Tölvumál - 01.05.2002, Blaðsíða 23

Skjalasöfn
Nú er gert ráð fyrir
að gögnunum sé
skilað á CD-R diskum
sem eru af tiltekinni
gerð og brenndir
samkvæmt ákveðnum
staðli (ISO
9660:1988).
Reglur um hið fyrra svið gilda um öll
rafræn kerfi sem eru notuð til að safna og
varðveita upplýsingar og verða til í starf-
semi opinbers aðila, þar með taldir gagna-
grunnar og sérstök skjalavörslukerfi. Kerf-
in þarf að tilkynna og þau þurfa að hljóta
samþykki Þjóðskjalasafns. Gagnagrunna
þarf einnig að tilkynna en þeir þurfa ekki
samþykki safnsins. Tilkynningar- og sam-
þykktarferlið er til að tryggja skipulega
uppbyggingu gagnakerfanna og getu
þeirra til skráningar og vörslu gagna. En
það er lykilatriði fyrir framtíðarnotendur
skjalasafnanna að söfnin endurspegli ferli
skjala frá myndun þeirra til endanlegrar
vörslu. Auk tilkynningaskyldu er kveðið á
um skráningaraðferðir á skjölum, skrán-
ingarupplýsingar, skjalavörslutímabil,
kerfisupplýsingar, svo meginatriði séu
nefnd. Gert er ráð fyrir að skila beri til
Þjóðskjalasafns tveimur eins eintökum af
skjalagögnunum opinberra aðila á nokk-
urra ára fresti. Slíkt skilaeintak er kallað
geymsluútgáfa skjalasafnsins eða skjala-
gagnanna.
þurfa að fylgja með. Nú er gert ráð fyrir
að gögnunum sé skilað á CD-R diskum
sem eru af tiltekinni gerð og brenndir
samkvæmt ákveðnum staðli (ISO
9660:1988). Gögnum skal breytt á snið
sem eru kerfisóháð. Textaskjöl skulu vist-
uð samkvæmt tiltekinni stafatöflu (ISO
8859-1:1987) en myndir og skönnuð skjöl
samkvæmt TIFF staðli (6.0). Hljóðrunur
geymast eftir staðlinum MP3 (ISO 11172-
3). Vídeomyndskeið skulu varðveitt sam-
kvæmt staðlinum MPEG2 (ISO 13218-2).
Miðað er við að í geymsluútgáfunni verði
rafræn skjöl bæði vistuð sem texti og sem
myndir (TIFF). Skjalakerfin þurfa því að
geta búið til hvort tveggja textagerð skjals
og myndútgáfu þess þegar að skilum kem-
ur. Þannig kveða reglurnar á, í stóru og
smáu, um gerð þessarar geymsluútgáfu en
ekki verður nánar fjallað urn það að sinni,
enda reglurnar ekki endanlega frágengnar.
Þetta þýðir að skjalasafn ríkisins, Þjóð-
skjalasafnið verður að vera vel búið af
þekkingu og tæknibúnaði þegar að þessu
kemur og að því er nú unnið.
Staðlar
Reglur um skil á gögnum eða afhendingu
gagna er einkum tæknilýsing á þeim snið-
um sem gögn þurfa að vera á þegar þeim
er skilað og hvaða upplýsingar (lýsigögn)
Eiríkur G. Guðmundsson
sviðsstjóri upplýsinga- og útgáfusviðs
Þjóðskjalasafns Islands
Vlð viljum vekja athygli ykkar
á því að eldri tölublöð
Tölvumála eru fáanleg á skrif-
stofu félagsins, Laugavegi 178
2. hæð, sími 520 7165.
Einnig viljum við benda á að
hægt er að sækja blaðið á
pdf-skjali á vefsíðu félagsins
http://www.sky.is/
Tölvumál
23