Tölvumál - 01.03.1998, Page 16

T Ö L V U
Á L
komandi aðila að vinna slíkt ná-
kvæmlega, enda þarf sá hinn sami
að setja sig nákvæmlega inn í
upplýsingapakka viðkomandi ESB
deildar. Yfirlesarar sem ekki
þekkja vel til geta jafnvel gefið
villandi upplýsingar.
Að lokum er umsóknin send
til ESB og sérstaklega gætt að öll-
um smáatriðum. Það getur verið
sárt að hafa unnið í nokkra mán-
uði að umsókn sem síðan er hafn-
að einfaldlega vegna þess að ein-
hver fýlgiskjöl vantar.
Mat umsókna
Mat umsókna fer þannig fram
að kallaður er til hópur sérfræð-
inga (oftast þrír) sem situr við í
nokkra daga og fer yfir innsendar
upplýsingar í viðkomandi deild.
Fyrst er hugað að því hvort öll
gögn séu til staðar og hvort um-
sókninni sé beint til réttrar deild-
ar. Síðan skoða sérfræðingarnir
umsóknirnar hver í sínu lagi og
meta hvort hún uppfylli öllum
skilyrðum bæði hvað varðar fag-
lega hlið rnála og önnur atriði
eins og nýbreytni, evrópska vídd,
o.s.frv. Einkunn er gefin fyrir
hvern þessara þátta og síðan
heildareinkunn fyrir umsóknina.
Þær umsóknir sem hljóta viðun-
andi einkunn fara síðan fyrir
nefnd sem mælir með eða hafnar
fjármögnun verkefnisins. A þessu
stigi getur skipt máli hvaða lönd
eru með í verkefninu og hversu
mikið fjármagn er til úthlutunar í
viðkomandi deild.
Nokkrir mánuðir geta liðið frá
því að umsókn er send inn og um-
sóknarfrestur er útrunnin og þar
til niðurstaða liggur fyrir um
hvort verkefnið er samþykkt eða
því hafnað.
Samningaferlið
Þegar fyrir liggur að umsókn
hefur verið samþykkt til fjármögn-
unar af ESB hefst samningaferlið.
Samningamir eru í þremur hlutum:
lögfræðileg atriði, ijármál, og tækni-
leg atriði. Samningarnir byggja auð-
vitað á umsókninni, en nú eru
gerðar nokkuð meiri kröfur um
skilgreiningu verkefnisins, mæli-
stikur, kostnað, og atriði sem lúta
að stjórn verkefnisins og hvernig
skuli leyst úr vandamálum sem
upp kunna að koma. Það má spara
sér töluverða vinnu hér með því að
kynna sér gerð samningsins um
leið og umsóknin er unnin þannig
að nýta megi sem mest af þeirri
vinnu við samninagerðina.
Þegar aðilar eru á eitt sáttir um
innihald samningsins er hann
undirritaður af báðum aðilum og
verkefnið getur formlega hafist.
Allnokkur tími getur liðið frá
undirritun samningsins og þar til
fyrstu greiðslur berast frá ESB.
Verkefnavinnan
Þegar komið er að verkefna-
vinnunni flyst áherslan nokkuð
frá verkefnisstjóranum, sem
venjulega ber hitann og þungann
af umsóknarvinnunni, yfir á þátt-
takendur. Mikið atriði er að þátt-
takendur taki virkan þátt í verk-
efninu, temji sér öguð vinnubrögð
frá upphafi og taki frá tíma til
verksins. Hversu auðveldlega
verkefnavinnan gengur er mjög
háð fyrri reynslu þátttökuaðila.
Mikill munur er auðvitað á fyrir-
tækjum sem hafa reynslu af öguð-
um vinnubrögðum við rannsókn-
ar- og þróunarverkefni annars
vegar og fyrirtækjum þar sem eng-
in reynsla er af slíku hins vegar. I
síðara tilfellinu fellur mun meiri
vinna á herðar verkefnisstjórans
og ber að gera ráð fyrir því í
skipulagningu verkefnisins.
Halda verður vel utan um
skráningu vinnu, tíma, og kostn-
aðar. Verkefnisstjóri skilar fram-
vinduskýrslum til ESB og haldnir
eru fundir með fulltrúum ESB þar
sem staða verkefnisins og fram-
vinda þess er metin.
Lykilatriði í verkefnavinnunni
eru samskiptin milli þátttakenda.
Auðvelt er að vanmeta þá vinnu
sem fólgin er í að ná til allra þátt-
takenda, oft í mörgum löndum, og
tryggja að unnið sé í réttum takti.
Því er nauðsynlegt að skilgreina
vel í upphafi tengiliði fyrirtækja,
samskiptaleiðir og leggja fyrir
áætlun um fundi, skil á skýrslum,
og skil á milliniðurstöðum.
Skil niðurstaðna
Við lok verkefnisins (oft er um
eins til þriggja ára verkefni að
ræða) er unnin lokaskýrsla og
hún lögð fyrir ESB. Verkefnið er
síðan metið og kannað hvort nið-
urstöður séu í samræmi við gerð-
an samning. Reynist svo vera er
verkefninu formlega lokið og
lokagreiðsla fer fram. Hafa verður
í huga strax frá upphafi að gerður
hefur verið tvíhliða samningur og
er báðum aðilum hans gert að
uppfylla skilyrðum samningsins.
Lokaorð
Hér hefur verið stiklað á stóru
varðandi undirbúning og vinnu
við Evrópuverkefni. Ljóst er að
töluverð vinna er fólgin í gerð
umsóknar og samninga, en létta
má verulega á þeirri vinnu með
því að leita til aðila sem reynslu
og þekkingu hafa af slíku.
Það kann að reyna nokkuð á
þolinmæði fyrirtækja að taka þátt
í Evrópuverkefnum. Oftast er ferl-
ið frá því að undirbúningur er
hafin og þar til verkefni hefst um
eitt ár og þykir það oft á tíðum
nokkuð langur tími að bíða sér-
staklega þegar leysa á verkefni
dagsins. Það er hins vegar ljóst að
verulegan ávinning má hafa af
þátttöku í Evrópuverkefnum, ekki
eingöngu fjárhagslegan, heldur
einnig í formi tengsla og sam-
vinnu við aðila sem fært geta
heim þekkingu og reynslu.
Eg vil að lokum hvetja íslenska
aðila sem starfa að rannsóknar- og
þróunarverkefnum, og ekki eru nú
þegar að undirbúa eða taka þátt í
Evrópuverkefnum, að kynna sér
möguleikana sem þar finnast.
Dr. Bjarki A. Brynjarsson
Þróunarfélagi Vestmannaeyja
16 - MARS 1998