Bókasafnið - 01.04.1995, Page 73

Jay R. Galbraith (1977) um upplýsingaflóðið. Samkvæmt
kenningu Galbraith eru tvær leiðir fyrir stofnun/fyrirtæki til
að mæta óvissu eða áhættu að: a) minnka upplýsingamagnið,
sem vinna þarf úr; b) auka getuna til að fást við upplýsingar.
Ekki verður fjallað um á þessum vettfangi hvernig farið er að
því, að minnka magn nauðsynlegra upplýsinga, en ein leið til
ráða við upplýsingamagnið er, að áliti Galbraiths, að fjárfesta
í upplýsingakerfi, sem tekur til allra starfsþátta.
4.1 Kerfisviðhorf
í kaflanum um hugtök var minnst á kerfisviðhorf og nú
verður þráðurinn tekinn upp affur. Samkvæmt því er litið svo
á, að allt verði fyrir áhrifum af umhverfinu og ekki sé hægt að
skilja neitt eitt og sér. Kerfisviðhorf er leið til að skoða að-
stæður frá öllum sjónarhornum, skoða allar einingar, orsök
og afleiðingu í hverju tilfelli. Þannig fæst heildarsýn af að-
stæðum.
Sjónum er alltaf beint að markmiðum kerfisins. Stofn-
un/fyrirtæki hefur, sem kerfi, tiltekin markmið og upplýs-
ingakerfi fyrir stjórnendur hefur sín markmið. Þegar mark-
mið kerfis hafa verið skilgreind í upphafi hefst hönnun þess
og „þar sem kerfisviðhorf gildir er horft á heildina, á tengsl
fyrst og fremst, áður en einstakir hlutar eru fullgerðir" (Mur-
dick, 1986, s. 48).
Stofnun/fyrirtæki er kerfi með mörgum undirkerfum t.d.
sviðum, deildum, verkþáttum og vinnustöðum. Hvert undir-
kerfanna getur starfað sjálfstætt, en þau verða öll að falla inn
í heildina til að heildarmarkmið náist (Senn, 1990, s. 496).
Eitt undirkerfanna gæti verið tölvuvætt upplýsingakerfi fyrir
stjórnendur, sem aftur skiptist í bókhaldskerfi, markaðskerfi,
birgðakerfi, o.s.frv. Þegar hönnuð eru upplýsingakerfi fyir
stjórnendur, er þetta kerfisviðhorf gott vegarnesti, en fyrst er
sú stofnun/fyritæki skoðað, sem upplýsingakerfið á að vera
hluti af og þjóna. Ekki nægir að skoða skipuritið, hvort sem
það sýnir pýramídann góðkunna eða ekki, þegar reynt er að
átta sig á hvers konar kerfi stofnunin/fyrirtækið er, heldur
verður að spyrja þessara spurninga:
1. Hver eru markmið kerfisins?
2. Hverjar eru einingar og undirkerfi?
3. Hver eru tengslin eða ferlið milli eininga og undirkerfa?
4. Hvernig er formgerð/bygging kerfisins? (Murdick,
1986, s. 92).
Avison notar vissa tækni, fjölsýn (multiview) við að gera
sér grein fyrir öllum smáatriðum varðandi kerfi og leggur í
upphafi áherslu á mannlega þáttinn, þótt verið sé að undir-
búa hönnun vélræns upplýsingakerfis. Dregnar eru upp bráð-
skemmtilegar myndir (rich pictures), til að lýsa ástandi mála.
Tengsl milli eininga í kerfinu, t.d. deilda eða einstaklinga eru
þá stundum sýnd eins og brugðin sverð (Avison, 1990).
4.2 Upplýsingakerfi jyrir stjórnendur
Það liggur í augum uppi, að upplýsingakerfi fyrir stjórn-
endur þurfa alls ekki að vera tölvuvædd og ef annars konar
kerfi er fullnægjandi, er ástæðulaust að vera að innleiða tölvu-
vætt kerfi. Aður hefur verið nefnt, að stjórnendur búa sér til
einhvers konar upplýsingakerfi eða net manna á milli. Hve
Iangt er hægt að ganga í því að tölvuvæða upplýsingakerfi er
erfitt að segja en: „Stór hluti upplýsingakerfisins mun alltaf
liggja utan tölvukerfisins. Jafnvel þótt tæknin réði við að
hanna eitt allsherjar tölvuvætt upplýsingakerfi, myndi það
ekki svara kostnaði“ (Scott, s. 65).
Menn hafa velt fyrir sér áhrifum upplýsingakerfa fyrir
stjórnendur á valddreifingu. Ljóst er, að þessi kerfi geta stuðl-
að hvort heldur er að aukinni miðstýringu eða að aukinni
valddreifingu.
I kaflanum um hugtök var talað um hinar ýmsu nafngift-
ir, sem eru í notkun í dag um skyld kerfi. Þessi mikli nafna-
fjöldi og ruglingur stafar auðvitað af því, að kerfin eru í deigl-
unni, þróunin hröð og það, sem átti við í gær, er úrelt í dag.
Ekki verður farið nánar út í þá sálma hér, en stundum læðist
að manni sá grunur, að eini tilgangurinn sé lengri og flóknari
skilgreiningar á kerfum. Þá er stundum hálfhlægilegt hvernig
menn reyna að gera lítið úr öðrum tegundum kerfa en þeir
eru sjálfir að fjalla um, eins og „sú ætlan, að menn færi sig frá
stjórnunarupplýsingakerfum (management information sy-
stems) til ákvarðanakerfa (decision support systems) en loka-
takmarkið séu sérfræðingskerfi (expert systems)“ (Leslie,
1986, s. 279).
Rétt er að minnast þess, að hugmyndir um að nýta gögn
og upplýsingar úr tölvukerfum við stjórnun, eru frá því í
byrjun sjöunda áratugarins, en lengi vel var í raun farið aftan
að hlutunum. „Menn fóru nefnilega að spá í, hvernig hægt
væri að nýta öll gögnin (allar færslurnar), sem lágu í kerfum,
í stað þess að spyrja sig, hvaða ákvarðanir þyrfti að taka og
hvaða upplýsingar menn þyrftu til að taka sínar ákvarðanir"
(Simon, 1977, s. 126).
I upphafi greinar var tekið fram, að ekki yrði fjallað um
tæknileg atriði, en fáein atriði verða þó nefnd hér. Kerfin geta
verið í stórtölvuumhverfi eða í einkatölvu eða eins og nú er æ
algengara í hvoru tveggja. Þau geta verið forrituð sérstaklega
eða verið keypt á almennum markaði. Þau má „leggja hvert
ofan á annað“ eða „hlið við hlið“.
Algengt er að skipta stjórnunarupplýsingakerfum (mana-
gement information systems ) í t.d.:
a) bókhaldskerfi, b) rekstrarkerfi, c) markaðskerfi og d)
starfsmannahaldskerfi.
Akvarðanakerfum (decision support systems) er oftast
skipt í:
a) notendaviðmót t.d. alls konar myndrænar útfærslur á
upplýsingum (súlurit, kökurit, línurit)
b) líkön t.d. líkindareikningslíkön, spálíkön eða hermilík-
ön, sem hægt er að láta vinna samtímis eða hvert á eft-
ir öðru
c) gagnagrunna.
5. Vettvangskannanir
Hér verður gerð grein fyrir vettvangskönnunum, sem voru
gerðar í júní til ágúst 1994.
Búnaðarbanka íslands, Landsbókasafni Islands og Há-
skólabókasafni er lýst sem kerfi með mörgum einingum og
sem hluta af stærra kerfi, bankakerfinu annars vegar og bóka-
safnakerfmu hins vegar. Upplýsingar um stofnanirnar feng-
ust með prentuðum og óprentuðum heimildum og viðtölum
við fjölda manna, tólf í Búnaðarbanka og átta í bókasöfnun-
um. Ástæðan fyrir þessum mismun var einfaldlega sú, að höf-
undur þekkti heldur betur til í bókasöfnunum.
Til að átta sig á hugmyndum stjórnenda, um hlutverk og
möguleika upplýsingakerfa voru viðtöl tekin við sex stjorn-
endur í Búnaðarbanka og aðra sex á Landsbókasafni og Há-
skólabókasafni. Voru tveir á hverju hinna þriggja hefðbundnu
stjórnunarþrepa í báðum könnunum.
Spurningablaðið, sem stjórnendur fengu með nokkurra
daga fyrirvara og var notað í viðtölunum var þannig:
1. Hvernig myndir þú lýsa starfi þínu? Er starfslýsing til?
Bókasafhið 19. drg. 1995 73