Bókasafnið - 01.04.1995, Page 72

Grundvöllur upplýsingakerfis fyrir stjórnendur
y\^ i°°ps
Afangar á leiðinni eru sýndir sem hugsanabólur: 1. Structure the
decision: Skipuleggja ákvörðunina. 2. Gather information: Safna upplýs-
ingum. 3. Choose: Velja. 4. Validate: Staðfesta.
Annað á myndinni: Models: Líkön til að meðhöndla upplýsingar t.d.
reiknilíkön og hernilíkön. Control loops: Eftirlitsfýrirmæli t.d. staðlar og
aðrar viðmiðanir
Óformlegar upplýsingar eru þó svo sannarlega mjög mik-
ilvægar. Til er fólk, sem er alltaf með á nótunum. Það les fleiri
greinar og skýrslur en aðrir, fer á námskeið og ráðstefnur og
skrifar fræðilega. Þetta fólk (invisible colleges) er eins konar
upplýsingalind og í góðu sambandi við samstarfsmenn og
aðra fagmenn og myndar upplýsinganet eða -kerfi (Cronin,
1982). Önnur dæmi um óformlegar upplýsingalindir eru há-
degisverðarfundir, bridgekvöld eða jafnvel veiðitúrar. Taka
verður þessar óformlegu upplýsingaleiðir með í reikninginn,
því þær eru mikilvægar fyrir alla (Olaisen, 1990, s. 205), þótt
þær verði að sjálfsögðu seint settar í tölvuvæddan gagna-
grunn!
Skipta má formlegu upplýsingunum í ytri og innri upp-
lýsingar, þ.e. utanaðkomandi upplýsingar annars vegar og
upplýsingar, sem verða til innan stofnunar/fyrirtækis hins
vegar. Dæmi um ytri upplýsingar, sem stjórnandi í bókasafni
þyrfti á að halda, væru t.d. lög, stefna stjórnvalda, samfélags-
þróun, kröfur notenda eða móðurstofnunar. Innri upplýsing-
ar væru t.d. upplýsingar fengnar úr upplýsingakerfi stofnun-
arinnar (e.t.v. tölvuvæddu ), frá samstarfsmönnum, úr frétta-
bréfi stofnunarinnar, af fundum eða upplýsingar fengnar með
eigin eftirliti stjórnandans með vinnu starfsmanna frá degi til
dags.
3.2 Upplýsingaþörf á mismunandi
stjórnunarþrepum
Nákvæm skilgreining á upplýsingaþörf hinna ýmsu stjórn-
enda er mikilvæg, þegar hugað er að upplýsingakerfi fyrir
stjórnendur.
Það virðist vera fremur erfitt fyrir stjórnendur að gera (sér)
grein fyrir upplýsingaþörf sinni og er ástæðan e.t.v. sú, að þeir
eru svo vanir fátæklegum upplýsingum. Þeir gera því litlar
kröfur. Sú var líka niðurstaðan af vettvangsathugunum. Ýms-
ar aðferðir hafa verið þróaðar, til að mæla upplýsingaþörf.
Nefna má eina þessara aðferða, Critical Corporate In-
formation Analysis, en með henni eru kröfur yfirstjórnenda
um upplýsingar sldlgreindar, áður en hönnun upplýsingakerf-
is hefst (Sanders, 1992, s.l 1).
Ytri upplýsingar eru mjög mikilvægar fyrir yfirstjórnendur
vegna vinnu þeirra við áætlanagerð, en innri upplýsingar eru
ekki síður mikilvægar fyrir þá. Þeir þurfa að vita stöðu mála
innanhúss; hafa svarið við spurningunni: „Hvar erum við
nú?“, til að geta svarað þeirri spurningu, sem er auðvitað
meira spennandi: „Hvert viljum við fara?“.
Lægri stjórnendur nota innri upplýsingar, sem ekki eru í
tölvutæku formi mest (t.d. upplýsingar fengnar með eftirliti
með störfum undirmanna), millistjórnendur minna og yfir-
stjórnendur minnst.
Yfir- og millistjórnendur fá mikið af upplýsingum frá öðr-
um stjórnendum. Yfirstjórnendur fá um 1/3 af upplýsingum
sínum frá millistjórnendum og millistjórnendur fá sömuleið-
is um 1/3 af upplýsingum sínum frá lægri stjórnendum. Hafa
ber í huga að hluti upplýsinga, sem stjórnendur veita öðrum
stjórnendum, eru í raun fengnar úr tölvuvæddu upplýsinga-
kerfi stofnunar (Scott, 1986, s. 51). í vettvangskönnuninni í
bankanum voru það millistjórnendur, sem unnu mest með
upplýsingar úr upplýsingakerfum bankans. Oft voru þessar
upplýsingar unnar fyrir æðstu yfirmenn og afhentar „tilbún-
ar“ á pappír.
Þó að upplýsingaþörf stjórnenda mótist af því á hvaða
stjórnunarþrepi þeir starfa, kemur ýmislegt annað til, eins og
menntun, reynsla, persónuleiki o.fl. Menn á sama stjórnunar-
þrepi geta þurft mismunandi upplýsingar, til að geta tekið
sínar ákvarðanir.
Loks er hér eitt skemmtilegt sjónarhorn á upplýsingaþörf
stjórnenda. Olsgaard kveður yfirmenn í vanda, því í takt við
tískustrauma í stjórnunarfræðum hafi þeir tapað bæði yfir-
ráðum og valdi. Það sé beinlínis talið ósmekldegt að tala um
vald í sambandi við stjórnun. „Vald“ er samkvæmt skilgrein-
ingu Olsgaard, það að geta breytt og haft áhrif á fólk. Stjórn-
endur bókasafna verða að geta breytt og haft áhrif, en til þess
að geta það verða þeir að finna eitthvað nýtt afl. Þetta nýja
valdaafl er að hafa víðtækar upplýsingar um stofnunina (Ols-
gaard, 1982, s. 107). Hjá samkeppnisfyritækjum, eins og
bönkum er þörfin fyrir stjórnunarupplýsingar mikil og öll-
um er ljóst, að þar skilur á milli feigs og ófeigs.
4. Upplýsingakerfifyrir stjórnendur
Margir efast um ágæti upplýsingakerfa fyrir stjórnendur.
Shank segir kenningu Mooers um að upplýsingakerfi verði
ekki notað, þegar það er vandræðalegra og erfiðara fyrir not-
anda að fá uppplýsingar heldur en að vera án þeirra (Mooer,
1960, s. ii), eiga prýðilega við um upplýsingakerfi fyrir stjórn-
endur (Shank, 1982, s. 2). Hann er að vísa til þess, að mörg-
um þyki einfaldlega þægilegt að vita ekkert, hafa engar upp-
lýsingar og þurfa því ekki að taka ákvarðanir á grundvelli
þeirra. Shank hefur líka sínar efasemdir um söfnun ómerki-
legs „gagnarusls“ og er ekki viss um, að við getum nýtt okkur
upplýsingar unnar úr gögnunum (Shank, 1982, s. 8).
Berry efast um upplýsingakerfi almennt. Hann segir það
sína reynslu af bókasöfnum og upplýsingakerfum þeirra, að
hvort sem um er að ræða efnislista, spjaldskrá eða leit í gegn-
um gervihnött, hafi hann aldrei fengið upplýsingar heldur
aðeins gagnslaus gögn (Berry, 1987, s. 14).
Mikilvægi upplýsinga fyrir stjórnendur hefur vonandi ver-
ið staðfest hér á undan. Hvernig eigum við að fara að ráða
við allar þessar (nauðsynlegu) upplýsingar? Margir þeirra, sem
skrifa um upplýsingakerfi fyrir stjórnendur vísa til kenninga
72 Bókasafhið 19. árg. 1995