Árbók Háskóla Íslands - 31.12.2008, Page 68

Fjöldi nýrra mála, færslur við þau og meðalfjöldi af málsskjölum við hvert mál á
árunum 2000-2008.
Ár Ný mál Málsskjöl Meðaifjöldi skjata á mál
2000 712 4.760 6.7
2001 666 4.134 6.2
2002 695 5.476 7.8
2003 800 6.000 7.5
2004 843 7.992 9.5
2005 1.048 10.199 9.7
2006 1.404 14.578 10.4
2007 1.488 15.573 10.5
2008 2.375 17.785 7.5
Reglulega voru hatdin námskeið um Lotus Notes forritið þar sem kennt var á
tölvupóst, dagatal og fleiri möguleika kerfisins. Sérstök námskeið voru einnig um
notkun á skjalastjórnarkerfinu GoPro. Námskeiðum var skipt upp í kennslu fyrir
byrjendur annars vegar og lengra komna hins vegar. Einnig voru haldin tvö
námskeið í GoPro fyrir Menntavísindasvið í húsnæði fræðasviðsins. Nokkuð var
um að fótk kæmi á safnið og fengi fræðslu á staðnum en að jafnaði var kennt í
kennslustofum í Aðatbyggingu. Þá voru hatdin einstaklingsnámskeið fyrir
starfsfólk á skrifstofum eftir því sem notendum kerfisins fjölgaði. Guðrún
Valgerður Bóasdóttir, kerfisfræðingur hjá Nemendaskrá. starfaði með safninu við
uppsetningu á hópvinnukerfinu og ýmsum leiðbeiningum, auk þess sem María
Hjaltalín kerfisfræðingur kom regtulega frá fyrirtækinu Hugviti og hjálpaði til við
verkefni sem út af stóðu. Samningur við Hugvit var endurnýjaður í árslok 2008 og
í stað þess að María kæmi einu sinni í viku til tagfæringa kom hún aðeins einu
sinni í mánuði. Nils kerfisstjóri létti af henni störfum. Tveir viðbótarþættir fengust
við GoPro-kerfið frá Hugviti. annars vegar E-box sem er geymsluskrá fyrir skjöl
sem pakkað er niður og sendi til Þjóðskjalasafns. og sjálfvirk uppftetting í
þjóðskrá.
o
10 20
30 40 50
Fjöldi þáttakenda
■Fjöldi námskeiða
Nefnd sem fjatlaði um sameiningu á skjalakerfum Háskóla íslands og Kennara-
háskóla (slands skilaði í byrjun árs niðurstöðu til samstarfsnefndar um
sameiningu. Rektorar og samstarfsnefnd um sameiningu ákváðu í framhaldi af
því að hinn sameinaði skóti. Háskóti ístands. tæki upp GoPro-skjalastjórnarkerfið.
Efnt var til samkeppni í Háskólanum um nafn á kerfið í ársbyrjun 2009 og varð
nafnið Náma fyrir valinu. Einnig var samkeppni um nafn á hið stafræna
Ijósmyndasafn FotoWare sem er aðgengilegt á vefnum, http://myndasafn.hi.is. og
fékk það nafnið Birtingur. í framhaldi af nafnasamkeppni var opið hús hjá
skjalasafninu hinn 22. janúar 2009. í tengstum við sameiningu skótanna var
ákveðið að pakka niður eldri skjölum þeirra og útbúa nýjan bréfa- eða skjaialykii
og fékk hann samþykki Þjóðskjalasafns um haustið. Á haustmisserinu var lögð
mikit áhersla á að koma starfsmönnum Menntavísindasviðs inn í nýtt
skjalastjórnarkerfi og voru haldin sérstök námskeið fyrir þá. Ný útgáfa af
FotoStation-forritinu fékkst á árinu 2008 og hefur Sigurður Örn Magnason
66