
Hér á eftir verður ekki farið
djúpt í hugmyndafræði LEAN
eða flóknari verkfæri. Það getur
þó vissulega skilað talsverðu ef
bændur vilja skoða vinnuferla og
nýtingu aðfanga á búinu í heild
sinni. Hér verður hins vegar bent
á nokkur atriði sem einfalt er fyrir
bændur að nýta til að bæta skipulag
og létta sér störfin á sauðburði.
Undirbúningur
Að undirbúa fjárhúsin fyrir sauðburð
áður en sauðburður hefst. Það er of
seint að byrja að undirbúa sauð-
burðinn eftir að hann er hafinn. Gott
er að setjast niður fyrir sauðburð og
fara yfir eftirfarandi atriði:
• Það sem var helst flöskuháls á
síðasta sauðburði. Voru það til dæmis
of fáar einstaklingsstíur, vantaði
mannskap, einhver aðföng sem
kláruðust t.d. burðargel, hanskar,
undirburður og svo framvegis?
• Hvar er hægt að spara sporin?
o Hér er gott að huga að
uppsetningu á sauðburðar aðstöðu
þannig að auðvelt sé að færa lambær
úr og í stíur, að stytta vegalengdir og
fækka sporum.
o Ef mögulegt er, getur verið
gott að halda ákveðnum stíum
sem nokkurs konar sjúkrastíum.
Þær þurfa að vera aðgengilegar og
auðveldar í umgengi þar sem lík-
legt er að þeir gripir sem þar eru
þurfi meira eftirlit og meðhöndlun
en almennt gerist.
o Brynningartækni ætti að
skoða og reyna að finna lausn sem
lágmarkar fötuburð og grindahlaup
á milli stía. Orkan sem fer í fötuburð
og grindahlaup á milli stía er betur
nýtt í annað.
o Farið yfir gátlista yfir allt það
sem þarf að vera tilbúið og á sínum
stað áður en sauðburður hefst.
o Að lokum getur verið mjög
gott að leggja smá vinnu í að fara yfir
og skipuleggja vinnusvæði starfs-
manna. LEAN verkfæri sem kallast
5S getur nýst vel til þess og verður
því lýst stuttlega hér á eftir.
5S
Er notað til að koma reglu á hlutina.
5S er lýsing á því hvernig skipu-
leggja á vinnusvæði án óreiðu og
hvernig á að halda á því þannig.Þetta
getur verið mjög mikilvægur þáttur
sem oft gleymist. Með því að fara
yfir vinnusvæði, taka burt alla hluti
sem ekki eru notaðir, flokka aðra
hluti eftir því hversu mikið þeir eru
notaðir og finna þeim stað við hæfi
eftir því hvar og hversu oft þeir eru
notaðir er hægt að spara mörg spor
og ergelsi. Það er pirrandi að þurfa
að hlaupa um öll hús að leita að
hlutunum þegar það þarf að nota þá
í stað þess að geta gengið að þeim
á vísum stað.
S-in fimm standa fyrir ...
1. Sort - Sortera (Hreinsa til).
Taka burtu það sem ekki er notað og
flokka annað eftir því hversu mikið
það er notað (oft á dag, daglega,
sjaldnar).
2. Set in order - Setja reglu
á (vinnuumhverfið). Finnið hlutun-
um góðan stað sem tekur mið af því
hvernig og hversu oft þeir eru notaðir.
Það sem er notað oft á dag þarf að
vera aðgengilegt að grípa með einu
handtaki og í sem fæstum skrefum
3. Scrub and clean - Skúra
og skrúbba (þrif, eftirlit, stillingar).
Þrífið hillur, skápa, borð og annað.
Hreint vinnuumhverfi minnkar smit-
hættu og eykur jákvæðni þeirra sem
um það ganga.
4. Standardize - Setja viðmið
(Koma á reglulegri rútínu). Það er
ekki nóg að laga til og þrífa ef allt
er komið í sama horfið eftir nokkra
daga, hlutir á víð og dreif um húsin
og enginn finnur neitt þegar hann
þarf að nota það.Til að setja viðmið
getur verið gott að taka mynd og
hengja upp á vinnusvæðinu. Myndin
er stöðug áminning um að svona á
þetta að líta út.
5. Self-discipline - Sjálfsagi
(styðja og styrkja). Það kostar sjálf-
saga að viðhalda reglu og hreinlæti.
Hjálpist að við að halda hlutunum í
góðu horfi. Jafnvel getur verið gott
að það sé hluti af vinnurútínu ein-
hvers í sauðburðarteyminu að fara
yfir vinnusvæðið og fylgjast með
að því sé viðhaldið í því ástandi sem
búið var að ákveða.
Verkstjórn:
Það getur verið skynsamlegt að
einhver einn sé verkstjóri í fjár-
húsunum á sauðburði. Verkstjóri
ber ekki ábyrgð á öllu sem þarf að
gera en hann hefur yfirsýn og verk-
stýrir öðrum. Þessi þáttur verður
mikilvægari eftir því sem sauð-
burðarteymið er fjölmennara og þar
sem inn kemur tímabundið vinnuafl
sem jafnvel er ekki mjög vant eða
þekkir ekki vel til í fjárhúsunum/á
búinu. Það getur verið kúnst að verk-
stýra öðrum á skilvirkan hátt. Góður
verkstjóri á ekki að þurfa að standa
vaktina yfir öðrum starfsmönnum
hverja mínútu, eða vera stöðugt að
gefa fyrirmæli heldur verkstýrir
hann öðrum í gegnum gott skipulag,
skýrar leiðbeiningar og hefur tiltæk
þau hjálpartæki sem geta auðveldað
starfsmönnum að fylgja fyrirmælum
og rifja upp vinnuferla og verklag.
Það getur sparað mikinn tíma, auð-
veldað starfsfólki að komast hratt
og vel inn í þau verk sem það á að
sinna og minnkað líkur á mistökum
og misskilningi til muna.
Gagnleg hjálpartæki
við verkstjórn
Vaktaskipulag - Með því að setja
upp vakta plan og lýsingu á föstum
verkefnum hverrar vaktar næst
ákveðin samræming á vinnulagi.Líkur
á tvíverknaði eða að eitthvað gleymist
minnkar og vinnan verður skilvirkari
þar sem minni tími fer í að rifja upp
eða komast að því hvað er búið að
gera og velta fyrir sér og ákveða hvað
er best að gera næst og tíminn nýtist
betur. Vaktaskipulag hjálpar til við
að skapa ákveðin stöðugleika hvað
varðar næringu og hvíld sem skilar
sér í meiri árvekni og orku starfsfólk
til að sinna sauðburðarvaktinni.
Yfirlitsmynd af fjárhúsum - Mjög
gagnlegt getur verið að merkja krær
og stíur á einhvern hátt t.d. með
bókstöfum og/eða númerum og gera
einfaldan uppdrátt af fjárhúsum
og sauðburðaraðstöðu. Með því
er auðvelt að vísa á einstaka gripi
með skilaboðum t.d. á töflu og allir
geta ratað á réttan stað, líka þeir
sem koma tímabundið inn til að
aðstoða. Einföld rissuð mynd dugar
en auðvitað er einnig hægt að teikna
upp myndi í Exel eða teikniforritum
ef menn eru færir í slíku. Plastið
myndina eða setjið í plastvasa og
hengið upp þar sem allir sjá hana vel.

Verkferlar SOP - Gott getur
verið að skrifa niður helstu og
mikilvægustu verkferla. Með því að
hafa verkferla aðgengilega er hægt
að tryggja ákveðna samræmingu á
vinnulagi og starfsmenn er fljótari
að tileinka sér þau verk sem þarf að
vinna. Staðlaðir verkferlar geta verið
gagnlegir en best er að verkferill sé
unnin fyrir hvert bú af eða í samráði
við heimafólk, þannig að hann taki
mið af vinnulagi og aðstæðum á því
búi. Best er að verkferlar séu stuttir,
hnitmiðaðir og settir fram á skýru
máli sem allir skilja. Hægt er að láta
texta duga einnig getur verið gott
að setja hlutina fram á myndrænan
hátt þar sem sumir eiga betra með
meðtaka myndræna framsetningu en
texta og vel getur verið að íslenska
sé ekki fyrsta tungumál allra sem að
vinnunni koma. Burðarhjálp, hvernig
á að venja undir, fóðrun heimaganga,
meðhöndlun kramarlamba og lýsing
á einkennum algengra sjúkdóma eða
þátta í aðbúnaði sem horfa á eftir við
eftirlit eru dæmi um verkferla sem
gott gæti verið að setja upp og hafa
tiltæka í húsunum og gætu bjargað
mörgu lífi lambs eða móður.
Töflur - Geta verið mjög skilvirkar
til að einfalda samskipti og skipulag
þar sem fleiri en einn vinna saman.
Hvítar tússtöflur fást í öllum
ritfangaverslunum og jafnvel víðar og
kosturinn við þær er að það er auðvelt
að fjarlægja gömul skilaboð og setja
ný í staðinn. Það er þó ekki nóg að
fara bara af stað með göfug markmið,
kaupa töflu og smella henni upp á
vegg einhvers staðar. Það að vinna
með töflur krefst ákveðins aga líkt og
annað vinnuskipulag og þess að allir
í sauðburðarteyminu séu meðvitaðir
um tilganginn með töflunni og hafi
samþykkt að nota hana samkvæmt
því verklagi sem sett hefur verið.
Eitt mikilvægasta atriðið er að velja
töflunni stað þar sem hún er fyrir
allra augum oft á dag. Ef starfsmenn
þurfa að gera sér sérstaka ferð til að
sjá töfluna þá eru minni líkur á að
hún skili tilætluðum árangri. Töflur er
hægt er að nota á ýmsan hátt. Það sem
skiptir mestu máli er að það sé skýrt
hvernig og til hvers sauðburðarteymið
ætlar að nota töfluna. Hafið töfluna
ekki of flókna heldur setjið einfaldar
og skýrar vinnureglur um notkun
hennar.
Einföld útgáfa af töflu er
t.d.litamerking sem tekur á helstu
hópum í fjárhúsinu. Stíur eru þá
merktar með lit og þýðing hvers litar
settir á töflu/spjald með skýringum.
Nota má ýmsar aðferðir við
merkingarnar, þvottaklemmur
á snúru, spotta á garðaband eða
grind eða hvað sem best hentar í
hverjum aðstæðum.Lykilatriði er
að litamerkingin sé ekki varanleg
og hægt sé að taka hana niður eða
breyta henni þegar ærin fer úr stíunni
og önnur kemur í staðinn.
Kostir við þetta er að kerfið er
einfalt, fá atriði sem auðvelt er að
muna en á móti kemur að það tekur
á afmörkuðum atriðum. Eftir því
sem litunum fjölgar og listinn verður
lengri þá verður kerfið ruglingslegra
og hættir að skila tilætluðum
árangri. Ef nota á litamerkingar þá
er gott að skilgreina helstu hópa sem
starfsfólk þarf að huga að en nota
aðra samskiptaleið fyrir einstök og
sjaldgæfari tilfelli sem koma upp.
Töflur geta nýst vel sem „gátlistar“
eða til að koma skilaboðum á milli
vakta. Dæmi um skilaboð sem gott
er að skili sér á milli vakta.
• Lömb/Ær sem þurfa sérstakt
eftirlit.
• Lyfjagjafir eða önnur aðhlynning.
• Verk sem ekki náðist að klára
á vaktinni.
• Eitthvað sem er bilað og þarfnast
viðgerðar.
Þegar kemur að lyfjagjöf/aðhlynningu
er mikilvægt að ekki gleymist
að fylgja meðferðinni eftir ef
árangur á að nást. Pensilín þarf að
gefa í ákveðinn tíma samkvæmt fyr-
irmælum dýralæknis og mikilvægt að
meðferðin sé kláruð.Önnur aðhlynn-
ing s.s. sár á spenum, kramarlömb,
lömb sem þarf að hjálpa á spena og
annað slíkt er einnig líklegra til að
bera árangur ef aðhlynning er með
reglubundnum hætti. Árangur sem
hefur náðst getur verið fljótur að
fara í vaskinn ef það gleymist í einn
dag að bera á spena eða láta sjúga.

Vinnuskipulagstaflan er algengt
tæki í LEAN. Þessi útfærsla krefst
mestrar eftirfylgni en gæti hentað
einhverjum, kannski sérstaklega á
stærri búum þar sem margir vinna
saman.Vinnuskipulagstaflan er oft-
ast sett upp sem vikuskipulag og
hverri viku er fylgt úr hlaði með
mjög stuttum töflufundi (10-15
mín.) þar sem verkstjóri fer yfir
vikuplanið með starfsmönnum.
Þegar um vaktaskipulag er að
ræða eins og á sauðburði þarf að
sýna smá útsjónarsemi ef nota
á þetta fyrirkomulag. T.d. hafa
fundi á vaktaskiptum eða funda
með hverri vakt. Auðvitað mætti
einnig sleppa töflufundinum en þá
þarf verkstjóri að fara vel yfir það
með starfsmönnum hvernig nota á
töfluna því hann þarf að geta treyst
því að teymið geti sýnt þann aga að
skoða töfluna reglulega, skilji hana
og fylgi því sem á henni stendur.
Einhver útgáfa af vinnuskipulags-
töflu getur hentað vel á sauðburði,
sérstaklega ef „liðsafli“ er að koma
inn dag og dag eða stund úr degi
og getur þá fengið skilaboð um
sín verkefni án þess að verkstjóri
eða aðrir þurfi að hlaupa frá sínum
verkum til að skipa þeim til verka.
Þar sem unnið er á vöktum getur
einnig verið mjög gott að vera
með vaktaplan þar sem skilgreint
er hvaða verkefni tilheyra hverri
vakt.Vaktaplanið og listi yfir ver-
kefni hverrar vaktar má svo plasta
eða setja í plastumslag og hengja
við töfluna, á töfluna sjálfa eru þá
skráð þau aukaverkefni sem til falla
utan daglegra starfa. Einnig gæti
verið góð hugmynd að hafa tiltækan
lista með aukaverkefnum sem grípa
má í ef rólegt er á vaktinni.
Hér hefur verið farið yfir nokk-
ur einföld atriði sem geta reynst
gagnleg við að skipuleggja vinnu
á sauðburði.Gott vinnuskipulag
og skilvirk verkstjórnun skilar sér
í ánægðara starfsliði, tímasparnaði
og getur verið öflugt tæki til að
draga örlítið úr álagi og þreytu á
þeim annatíma sem sauðburður er.
Eftirlit verður skilvirkara og líkur á
mistökum minnka sem ætti að skila
sér í minni afföllum. Hægt er að hafa
samband við Sigríði Ólafsdóttur
so@rml.is eða Gunnfríði Elínu
Hreiðarsdóttur geh@rml.is ef
óskað er eftir frekari upplýsingum
um LEAN aðferðafræði eða ráðgjöf
við að setja upp verkferla, töflur eða
annað. Ráðgjafar RML geta einnig
veitt fjölbreytta ráðgjöf varðandi
ýmsa aðra þætti er snúa að sauð-
fjárbúskap. Hafið samband í síma
5165000.
Gunnfríður Elín Hreiðarsdóttir
verkefnastjóri Þróunar- og
verkefnastofa
geh@rml.is
Dæmi um notkun á töflu sem gátlista og eftirfylgni með meðhöndlun
og lyfjagjöf.
Brot af verkferli.
Sigríður Ólafsdóttir
ráðunautur, rekstrar- og
umhverfissvið
so@rml.is