Tölvumál - 01.02.2000, Qupperneq 17

Verkefnastjórnun 1

þátttakendur smám saman að færa sig af þessi rit sýna verkþættina og verkefnis-
strategíska planinu og á það taktíska. Það framvinduna á myndrænan hátt.
er að segja, frá því að ákveða réttu hlutina
til að gera hlutina rétt. Utfærsla verkefnis- Gerð aðfangaáætlunar
markmiða er vandasamt verk. Öll Hvað þurfum við af þekkingu, fólki,
markmiðin verða að uppfylla eftirfarandi tækjurn, efnum, aðstöðu og ekki síst
Stefnuyfirlýsing skilyrði og vera: fjármagni! Þessi áætlun er vitanlega
verkefnisins segir fyrir • Sértæk nátengd tíma- og vinnuáætluninni.
hvern við erum að • Mælanleg
vinna, hvert við • Framkvæmanleg Ábyrgð og forræði
ætlum og hvernig við • Raunhæf Hverjir bera ábyrgð á hverju. Ef verk-
komumst þangað • Tímasett þáttur hefur engan ábyrgðarmann þá má
ganga að því sem vísu að hann fari
Ákveða vörður, skil á niðurstöður og úrskeiðis. Fé án hirðis ávaxtar sig ekki.
skýrslur Annað mikilvægt er að þeim sem er
Varða (milestone) er það nel'nt þegar falin ábyrgð sé einnig falið fon-æði og
áfangaskil eru í verkefninu. Dæmigerðar traust. Allt of oft gerist það að einhverjum
vörður í hugbúnaðarverkefnum eru er falið verkefni án þess að fá nauðsynlegt
„þarfagreiningu lokið,“ eða „prófunum forræði til að leysa það. Það er eins og að
lokið“ o.s.frv. Við hverja vörðu þarf að fá skipstjóra skip en en láta kokkinn ráða
skila skýrslu um árangurinn og fyrirfram hvar er kastað.
verður að ákveða hvernig þær eru úr garði
Við hverja vörðu þarf gerðar. Áhættugreining
að skila skýrslu um Hvað getur farið úrskeiðis, hverjar eru
árangurinn og fyrir- Skilyrði um áfangalok líkurnar á að það gerist og hverjar eru
fram verður að Hvaða niðurstöður þurfa að liggja fyrir til afleiðingarnar ef að gerist. Verkefnis-
ákveða hvernig þær að áfanga teljist lokið. stjórinn má aldrei gleyma lögmáli
eru úr garði gerðar Murphy’s sem segir að ef eitlhvað geti
Niðurbrot í verkþætti larið úrskeiðis þá gerisl það - á versta
Hvaða aðgerðir eru í hverjum áfanga til að tíma!
ná fram verkefnismarkmiðunum. Við
brjótum verkefnið niður í verkþætti. Eftirlitskerfi
verkþættina í undirverkþætti o.s.frv. þar til Hvaða eftirlit þarf að viðhafa þegar í
við erum komin með vel stýranlegar framkvæmdina er komið. Hvaða þættir í
einingar. Hvað þetta niðurbrot er um- verkefninu eru mikilvægastir og þurfa því
fangsmikið er háð umfangi verkefnisins. sérstaka athygli? Því miður hefur enn
Höfundur man eftir verkefni þar sem einn ekki, svo höfundur viti, verið gerð áætlun
áfangi var brotinn í tuttugu lagskipta verk- sem hefur staðist að öllu leyti. Vísast
Alla verkþætti skal og undirverkþætti. Þetta var raunar þýskur verður slík áætlun aldrei gerð. Þá er gott
setja á tímaás og verkefnastjóri svo það er ekki að marka. að hafa orð Eisenhowers hershöfðingja
tengja saman Venjulega duga tvö til sex lög til að brjóta um að áætlanir séu verðlausar en
innbyrðis vörðu upp í verkþætti. áællunargerðin ómetanleg! Því þarf
verkefnisstjórinn að koma sér upp
Gerð tíma- og vinnuáætlunar eftirlitskerfi sem vaktar verkefnið og ber
Alla verkþætti skal setja á tímaás og saman áætlunina og raunveruleikann.
tengja saman innbyrðis. Hvenær á verk að Eftirlitskerfið er algjörlega háð því að
hefjast hvenær á því að ljúka. Hvernig gerð hafi verið verkefnisáætlun og hún
passar þetta við markmið verkefnisins. Ef sett fram á heilstæðan og skjalfestan hátt.
verkefnið er að flytja inn jólatré dugir ekki Ef engin áætlun er til staðar þá er ekkert
að sendingin komi í janúar. Ekki þýðir að til að hafa stjórn á.
lara í viðtökuprófanir í júlí þegar notendur Að lokum er rétt að setja sig í spámann-
kerfisins eru í fríi svo dæmi séu tekin. legu stellingarnar.
Algengt er að setja tíma- og vinnuáætlun Verkefnisstjórnun verður sífellt
upp á á Gantt-, PERT eða CPM-rit, en mikilvægari, enda stöðugt auknar kröfur
Tölvumál
17