Dagblaðið Vísir - DV - 13.06.1987, Blaðsíða 16

16
LAUGARDAGUR 13. JÚNÍ 1987.
Horft til framtíðar
Miklar breytingar á hagræðingarstarf-
semi hjá Fjárlaga- og hagsýslustofnun
Stóraukin þátttaka ríkisstarfsmanna í hagræðingarstarfsemi
Miklar breytingar virðast nú í
vændum í hagræðingarstarfi í fyr-
irtækjum og stofnunum. Þegar á
heildina er litið hafa þeir sem að
hagræðingu hafa starfað annað
hvort unnið að svokölluðum út-
tektum, þar sem dregið er fram í
skýrsluformi það sem betur má
fara, eða þá að þeir hafa einir og
sér unnið að afmörkuðum verkefn-
Starfsmenn margra
ríkisstofnana vinna nú
að því að endurskoða
starfsemina
Helstu verkefni, sem Fjárlaga- og
hagsýslustofnun tekur þátt í um
þessar mundir, varða:
Embætti tollstjórans í Reykjavík,
Fasteignamat ríkisins,
Bifreiðaeftirlit ríkisins,
Ríkismat sjávarafurða,
Aðalskrifstofu landbúnaðarráðu-
neytisins,
framkvæmdadeild Innkaupastofn-
unar ríkisins og
Námsgagnastofnun.
Hjá þessum stofnunum starfa um
350 manns, sem reynt er að virkja
með einum eða öðrum hætti til að
bæta starfsemi stofnananna. Hag-
sýslan aðstoðar við að skipuleggja
verkin og stýra þeim, en tillögur
um úrbætur koma meira og minna
frá starfsmönnunum sjálfum.
p*
um innan viðkomandi fyrirtækis
eða stofnunar.
Á Vesturlöndum hafa þessir aðil-
ar hins vegar á undanförnum árum
í vaxandi mæli farið inn á þá braut
að fræða og aðstoða stjórnendur
og annað starfslið við framkvæmd
hagræðingarverkefna í stað þess
að vinna þau sjálfir. Um þessar
mundir er þessi aðferð fyrir alvöru
að halda innreið sína hér á landi.
Þetta gildir m.a. um Fjárlaga- og
hagsýslustofnun. Henni er m.a.
ætlað skv. lögum að auka á hag-
kvæmni og ráðdeild í ríkisbú-
skapnum og standa fyrir
athugunum á hagræðingu og hag-
kvæmni í starfsemi ríkisins. Hefur
hún að nokkru leyti staðið að því
með eigin mannskap og að öðru
leyti ráðið utanaðkomandi aðila til
ýmissa afmarkaðra verkefna.
Við ræddum um þessi mál við
Leif Eysteinsson, deildarstjóra í
stofnuninni. Niðurstöðu viðtalsins
er að finna í nokkrum greinum á
Eitt af þeim málum sem Fjár-
laga- og hagsýslustofnun beitir sér
fyrir er að menn hugleiði almennt
umbætur í ríkisrekstrinum. Menn
finna að það er þörf á meiri sveigj-
anleika í ríkiskerfinu. Því þarf að
endurmeta hlutverk stofnana og
starfsmanna og almenna meðferð
mála. Efnt hefur verið til umræðu
og skrifaðar blaðagreinar eða ritl-
ingar um mál sem snerta allar
ríkisstofnanir, svo sem endurbætur
í starfsmannahaldi og árangur af
starfi manna og stofnana. Þá var
sl. haust hafið skipulegt nám-
Það form sem flestir þekkja eru
svokallaðar úttektir, sem felast í
því að ráðgjöfum á sviði rekstrar
og stjórnunar er falið að kanna
ákveðna ríkisstofnun og skrifa um
hana skýrslu með ábendingum um
það sem betur mætti fara. Þessari
aðferð hefur verið beitt óspart hér-
lendis og er það útbreidd skoðun
að þannig skuli unnið að umbótum
í rikisrekstrinum. Þessi aðferð hef-
ur þó ef til vill oftar komið í veg
fyrir breytingar til batnaðar en
stuðlað að þeim. Ástæðan er ein-
föld. Þeir sem eiga að framkvæma
breytingamar hafa ekki nema að
takmörkuðu leyti tekið þátt í að
móta tillögurnar og skynja því ekki
þessari síðu þar sem því er lýst
hvemig hún hefur gjörbreytt um
vinnubrögð í þá átt sem að ofan
greinir.
Hjá stofnuninni eru þrír starfs-
menr. við ráðgjöf: Leifur Eysteins-
son viðskiptafræðingur, Árni
Sigfússon stjórnsýslufræðingur og
Bjarni Ingvarsson vinnusálfræð-
ingur.
skeiðahald um stjórnun, rekstur
og skyld mál undir heitinu Stjórn-
unarfræðsla ríkisins. Hefur sú
starfsemi mælst vel fyrir og hafa
um 500-600 manns sótt námskeiðin
til þessa. Á námskeiðunum hafa
bæði verið kynntar hefðbundnar
og nýjar aðferðir til að gera starf-
semina betri og markvissari.
Fræðsla og umræða hefur meðal
annars leitt til þess að menn eru
nú meira vakandi fyrir því að taka
upp nýjungar og laga starfsemina
að breyttum þörfum.
hvers vegna þeirra er þörf. Menn
hafa gjarnan litið á skýrslurnar
sem nokkurs konar dóma um starf-
semi þá er um ræðir. Dómarnir
hafa stundum verið óvægir, enda
beinlínis verið að leita að því sem
úrskeiðis hefur farð. Stjórnendur
og starfsmenn hafa haft önnur við-
horf gagnvart tillögunum en
ráðgjafarnir. Þeir segja gjarnan að
ráðgjafinn hafi ekki skilið hlutina
eða þekki málin ekki nógu vel.
Niðurstaðan verður því oft á tíðum
sú að skýrslunum er stungið undir
stól. Vafalaust er búið að eyða tug-
um milljóna í að búa til skýrslur
sem varla hafa verið lesnar.
Hagræðing, sem byggir á sameiginlegu átaki, er árangursríkust.
Áróður fyrir almennum
umbótum í ríkiskerfinu
Fundur um stjórnunarmál hjá Námsgagnastofnun.
Áhersla lögð á að virkja starfsmenn
sjálfa til að auka hagræðingu í rekstri
Á síðustu tveimur árum hefur
Fjárlaga- og hagsýslustofnun lagt
áherslu á að byggja verkefnin upp
þannig að starfsmenn og stjórnend-
ur taki sjálfir virkan þátt í að skoða
og meta hvað betur mætti fara í
rekstrinum. Hagsýslan lítur svo á
að verið sé að aðstoða stjórnendur
og starfsmenn viðkomandi stofn-
unar við að auka árangur starfsem-
innar. Þeir þekkja best hvar
skórinn kreppir og hvað þeir eru
tilbúnir að leggja á sig til að bæta
starfsemina. Þá hefur og færst í
vöxt að leita til viðskiptavina
stofnana til að spyrja þá álits á
þjónustunni og kanna hvernig
starfsemin kemur þeim íyrir sjónir.
Auk þessa er fræðsla um stjórnun
og rekstur talin sjálfsagður liður í
verkefninu. Þetta leiðir í flestum
tilfellum til betri árangurs en fyrri
aðferðir. Reyndar er oft á tíðum
erfitt að meta árangur, m.a. vegna
þess að verkefnin taka langan tíma,
jafnvel nokkur ár. Breytingar eiga
sér þó stað og oftast með nokkuð
góðu samkomulagi, enda skilja
menn tilgang þeirra og eru tilbúnir
að vinna þeim brautargengi innan
stofnunarinnar.
Aukin áhersla hagsýslunnar á
fræðslu og aðstoð við stjórnendur
og starfsmenn með það fyrir augum
að ná betri tökum á starfseminni
og laga hana að þörfum viðskipta-
vina hefur mælst mjög vel fyrir.
Verkefnin hafa fyrir vikið orðið
fjölbreyttari' og krafist aukinnar
ræktarsemi og athygli. Það verður
sífellt algengara að forstöðumenn
stofnana leiti til hagsýslunnar um
aðstoð við að leysa vandamál í
starfseminni eða til að gera góða
starfsemi enn betri.
Reynslan sýnir að
úttektir duga skammt
við hagræðingu í
opinberum stofnunum