Tölvumál - 01.05.2002, Blaðsíða 22

Skjalasöfn
Langtímavarðveisla rafrænna
skjalasafna opinberra aðila
Eiríkur G. Guðmundsson
Þannig hefur Þjóð-
skjalasafn í 120 ár
tekið við opinberum
skjölum sem nú fylla
rúmlega 30 hillukíló-
metra.
Þjóðskjalasafn íslands hefur það
hlutverk að taka við og varðveita til
frambúðar skjalasöfn stofnana,
embætta og fyrirtækja ríkis og sveitarfé-
laga. Þar sem héraðsskjalasöfn starfa varð-
veita þau skjöl viðkomandi sveitarfélags
en skjöl embætta og stofnana ríkis fara í
öllum tilvikum til Þjóðskjalasafns. I raun
eiga öll skjöl og skjalleg gögn þessara
skilaskyldu aðila að berast Þjóðskalasafni
eða héraðsskjalasöfnum til varðveislu.
Engum er heimilt að eyða opinberum
skjölum án leyfis stjórnar Þjóðskjalasafns.
Skil til Þjóðskjalasafns eiga að gerast þeg-
ar skjöl eru orðin 30 ára gömul. Þannig
hefur Þjóðskjalasafn í 120 ár tekið við op-
inberum skjölum sem nú fylla rúmlega 30
hillukílómetra. Þrátt fyrir tölvuvinnslu
gagna undanfarna áratugi ber skilaaðilum
enn að skila gögnum sínum prentuðum á
pappír. A því verða breytingar á næstunni.
Undanfarin ár hafa litið dagsins ljós
tölvukerfi sem geta haldið utan um öll
formleg samskipti stofnana eða fyrirtækja,
bæði milli starfsmanna innbyrðis og við
viðskiptavini. Þannig er viðtaka erinda,
greining, meðferð þeirra og afgreiðsla nú
víða komið fyrir í einu samhæfðu tölvu-
kerfi sem heldur utan um nær alla starfsem-
ina. Tæknilega er því kleift að hafa heilu
ferlin frá almenningi til stjórnvalda, og öf-
ugt, rafræn frá upphafi til enda. Þegar
þessu stigi er náð og tölvueign er jafnmikil
og raun ber vitni er tæknilegum forsendum
fyrir rafrænni stjórnsýslu að mestu full-
nægt. Öryggisþátturinn er enn ófrágengin
en dreifilyklakerfi er í mótun. Umræðan
um áreiðanleika og lagastöðu rafrænna
skjala hér á landi er reyndar að mestu eftir.
Eins og kunnugt er stefnir ríkisstjórnin
að því að stjómsýsla verði rafræn hér á
landi. Það felur í sér að pappír verður ekki
lengur einráður miðill í samskiptum hins
opinbera við þegnana. Rafrænar sendingar
upplýsinga (eins og skattframtal nú) verða
þá heimilar og jafnvel gerð um það krafa.
Þetta ber með sér að opinberir aðilar verða
að hafa öll sín gögn virk á rafrænu formi
og aðgengileg ámm saman. Eðlilegt er því
að finna lausn á því að geyma til frambúð-
ar skjalleg gögn ríkisins á miðli sem raf-
ræn tákn. Geymslusnið verður að vera
staðlað og algengt svo hægt sé að lesa það
til frambúðar og geymslumiðill svo traust-
ur sem verða má.
Ríkisskjalasöfn
Ríkisskjalasöfn um heim allan hafa hingað
til ekki treyst þeim rafrænu miðlum sem
notaðir hafa verið og ekki hafa verið til
staðlar eða lausnir á því hvernig skyldi
varðveita gögn þannig að tryggt sé að þau
megi lesa um alla framtíð með þeirri tækni
sem til er í það og það skiptið. Að þessu er
nú unnið af kappi. Rétt er að nefna að hér
eru menn að tala í öldum og árþúsundum.
Danska ríkisskjalasafnið tók forystu á
þessu sviði fyrir nokkrum árum og hóf
fyrst ríkisskjalasafna að taka við rafræn-
um skjalasöfnum ríkisins með skipulegum
hætti árið 1996. Menntamálaráðherra
skipaði nefnd til að undirbúa varðveislu
opinberra tölvuganga. Nefndin kynnti sér
m.a. aðferðir Dana og lagði til að byggt
yrði á aðferðum þeirra. A þeim grundvelli
er nú verið að leggja lokahönd á reglur og
leiðbeiningar um skil á rafrænum skjala-
söfnum hins opinbera til Þjóðskjalasafns.
Á þessu ári verða þær reglur kynntar og
stefnt er að því hefja móttöku rafrænna
gagna á næsta ári. Það er þó ýrnsu háð.
Þjóðskjalasafn hefur hingað til sett regl-
ur um skjalavörslu hins opinbera og haft
eftirlitsskyldu með henni. Skil pappírs-
gagna hafa því lotið sérstökum reglunt eða
verklagi. Skjalasöfn sem skilað er til Þjóð-
skjalasafns þurfa því að uppfylla ákveðin
skilyrði. Þetta breytist ekki. Reglurnar
sem nú eru í mótun lúta að þessurn tveim-
ur sviðum; um skjalavörslu opinberra að-
ila og um afhendingar á skjalagögnum op-
inberra aðila til Þjóðskjalasafns.
22
Tölvumál