Bókasafnið - 01.04.1995, Page 90

nauðsynlegt að hafa í huga að gögn, sem varðveita á í tíu ár
eða lengur, þarf að geyma annað hvort í pappírsformi eða á
örfilmum, þ.e.a.s. á formi, sem mannlegt auga getur lesið, án
þess að þurfa flókinn vélbúnað. Þess má geta, að COM-tækn-
in (Computer Output Microform), þ.e. útprentun upplýs-
inga úr tölvu á örfilmu, er þeim eiginleikum búin að varð-
veita skjöl þannig að lítið fari fyrir þeim á öruggan hátt í
langan tíma eða í a.m.k. 100 ár og er því álitlegur kostur við
varanlega varðveislu skjala.
Avallt skal gæta þess að skjöl komist ekki í hendur óvið-
komandi aðila og þá er einkum átt við skjöl er innihalda við-
kvæmar persónulegar og rekstrarlegar upplýsingar. Ástæða er
til að minna á, að erfiðara er að hefta aðgang að upplýsingum
í tölvutæku formi en í pappírsformi. Þjófnaður á upplýsing-
um er ennfremur þáttur, sem þarf að hyggja að, þegar upplýs-
ingar eru varðveittar í tölvutæku formi.
Skjalamagnið
Skjalastjóm felur m.a. í sér að koma í veg fyrir, að ónauð-
synlegur pappír eða upplýsingar í hvaða formi sem er, safnist
fyrir á skrifstofum og í geymslum. Reynslan sýnir, að upplýs-
ingar eru oft geymdar bæði í tölvutæku formi og einnig í
pappírsformi og á þetta sérstaklega við, þegar upplýsingar eru
skannaðar inn í tölvutækt form. Þá vaknar spurningin um
það hvort þá verði, eftir skönnun, einnig að geyma skjölin í
pappírsformi til dæmis af lagalegum ástæðum. Ef sú er raun-
in, er kerfið orðið tvöfalt, en það hefur í för með sér aukna
vinnu og krefst meira geymslurýmis, sem leiðir af sjálfsögðu
til aukins kostnaðar.
Varðveisla skjala
Með tilliti til þess, sem að ofan er getið, mælum við ein-
dregið gegn því að varðveita til frambúðar eingöngu í tölvu-
tæku formi skjöl, sem geyma þarf lengur en í tíu ár. Slík gögn
á tvímælalaust að geyma á pappír eða á örfilmu. Hér er eink-
um átt við söguleg skjöl, sem varðveita á varanlega, en með
sögulegum skjölum er átt við bréfasöfn, þ.e. aðsend og út-
send bréf ásamt fylgigögnum mála, fundargerðir, samninga,
orðsendingar innanhúss, greinargerðir og skýrslur, sem varða
starfsemina o.þ.h. gögn. Þess má geta, að söguleg skjöl fyrir-
tækis eru einungis um 5% af heildarskjalamagni þess.
Við lítum svo á, að tölvan hafi fyrst og fremst gildi við
varðveislu gagna, sem þarf að varðveita í skamman tíma, þ.e.
allt upp í tíu ár. í því sambandi má nefna EDI, þ.e. skjala-
sendingar fyrirtækja á milli tölva án notkunar á pappír, sem
fysilegan kost, en tryggja verður að alltaf sé hægt að nálgast
skjölin aftur á auðveldan hátt, þegar EDI-kosturinn er valinn.
Ennfremur er sjálfsagt að nýta tölvutæknina í þágu skjala-
stjórnar með því að skrá skjöl fyrirtækja og skiptir þá ekki
máli, hvort skjölin eru í pappírsformi, á örfilmu eða í tölvu-
tælcu formi. Tölvuskráning skjala gerir kleift að finna skjöl
eftir hinum ýmsu leiðum án þess að geyma skjalið í heild
sinni í tölvutæku formi. Hægt er að fá ódýr skráningarforrit í
þessu skyni eða láta hanna sérstök skráningarforrit inni í fyr-
irtækjunum. Bent skal á, að kaup á skráningarkerfi er mun
öruggari og hagkvæmari kostur en kaup á tölvukerfi, sem gef-
ur möguleika á að geyma skjölin í heild sinni í tölvutæku
formi auk skráningarþáttarins.
Lokaorð
Meginvandinn hvað varðar skjalamál fyrirtækja felst í
fyrsta lagi í því, að tilteknar upplýsingar finnast seint eða
ekki, þegar á þarf að halda og í öðru lagi tekst ekki að halda
skjalamagninu í skefjum. Staðreyndin er sú, að tölvukerfin
sem gera tæknilega kleift að geyma allar upplýsingar fyrir-
tækjanna í tölvutæku formu, eru engan veginn allsherjarlausn
á þessum vanda. Skynsamlegra er að bæta það skipulag sem
fyrir er, í fyrsta lagi með markvissari pökkun og skráningu
hálfvirkra/óvirkra skjala, í öðru lagi gerð samræmds skjala-
vistunakefis fyrir virk skjöl ásamt tölvuskráningu virkra skjala
og í þriðja lagi gerð geymslu- og grisjunaráætlunar fyrir öll
skjöl fyrirtækisins þar sem tekið er fram hve lengi, hvernig og
hvar geyma skuli tiltekin skjöl og einnig hverjir hafi aðgang
að tilteknum skjölum.
Tölvukerfin, sem geyma öll skjöl fyrirtækis, kynnu e.t.v.
að nýtast sumum fyrirtækjum fyrir ákveðinn hluta skjalasafns
þeirra, svo sem eyðingarskjöl. Hins vegar er nauðsynlegt, að
ítarleg könnun fari fram á þörfum fyrirtækisins, áður en ráð-
ist er í kaup á tölvukerfum af þessu tagi. Að öðrum kosti er
hætta á, að lítill ávinnningur verði af fjárfestingunni í þess-
um tölvukerfum og það sem verra er, mikilvægar sögulegar
heimildir kynnu að glatast.
HEIMILDIR:
Alfa Kristjánsdóttir. 1993. Skjalastjórn og tölvur í atvinnurekstri. Mbl. 20.
maí: s. B-10.
Attinger, Monique L. 1993. The business case for imaging. Records Mana-
gement Quarterly 27(1): s. 10-15.
Avedon, Don M. 1994. Electronic imaging 101. Part I. What is electronic
imaging? Records Management Quarterly 28(2), April: s. 28-35.
Avedon, Don M.1994. Electronic imaging 101. Part II. Optical disks and
backfile conversions. Records Management Quarterly 28(3), July: s.
34-39, 46.
Browne, Martin. 1992. EDI and records management. Records Management
Bulletin 52, October: s. 9-11.
Haynes, David. 1994. Retention and control of electronic records. Records
Management Bulletin 63, August: s. 3-5.
Marinó G. Njálsson. 1994. Skjalastjórnun með tölvutækni. Mbl. 9. júní: s.
B-7.
Morelli, Jeff. 1994. Trends in the use of electronic records in business.
Records Management Bulletin 61, April: s. 17-19.
North, Alison. 1994. Managing electronic records in small businesses.
Records Management Bulletin 62, June: s. 9-11.
Penn, Ira A., Gail B. Pennix and Jim Coulson. 1994. Records Management
Handbook. 2nd ed. Hampshire : Gower.
Phillips, John T. 1993. CD-ROM publishing. Records Management Qu-
arterly27{ 2), April: s. 44-48.
Samuel, Jean. 1993. The role of records management in the electronic office.
Records Management Bulletin 56, June: s. 28-30.
Shepherd, Elizabeth. 1993. Paper, Film, disk og tape? A review of record
storage media. Records Manamement Bulletin 56, June: s. 25-27.
Skupsky, Donald S. 1993. Establishing retention periods for electronic
records. Records Management Quarterly 27(2), April: s. 40-43, 49.
SUMMARY
Records Management in Businesses and Computerization
The advantages and shortcomings of keeping records of companies in
computerized form are discussed and stated that for the last twenty years the
electronic oíFice has been considered to be within reach. The facts are that it
will probably never be feasible. The objectives of records management are
dealt with, the main being: Effectiveness in Finding a record whenever
needed; securing the safety of the records and preventing their unnecessary
cumulating. The objectives above have to be used as frame of reference aside
from the form of the records within a company. Most problems in records
management are caused by not considering the objectives above. The main
advantages of automation of records management are listed, e.g. diminis-
hing of the voluminousity of the records, easier searching and more than
one person can view a given record simultaneously. The importance of using
a standardized classiFication scheme and a thesaurus rather than free text
vocabulary is stressed. It is pointed out that the lifetime of computerized
records is considered to be ca. 30 years. Therefore different media are
recommend, like paper or microform, if the records are to be kept for a long
amount of time. Computerization is seen as a suitable alternative, if records
are just to be kept for a relatively short time. Automation of records cata-
loging by an approved computer program is strongly recommended to make
searches more eíFective, fúrther to distinguish between active and non active
records and to weed or pack the latter regularly.
90 Bókasafnið 19. árg. 1995