Bókasafnið - 01.01.2001, Page 20

- Samskrártákn, flokkstala og staðsetning verði
tengd eintökum en ekki bókfræðilegri færslu.
- Skilgreindur verði réttur safna til þess að skrá í
kerfið. Þau söfn sem minnst þurfa að skrá
munu ekki hafa skráningarheimild en munu
geta tengt safnkost sinn. Lagt er til að gerðir
verði þjónustusamningar safna á milli vegna
skráningar þegar þess þarf með. Þetta er gert
til þess að auka öryggi og áreiðanleika bók-
fræðifærslanna.
- Söfn sem ekki eru þátttakendur í Landskerfinu
geti sótt bókfræðifærslur í kerfið.
- Færslurnar verði almenningseign, þ.e. ekki
verði tekið gjald fyrir þær.
- Efnisorðagjöf verði samræmd.
- Hægt verði að leita bæði í einstökum söfnum
og ákveðnum fyrirfram skilgreindum hópum
safna, t.d. eftir landshlutum, safnategundum
o.s.frv.
- Sameiginleg skrá yfir notendur, tenging við
þjóðskrá.
- Kennitala verði notuð sem númer notanda.
- Sérstök bókasafnsskírteini verði aflögð en not-
endur noti önnur persónuskilríki sem strika-
merki verði límd á en ákjósanlegast er ef
skanni getur lesið kennitöluna.
- Kerfið verði þó að geta útbúið skírteini fyrir
börn og aðra sem ekki hafa hentug skilríki.
- Aðrar notendaupplýsingar en þær sem eru í
þjóðskrá verði sértækar fyrir hvert safn.
- Kerfisbókavörður geti skoðað útlánasögu safn-
gagns tvö lán aftur í tímann. (Leitað verði um-
sagnar Tölvunefndar.)
- Kerfið verði að geta skilgreint mismunandi hópa
notenda.
2.2 Vinna við þarfagreiningu
Nefndin kynnti sér þarfagreiningu / útboðsgögn frá
ýmsum bókasöfnum á Norðurlöndum og ákvað að
leggja til grundvallar þarfagreiningu fyrir finnsk há-
skóla- og rannsóknarbókasöfn. Hugmynd Finnanna
er skyld okkar hugmyndum um landskerfi nema
þeirra kerfi nær aðeins til háskólaumhverfisins.
Einnig var þeirra þarfagreining mjög ítarleg og spar-
aði okkur því mikla vinnu. Ákveðið var að mynda sér-
fræðivinnuhópa til þess að aðlaga finnsku þarfa-
greininguna að okkar þörfum. Á Landsbókasafni voru
vinnuhópar fyrir hvern meginþátt bókasafnskerfis-
ins, þ.e. skráningar-, útlána-, millisafnalána-, að-
fanga-, tímarita- og leitarþátt. Á Borgarbókasafni var
hópur sem einbeitti sér að útlánaþættinum.
Síðsumars og haustið 1999 vann nefndin úr gögn-
um vinnuhópanna með tilliti til landskerfis. í lok
október var þarfagreiningin tilbúin til umsagnar. Um-
sagnaraðilar voru skilgreindir Landsbókasafn ís-
lands, Borgarbókasafn Reykjavíkur, Bókís - notenda-
félag Fengs, Aðildarsöfn Gegnis, Samtök forstöðu-
manna almenningsbókasafna, Náttúrufræðihópur
bókavarða, Bókavarðafélag íslands, Félag um al-
mennings- og skólabókasöfn, Félag bókavarða í rann-
sóknarbókasöfnum, Samstarfshópur bókavarða í
framhaldsskólum og Félag bókasafnsfræðinga.
Nefndin hélt fimm kynningarfundi fyrir umsagn-
araðila dagana 29. október til 4. nóvember til þess að
fylgja drögum að þarfagreiningu / útboðsgögnum úr
hlaði. Fundað var með hinum ýmsu hópum bóka-
safna og bókavarða, þar á meðal var einn fundurinn
dreifður á fjóra staði á landinu með hjálp fjarfund-
arbúnaðar. Á fundunum voru kynntar hugmyndir um
eitt bókasafnskerfi fyrir landið og haldnir fyrirlestrar
um þarfagreininguna, tæknileg atriði varðandi útboð-
ið og punktar um skipulag og samstarf. Alls mættu
um 150 manns á fundina og má segja að almennt hafi
fundarmenn lýst áhuga og stuðningi við eitt bóka-
safnskerfi sem hentað geti öllum söfnum landsins.
Drögum að þarfagreiningunni var dreift til umsagnar
á fundunum.
í lok nóvember skiluðu umsagnaraðilar, 17 alls,
umsögn og athugasemdum. Næstu þrír mánuðir voru
notaðir til þess að ljúka vinnu við þarfagreiningu og
var hún tilbúin til útboðs um miðjan febrúar 2000.
2.3 Annar undirbúningur
í byrjun árs 2000 fóru tveir nefndarmenn, Elísabet
Halldórsdóttir og Sigrún Hauksdóttir, á miðsvetr-
arfund ALA, bandarísku bókavarðasamtakanna, í San
Antonio í Texas. Tilgangur ferðarinnar var að kynna
sér nýjungar í notkun bókasafnskerfa og mynda tengsl
við seljendur þeirra. Enginn vafi er á að vegna þessar-
ar ferðar bárust fleiri tilboð en ella hefði orðið. Einnig
safnaðist mikil þekking á bókasafnskerfum og við-
skiptaumhverfi þeirra sem nýst hefur á seinni stigum
kerfisvalsins.
Nefndin taldi nauðsynlegt að afla hugmyndinni
um eitt landskerfi bókasafna fylgis og hélt því kynn-
ingarfundi m.a. fyrir starfsmenn bókasafna, sveitar-
stjórnarmenn og nemendur í bókasafnsfræði við HÍ
auk þeirra funda sem áður hafa verið nefndir.
3 Útboð
Landskerfi bókasafna var boðið út á evrópska efna-
hagssvæðinu þann 21. febrúar 2000 í samræmi við lög
og reglugerðir. Formleg kostnaðaráætlun lá ekki fyrir
vegna útboðsins en fyrirfram gerði nefndin sér hug-
myndir um að kostnaður við kaup á nýju kerfi og
rekstur þess í 5 ár (leyfis- og viðhaldsgjöld greidd
framleiðanda kerfisins) gæti numið á bilinu 100 til
150 milljónum króna. Er þá ótalinn eiginlegur rekstr-
arkostnaður, s.s. hýsing netþjóns og vinna kerfis-
bókavarða.
Útboðsgögn voru unnin af Ríkiskaupum en þarfa-
18
BÓKASAFNIÐ 25. ÁRG. 2001