Bókasafnið - 01.04.1995, Síða 77

Mynd 1. Reglur fyrir notendur kortasafns.
1. Researchers will register at the reception desk daily.
2. Researchers are not permitted access to storage facilities. Materials requested by the researcher will
be retrieved by staff members only. Material stored in the mam building is readily accessible; several
days may be required to retrieve material stored in other buildings. The stafl will advise researchers on
this matter. When microforms exist, they are used for consultation instead of the originals.
3. Researchers will handle materials at assigned places only. Maps and atlases must be handled as little as
possible. Extreme care must be used at all times. Large items must be moved by staff members only.
4. Researchers are permitted to handle documents only by the edges, and are required to wear gloves.
They may not lean on maps or touch their surfaces while working with them. Researchers taking notes
must keep their paper away from documents and may use a pencil only.
5 Researchers must obtain permission from a reference officer to trace any documents. Maps to be traced
must be protected by large acetate sheets. Marking on maps is strictly prohibited.
6. Researchers must respect the existing order and arrangement when examining a group of unbound
maps.
7. Researchers will arrange with the reference officer to reserve material at an assigned space. Material
may be reserved for a maximum of 3 days.
8. Please do not request material in the half hour preceding closing time. Office hours are from 8:30 a.m. to
4:45 p.m.
9. ABSOLUTELY NO SMOKING. EATING OR DRINKING IN THE REFERENCE ROOM.
N.B. Any misuse of material in our custody, or other abuse of our facilities, may result in cancellation of
your research privileges.
Special libraries 71(12) 1980.
Sýnishorn af slíkum reglum er með grein Betty Kidd, for-
stöðumanns þjóðkortasafnsins í almenningsskjalasafni
Kanada (1. mynd). Athyglisverður er liður nr. 4 í reglunum.
Þar er þess m. a. krafist að gestir nod hanska. Slíkt kemur að
sjálfsögðu í veg fyrir fingraför á kortum og gerir menn að
auki meðvitaða um að þeir eru að handleika dýrgripi. Skrif-
legar leiðbeiningar þurfa að fylgja kortum sem lánuð eru út
og eru slíks nokkur dæmi (Kidd, 1980).
Leið, sem ýmis söfn hafa farið í seinni tíð, til að hlífa
gömlum og verðmætum kortum við hnjaski og um leið
minnka fyrirferð þeirra, er að láta gera af þeim örfilmur eða
annars konar eftirtökur. Notendur verða að láta sér nægja að
skoða þær í þar til gerðum vélum. Safngestir kunna að verða
fyrir vonbrigðum með að fá ekki að handleika frumgögnin
sjálf, en um það má ekki fást. Söfnin eru til vegna þekking-
arinnar, og það er skylda kortavarðar að þjóna henni fremur
en að gerast safnari. Þótt kortin sem slík séu verðmæt eru
upplýsingarnar, sem þau geyma, margfalt meira virði og þær
á að varðveita (Fairclough, 1972). Reyndar er það ekki nýtt
að söfn reyni að minnka fyrirferð korta, því að heimild er um
slíkt allt frá árinu 1903. Reynt var að breyta stærð korta og
gera þau meðfærilegri og binda inn í möppur líkt og bækur
(Kidd, 1980).
Sum söfn hafa farið þá Ieið að ljósrita öll kort og lána gest-
um aðeins Ijósrit. í flestum tilvikum nægir þetta, því að oftast
eru menn að skoða kort í leit að ákveðnum upplýsingum og
athuga staðsetningu (Nichols, 1982). Ljósritun korta er
reyndar vandamál. Flötur ofan á vél er of lídll fyrir stór kort,
svo að þau hanga út af, og hitinn er óhollur pappírnum.
Merkingar (stimplar) á kortum eru vandkvæðum bundn-
ar. Menn freistast til að láta ógert að stimpla görnul og fá-
gæt kort, en öryggis vegna má til að merkja þau. Betty Kidd
getur þess í grein sinni að á markað sé að koma ósýnilegt blek
og örmerki (micro-chips) sem hægt sé að nota, og bendir
einnig á sérstakt blek sem Library of Congress hefur þróað.
Það er sýrufrítt, þolir ljós og hita og er ónæmt fyrir leysiefn-
um og bleikiefnum (Kidd, 1980).
Vönduð flokkun, skráning og lyklun upplýsinga á kort-
unum dregur úr þörf á að handfjatla kortin og er því snar
þáttur í verndun þeirra gegn hnjaski (Nichols, 1982).
Æskilegt er að bókasöfn hafi í þjónustu sinni forvörð eða
viðgerðarmann sem annast allar viðgerðir á safngögnum,
kortum og öðru, en fæst búa svo vel. Slíkur sérþjálfaður
starfsmaður gæti m. a. annast afsýringu pappírs (Kidd,
1980 ; Nichols, 1982).
Skráning
Til þess að gera kort og skylt efni notendum aðgengilegt í
söfnum, þarf að sjálfsögðu að skrá það rétt eins og bækur og
velja hverri færslu höfuð. Meðan skráð var á spjöld var höfuð-
ið helsti lykill efnisins, Ieið notandans að þeim upplýsingum
sem hann vanhagaði um hverju sinni. Með tilkomu tölvu-
skráningar verða aðkomuleiðir fleiri, þótt færslum séu enn
valin höfuð, og leit verður auðveldari.
Skráning korta er raunar víðs fjarri því að vera einföld í
framkvæmd. Við lestur heimilda verður ljóst að henni hefur
lengi verið ábótavant í söfnum, og er sums staðar ótrúlega
skammt síðan skráningarmál hafa verið tekin föstum tökum.
Sem fyrr sagði er það m. a. höfuð skráningarfærslu sem
opnar notandanum leið að upplýsingunum, og er því mikil-
vægt að það sé þannig valið að það þjóni sem best tilgangi
sínurn. Um val höfuðs gilda ákveðnar reglur. Aðalhöfuð bók-
arfærslu er oftast nafn höfundar, en í ýmsum tilvikum titill
bókar. I skráningu korta þarf að fara aðrar leiðir. Hver er t. d.
„höfundur“ korts? Hefur það „titil“ í venjulegri merkingu
þess orðs? Á að velja eitthvað annað sem höfuð?
Kortasöfnum má skipta í nokkra flokka eftir gerð, og hef-
ur hver flokkur sínar sérstöku þarfir um skráningu. I fyrsta
lagi eru almenn bókasöfn, bæði háskóla- og almenningssöfn,
þar sem meirihluti safnkosts eru bækur og tímarit en kort í
minni hluta. Þessi söfn gera gjarnan heildarskrá, flokkaða eða
orðabókarskrá, yfir allan safnkostinn, kort þar meðtalin. í
öðru lagi má nefna sérstök kortasöfn, oft innan landafræði-
deilda í háskólum. Þau söfn hafa skrá sem að mestu Ieyti er
um kort, en bækur aðeins sem hjálpargögn við notkun kort-
anna. Skrár þeirra safna geta líka verið flokkaðar eða orða-
bókarskrár, en hinum ýmsu lyklum (indexum) er þó oft hald-
ið aðskildum. í þriðja Iagi eru þjóðkortasöfn sem gegna þjóð-
legu og alþjóðlegu hlutverki. Skrár þeirra verða að vera gerð-
ar samkvæmt strangri „kortafræði“ („kortabókfræði , e. car-
Bókasafhið 19. árg. 1995 77