Tölvumál - 01.02.2000, Qupperneq 16

Verkefnastjórnun
Verkefnastjórnun 101
Þórður Víkingur Friðgeirsson
Ef þú lesandi góður ert að fara að
ráðast í hugbúnaðarverkefni af
einhverju tagi þá eru 30% líkur á
að hætt verði við verkefnið. Af þeim verk-
efnum sem taka enda þá eru 50% líkur á
að þau fari 190% eða meira framúr
kostnaðaráætlun og 60% lrkur á að upp-
haflegri hugmynd sé breytt verulega í
framleiðslunni. Að minnsta kosti ef marka
má nýlega sænska könnun.
I sömu könnun voru menn spurðir hvað
gera þyrfti til að bæta árangurinn og
svöruðu 86% að bæta þyrfti verkefna-
stjórnun.
Hvað er verkefni og verkefnastjórnun
Gæðapostulinn dv. Juran sagði að verkefni
væri vandamál þegar að lausnin væri
áætluð og tímasett. Þetta er snjöll
skilgreining því hún gerir bæði að minna á
að verkefni eru aðgerðir til að leysa
vandamál, og ef vandamálið er ekki rétt
skilgreint í byrjun þá rötum við í vand-
ræði. Upphaf verkefnastjórnunar, eins og
við skilgreinum hana í dag, má rekja aftur
til sjötta áratugarins, en þá koma fram
ýmsar aðferðir til að gera áætlun s.s.
PERT og CPM. Verkefnastjórnun er þó
auðvitað í raun miklu eldri og skal hér til
gamans vitnað í Lúkasar guðspjallið
(14:28) þar sem Jesús uppfræðir læri-
sveinana um verkefnastjórnun: „Því efað
einhver yðar œtlar að reisa turn þá sest
hannfyrst niður og reiknar kostnaðinn,
hvort hann hafi það sem þaiftil aðfull-
gjöra hann; til þess að eigi fari svo að,
þegar hann er búinn að leggja grund-
völlinn, en getur ekki lokið við smíðina, þá
fari allir sem það sjá að spotta hann og
segja; þessi maðarfór að byggja en gat
ekki lokið við. “
Gildi verkefnastjórnunar verður ekki
betur lýst, en hér á eftir fylgja nokkur góð
ráð um gerð verkefnisáætlunar. Má með
sanni segja að ef þeim er fylgt þá eru
góðar líkur á að verkefnisstjórinn verði
hvorki að háði eða spotti.
Upphaf verkefna-
stjórnunar eins og við
skilgreinum hana í
dag má rekja aftur til
sjötta áratugarins
Þegar ráðist er í
verkefni verður að
hefjast handa með
því að skilgreina
hvert vandamáiið er
Strategía og taktík
Þegar ráðist er í verkefni verður að hefjast
handa með því að skilgreina hvert
vandamálið er. Stundum er verið að nota
réttar aðferðir til að leysa röng vandamál
og stundum leysum við rétt vandamál með
röngum aðferðum. Við þurfum því að
velja strategíu og leggja taktík sem hæfir
viðfangsefninu. Að gefa sér nægan tíma til
undirbúnings er lykilatriði. Hinn þekkti
stjómarformaður Dupont fyrirtækisins
Crawford Greenwalt hélt því fram að
hverri stundu varið til undirbúnings
verkefni borgaði sig fjórum sinnum í
framkvæmdinni.
Eftirfarandi er röð aðgerða sem miða að
því að við skilgreinum verkefnið rétt í
byrjun og veljum réttar aðferðir til að
leysa það:
Skilgreina vandamálið
Hvaða vandamál á verkefnið að leysa og
hvaða vandamál á verkefnið ekki að leysa.
Þarna er Shakespeare sjálfur kominn og
hið eilífa, „að vera eða ekki að vera, það
er spurningin!" Þegar verkefnisþátttendur,
sem að sjálfsögðu þurfa að hafa til að bera
nauðsynlega þekkingu og forræði, hafa
skilgreint vandamálið þá á að skrifa
niðurstöðuna á blað.
Stefnuyfirlýsing
Ef einhver lesanda hefur lesið Lísu í
Undralandi minnist hann kannski þegar
Lísa, sem stendur á krossgötum, spyr
Brosköttinn hvaða leið hún eigi að velja;
Broskötturinn spyr á móti hvert Lísa ætli
að fara? „Það veit ég ekki“ svarar Lísa.
„Þá skiptir engu máli hvaða leið þú velur“
segir Broskötturinn þá. Stefnuyfirlýsing
verkefnisins segir fyrir hvern við erum að
vinna, hvert við ætlum og hvernig við
komumst þangað. Stefnuyfírlýsing verður
að vera skrifleg og samþykkt af verkefnis-
þátttakendum.
Markmið
I kjölfar stefnuyfirlýsingar útfærum við
verkefnismarkmiðin. Nú eru verkefnis-
16
Tölvumál