Morgunblaðið - 23.08.2010, Page 14

14 FréttirVIÐSKIPTI | ATVINNULÍF
MORGUNBLAÐIÐ MÁNUDAGUR 23. ÁGÚST 2010
fljótlegt og gott
HOLLT
OG GOTT
GLK þorskbitar, roð- og
beinlausir
kr.
kg998
Bjarni Ólafsson
bjarni@mbl.is
Í niðursveiflu reynir verulega á
stjórnendur fyrirtækja, sem þurfa
þá að komast í gegnum tímabil
minni sölu og tekna, aukins að-
fangakostnaðar og mikils fjár-
magnskostnaðar.
Eitt úrræði við slíkar aðstæður
er að hefja hagræðingarverkefni,
sem geta skilað hærri framleiðni.
Slík verkefni geta til dæmis falið í
sér innleiðingu á rafrænum reikn-
ingum, en ýmsir möguleikar og
lausnir eru fyrir hendi í þessum
efnum fyrir íslenskt atvinnulíf, að
sögn Styrmis Kristjánssonar,
verkefnisstjóra hjá Skýrr.
Styrmir segir að rannsóknir
sýni að umtalsverður sparnaður
fylgi því að taka upp kerfi sem
bjóði upp á að senda reikninga
með rafrænum hætti. „Í fyrsta lagi
losnar þú við þetta pappírsflóð,
sem er mjög áberandi í íslensku
viðskiptalífi enn þann dag í dag.
Það er í raun stórmerkilegt hve
mikið af pappír er sent á milli fyr-
irtækja og stofnana í hverjum
mánuði. Þá dregur mjög úr inn-
sláttarvillum og reikningar týnast
ekki lengur, eins og þeir vilja
stundum gera núna. Sparnaðurinn
við bókhald og umhald reikninga
getur numið 40-50 prósentum og
kostnaður við innkaupaferlið getur
dregist saman um 20 prósent.“
Mismunurinn felst, að sögn
Styrmis, fyrst og fremst í sjálf-
virkni í verkferlum, en þau fyr-
irtæki sem standa sig best í þess-
um efnum státa af meiri sjálfvirkni
en keppinautarnir, ná næstum tvö-
földum afköstum á við samanburð-
arhóp og sýna allt að 40% færri
villur í innheimtu og greiðslum.
„Af þessu sést glögglega að það
er eftir miklu að slægjast þegar
verkferlar fyrirtækja eru skoðaðir
með það fyrir augum að útrýma
tímafrekum og úreltum vinnu-
brögðum og innleiða nýja hugsun
með aðstoð nútímatækni.“
Þá bætist það við að þrátt fyrir
að flest fyrirtæki séu með rafræn
bókhalds- og viðskiptakerfi
þá eru reikningar á milli
fyrirtækja ennþá afgreidd-
ir á pappír að langmestu
leyti. „Við sláum á að um
90 prósent af öllum
reikningum á milli fyr-
irtækja og stofnana
séu send á
pappír.
Þegar
reikningurinn
er kominn í hús tekur
manneskja við honum og slær
hann inn í tölvukerfið. Þetta er,
eins og gefur að skilja, ekki mjög
skilvirkt eða hagkvæmt fyrir-
komulag.“
Ákveðin tregða
Styrmir segir að sjálfvirkir
innkaupaferlar og afgreiðsla
reikninga hafi verið innleidd upp
að ákveðnu marki hjá nokkrum
stórfyrirtækjum hér á landi með
ærnum tilkostnaði. „Aftur á móti
hefur verið mikil þörf á lausnum
fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki.
Nú eru hins vegar slíkar lausnir
að líta dagsins ljós. Mikil vinna
hefur verið lögð í stöðlun við-
skiptaskjala á XML-sniði undan-
farin ár.“
Þessi stöðlun skilar miklum
möguleikum til fyrirtækja á að
hagræða í innri ferlum og ná
fram þeirri skilvirkni í starfsemi
sem krafist er af fyrirtækjum í
samkeppnisumhverfi dagsins í
dag.
„Vandinn hefur verið að fá
fyrirtæki og stofnanir til að taka
upp þessa nýju tækni. Aðal-
ástæðan er sú að kerfið er gagns-
lítið nema báðir aðilar nýti sér
tæknina og því hefur sú tilhneig-
ing verið sterk að bíða þar til við-
skiptavinurinn stígur fyrsta
skrefið. Nú hafa ríki og borg hins
vegar tekið af skarið og munu
gera kröfu um að allir þeirra
birgjar hafi slík kerfi og þá mun
boltinn væntanlega fara að
rúlla.“
Rafrænir reikningar spara mikið fé
Pappír Umtalsverður kostnaður fylgir pappírsreikningum.
 Þrátt fyrir upptöku rafræns bókhalds er gríðarlegt magn af pappír ennþá notað í alls kyns viðskipt-
um milli fyrirtækja og stofnana á Íslandi  Umtalsverður sparnaður fylgir rafrænum reikningum
Ný þjónusta hjá Skýrr er svo-
kölluð skeytamiðlun, sem er
miðlæg þjónusta fyrir stofnanir
og fyrirtæki sem senda reikn-
inga sín á milli. Skeytamiðlunin
er þjónusta fyrir rafræn við-
skipti í atvinnulífinu, sem er
miðlæg og gerir mögulega raf-
ræna dreifingu pantana og
reikninga milli aðila sem tengj-
ast miðluninni.
„Eitt helsta verkefnið í svona
miðlun er að tryggja það að
kröfur um lögformleg frumrit
reiknings séu uppfylltar. Við
höfum unnið með skatta-
yfirvöldum, fjármálaráðuneyti
og viðskiptaráðuneyti til að
þróa eigin lausn, sem uppfyllir
þessar kröfur – Skeytamiðlun
Skýrr. Það er þó vert
að benda á að stöðv-
un pappírsflóðsins er
bara lítill hluti þess
ávinnings sem innleið-
ing rafrænna reikninga
leiðir af sér. Enn mik-
ilvægari atriði eru sparn-
aður í mannauði, umsýslu
og stóraukin nákvæmni í af-
greiðslu,“ segir Styrmir.
Frumritið
skiptir máli
SKEYTAMIÐLUN SKÝRR
Tölva í stað
pappírs.