Bókasafnið - 01.01.2001, Side 21

greiningin var unnin af nefndinni eins og fram hefur
komiö hér að framan.
Tilboð voru opnuð hjá Ríkiskaupum 28. mars 2000.
Tilboð bárust frá eftirtöldum aðilum:
Bjóðandi Kerfi
Elias Amicus
Endeavor Voyager
Epixtech Horizon
ExLibris Aleph 500
Innovative Interfaces Millennium
Norsk Systemutvikling Mikromarc
Sirsi Unicorn
VTLS Virtua
Tilboð Norsk Systemutvikling uppfyllti ekki kröfur
útboðslýsingar og var því dæmt ógilt.
4 Úrvinnsla tilboða
4.1 Þættir sem ráða vali
Eftirtalin atriði voru í útboðsgögnum tilgreind sem
lykilatriði við val á væntanlegum samningsaðila:
• Heildarkostnaður við kaup og rekstur kerf-
isins í 5 ár.
• Starfshæfni og gæði kerfisins (lausnarinnar).
• Þjónusta og tæknilegt umhverfi kerfisins á
íslandi.
• Mat á tæknilegri getu kerfisins á grundvelli
upplýsinga í tilboðum seljenda og annarra
upplýsinga sem nefndin kynni að afla sér,
t.a.m. með vettvangskönnunum.
• Samhæfni og aðlögun kerfisins að öðrum
upplýsingakerfum.
• Afgreiðslutími.
Áður en úrvinnsla tilboða hófst ákvað nefndin að
leggja verðupplýsingar til hliðar og láta þær ekki hafa
áhrif á valið í fyrstu umferð a.m.k. en leggja þess í
stað áherslu á að draga fram helstu styrkleika og
veikleika í notkun kerfanna og tæknilegri útfærslu
þeirra.
4.2 Verklag við úrvinnslu tilboða
Áður en úrvinnsla tilboða hófst setti nefndin sér
vinnureglur þar sem verklag við úrvinnslu á tilboðum
var ákveðið. í meginatriðum var verklag nefndar-
innar þannig:
1. Vægi einstakra þátta kerfanna í saman-
burði ákveðið.
2. Tilboð allra bjóðenda yfirfarin og svör
þeirra við einstökum spurningum og kröf-
um í útboðsgögnum metin.
3. Skoðunarferð til Bandaríkjanna þar sem
þau kerfi sem kæmust gegnum fyrsta val
yrðu skoðuð við ýmsar aðstæður, rætt við
notendur og stjórnendur kerfanna. Þessi
ferð skyldi skipulögð án afskipta seljenda.
Gert var ráð fyrir að 2 kerfi yrðu tekin til
skoðunar rýnihópa og endanlegs vals nefnd-
arinnar.
4. Rýnihópar skipaðir sérfræðingum í einstök-
um þáttum kerfanna skoði starfshæfni
kerfanna sem valin eru. Hver hópur leggi
sjálfstætt mat á þann þátt sem honum er
falið að skoða, þ.e. ekki sé um eiginlegan
samanburð milli kerfa að ræða heldur sjálf-
stætt mat þar sem hverju kerfi er gefin
einkunn.
5. Nefndin yfirfari niðurstöður rýnihópa, tækni-
lega högun, verð og þjónustu. Á grundvelli
allra þessara upplýsinga velji nefndin það
kerfi sem talið er henta best því hlutverki
sem Landskerfi bókasafna á íslandi er ætl-
að.
4.3 Svör bjóðenda yfirfarin og einkunn gefin
Fyrsta skrefið í valinu var að yfirfara þau 7 tilboð sem
talin voru gild á grundvelli útboðsins.
Nefndin ákvað að leggja í þá vinnu að lesa yfir
svör allra bjóðenda við þeim spurningum og kröfum
sem fram komu í útboðsgögnum. Allar spurningar
voru settar upp í töflu og svörum bjóðenda gefin
einkunn á fyrirfram ákveðnu bili.
Niðurstaða nefndarinnar var að velja 5 kerfi til
áframhaldandi þátttöku, þ.e. öll kerfi sem fengu eink-
unnina 9 eða hærra í samanburði tilboða.
Þau kerfi sem komust áfram voru Aleph frá Ex-
Libris, Millennium frá Innovative og Voyager frá
Endeavor öll með einkunnina 9,6. Auk þess Unicorn
frá Sirsi með 9,5 og Horizon frá Epixtech með 9,0 í
einkunn.
Þau tvö kerfi sem heltust úr lestinni í þessari
umferð voru Amicus frá Elias með 8,1 og Virtua frá
VTLS með 8,7 í einkunn.
Þrátt fyrir að upphaflega hafi ætlunin verið að
velja ekki fleiri en 4 kerfi í þessari umferð var nefndin
sammála um að taka Horizon með á þeirri forsendu
að kerfið fékk einkunnina 9,0.
4.4 Skoðunarferð til Bandaríkjanna
Skoðunarferð til Bandaríkjanna var farin 14. maí til 2.
júní. í ferðinni voru skoðaðar uppsetningar þeirra 5
kerfa sem hæsta einkunn hlutu við yfirferð tilboða.
í þeim tilgangi að fá fram eins fjölbreytileg sjónar-
mið notenda kerfanna og kostur var tók nefndin þá
stefnu að reyna að skoða öll kerfin við mismunandi
aðstæður.
BÓKASAFNIÐ 25. ÁRG. 2001
19