Bókasafnið - 01.04.1995, Blaðsíða 70

Anna Torfadóttir bókasafnsfræðingur, Borgarbókasafni Reykjavíkur
Upplýsingalœrfi fyrir
stjórnendur
Hlutverk þeirra og möguleikar
YFIRLIT
Greinin byggist á ritgerð minni, Management Information and Decision
Support Systems. Their Role and Potential for Decision Making on All Levels of
Management við Háskólann í Wales. Eins og titill ber með sér, er fjallað um
hlutverk og möguleika upplýsingakerfa fyrir notendur á öllum stjórnunar-
þrepum. Þetta efni varð fyrir valinu, því það tengdi vel saman námið í stjórn-
un og upplýsingafræði, sem er á verksviði okkar flestra, lesenda þessa blaðs.
Ritgerðin skiptist í tvo meginhluta. í fyrri hluta er fjallað um ákvarðan-
ir, upplýsingar og upplýsingakerfi fyrir stjórnendur og er byggt á heimild-
um á ensku. í seinni hluta eru tvær vettvangskannanir, önnur gerð í Búnað-
arbanka íslands en hin í Landsbókasafni íslands og Háskólabókasafni.
Efni greinarinnar er að langmestu leyti úr fyrri hluta ritgerðar, en örlítið
er fjallað um hvernig staðið var að vettvangskönnunum. Ekki er farið út í
tæknileg atriði.
1. Inngangur
í upphafi snérist tölvuvæðing bókasafna einkum um
skráningu. Þá var gjarnan talið, að þættir tengdir stjórnun og
rekstri bókasafna, t.d. bókhaldi, aðföngum og útlánum, væru
svo flóknir og sérstakir, að lítið væri hægt að læra af öðrum.
Samþætt tölvukerfi fyrir bókasöfn (integrated library sy-
stems) eru afar margbrotin, og með tölvuvæðingu hefur í
bókasöfnum, eins og víða annars staðar nánast orðið bylting.
Vinna við skráningu, upplýsingaleit, útlán, millisafnalán
o.s.frv. hefur gjörbreyst, en aftur á móti hefur ágóðinn verið
minni hvað varðar stjórnun bókasafna. Illa hefur gengið að
fá upplýsingar úr kerfunum, sem nýta mætti á þægilegan hátt
við stjórnun. Það er óneitanlega dálítið hlálegt, að bókasöfn,
sem afla upplýsinga fyrir notendur sína um allt milli himins
og jarðar, skuli ekki hafa lagt áherslu á tölvuvædd upplýsinga-
kerfi fyrir eigin starfsemi. Þau hefðu í raun átt að vera í farar-
broddi, en hér ræður trúlega miklu að bókasöfn þurfa sjaldan
að óttast samkeppni. Þau sækjast því ekki eins eftir upplýs-
ingum um ástand eigin mála og aðrir.
Bókasöfn eiga margt sameiginlegt með ýmsum aðilum,
sem við fyrstu sýn virðast ólíkir og má því margt af þeim
læra. Fátt virðist t.d. sameiginlegt með bönkum og bókasöfn-
um; peninga- og menningarstofnunum en þegar grannt er
skoðað, koma í ljós þættir, sem eru líkir. Fyrir utan það, sem
allar stofnanir/fyrirtæki eiga sameiginlegt eins og bókhald og
starfsmannahald, eiga bankar og bókasöfn það sameiginlegt,
að gífurlegur fjöldi færslna setur svip á starfsemina. í bóka-
söfnum eru þessar færslur útlán og móttaka safnefnis, en í
bönkum útlán og innlán peninga. Þá eru bankar eins og
bókasöfn oft með mörg útibú, sem hvert fyrir sig er með
svipaða starfsemi. Tölvuvædd bankakerfi eru því eins og
bókasafnskerfi í grunninn færslukerfi (transactions systems)
og er því fróðlegt að bera saman þessar stofnanir með vett-
vangskönnunum.
1.1 Mikilvœg hugtök
Upplýsingar. Bæði á íslensku og ensku er merking þessa
hugtaks dálítið á reiki og er gögnum og upplýsingum gjarnan
blandað saman. I greininni eru orðið upplýsingar notað um
það, sem auðveldar stjórnanda að taka ákvarðanir.
Kerfi. Orðið hefur á íslensku oft fremur neikvæðan hljóm
og er notað til að lýsa einhverju lokuðu eða stirðbusalegu sbr.
„kerfiskarl“. A ensku virðist orðið (system) síður hafa þennan
neikvæða hljóm. Samkvæmt kerfisviðhorfi (systems app-
roach) er allt í heimi hér hluti af einhverju kerfi, sbr. stjörnu-
kerfi, fjölskyldukerfi, stjórnkerfi og tölvukerfi. Kerfi er heild,
sem hefur ákveðinn tilgang eða markmið. Kerfi er opið, þótt
það hafi sín ákveðnu mörk. Það tengist umhverfinu; - getur
raunar ekki þrifist án þess. Kerfisviðhorf er góð leið til að fá
heildarmynd, en fjallað verður um það síðar í greininni.
Upplýsingakerfi fyrir stjórnendur er hér notað sem sam-
heiti fyrir management information system og decision
support system sbr. titil greinar og ritgerðar. Merking þessara
ensku hugtaka og margra fleiri eins og strategic management
information system, executive (support) system, project sy-
stem og expert system er æði misjöfn hjá þeim, sem fjalla um
efnið og eyða þeir oft miklu „púðri“ í nákvæmar skilgrein-
ingar. Stundum er átt við kerfi, sem eru hluti af eða viðbót
við önnur (Robson, 1994, s. 69-75).
2. Akvarðanir
Upplýsingakerfi fyrir stjórnendur eiga að gera vinnu þeirra
auðveldari og markvissari alveg eins og önnur kerfi, sem
hönnuð eru fyrir vinnandi fólk. Samkvæmt stjórnunarfræð-
um vinna stjórnendur við að taka ákvarðanir. Þegar fjallað er
um kerfi fyrir stjórnendur, verður að grandskoða í hverju
vinna þeirra (við að taka ákvarðanir) felst og skilgreina hana
nákvæmlega. Hvaða ákvarðanir taka þeir? Hvernig taka þeir
ákvarðanir? Þetta er hliðstætt því, að þegar hannað er teikni-
kerfi fyrir arkitekt, þarf að skoða vinnu arkitektsins í smáat-
riðum. Til að geta unnið sín störf, verða stjórnendur, að hafa
upplýsingar tiltækar.
Hér á eftir verður fjallað um það, sem er grundvöllur upp-
lýsingakerfa fyrir stjórnendur, ákvarðanir annars vegar og í
3. undirkafla um upplýsingar hins vegar. Til að skilja hlut-
verk upplýsingakerfa, möguleika þeirra og takmarkanir verð-
ur að skilgreina þetta tvennt í upphafi.
2.1 Akvarðanir. Flokkun
Flokka má ákvarðanir á ýmsa vegu. Hægt er t.d. að flokka
þær eftir starfsþáttum eða eftir stjórnunarþrepum. Flokkun
Herberts A. Simon, Nóbelsverðlaunahafa í hagfræði, er í fullu
gildi og er sífellt vitnað í hana. Hún hentar vel við hönnun
tölvukerfa, sem eiga að auðvelda stjórnendum að taka ákvarð-
anir.
I bók sinni The New Science of Management Decisions, sem
70 Bókasafnið 19. árg. 1995